「宴会で挨拶をお願いしたいけど、どう頼めばいいんだろう」
「断られたら困るし、失礼のない言い方が分からない」

幹事を任されたとき、目上の方への挨拶依頼に悩む方は多いのではないでしょうか。

挨拶の依頼は、タイミング、伝え方、言葉選びを間違えると、相手に不快感を与えたり断られたりする可能性があります。
特に役職が上の方や取引先への依頼は、ビジネスマナーとして正しい方法を知っておくことが大切です。

この記事では、挨拶を依頼する適切なタイミングから、失礼のない頼み方、シチュエーション別にすぐ使える例文まで、実践的なノウハウを詳しく解説します。

乾杯の挨拶を依頼する際のマナーと適切な時期

乾杯の挨拶を誰に、いつ、どのように依頼するかは、イベントの成功を左右する重要なポイントです。
適切なマナーと時期を押さえましょう。

乾杯の挨拶を依頼するタイミング

内定式での依頼タイミング

内定式は企業の重要なイベントであり、乾杯の挨拶を依頼する相手も役職者である場合が多いため、早めの依頼が必要です。

早めに依頼することで、相手が準備する時間を確保でき、快く引き受けてもらいやすくなります。

親睦会・懇親会での依頼タイミング

比較的カジュアルな親睦会や懇親会では、内定式ほど堅苦しくする必要はありませんが、それでも最低1〜2週間前には依頼しましょう。

突然「今日の乾杯をお願いします」と依頼するのは失礼にあたるため、必ず事前に連絡します。

依頼する相手の優先順位

役職による優先順位

乾杯の挨拶は、一般的に以下の優先順位で依頼します。

1. 役員(専務、常務など)
2. 部長クラス
3. 課長クラス
4. 先輩社員

開会の挨拶をする人よりも役職が下の人に依頼するのが一般的です。

例えば、開会挨拶が部長なら、乾杯の挨拶は課長や先輩社員に依頼します。

関係性による選び方

役職だけでなく、イベントとの関係性も考慮します。

場を明るくできる人、参加者と親しい人を選ぶことで、イベント全体の雰囲気が良くなります。

複数候補を用意する

第一候補が断る可能性も考え、第二候補、第三候補も事前に考えておきます。
ただし、同時に複数人に依頼するのは失礼なため、第一候補の返事を待ってから次に進みます。

口頭とメールの使い分け

口頭での依頼が適している場合

口頭で依頼する際も、その後メールで詳細を送ることで、情報の行き違いを防げます。

メールでの依頼が適している場合

メールであれば、相手が都合の良い時間に確認でき、詳細情報も正確に伝えられます。

口頭+メールの併用が理想

最も丁寧な方法は、まず口頭で打診し、了承を得てからメールで正式に依頼する流れです。

ステップ1:口頭で打診

「○月○日の内定式で、乾杯の挨拶をお願いできないでしょうか」

ステップ2:メールで正式依頼

了承を得たら、日時、場所、持ち時間などの詳細をメールで送ります。
この方法なら、相手への敬意を示しつつ、情報の正確な伝達も実現できます。

乾杯の挨拶の依頼メールに記載すべき必須項目

依頼メールには、相手が判断・準備するために必要な情報をすべて記載します。
漏れがないよう確認しましょう。

件名の書き方

一目で内容が分かる件名

件名だけで「乾杯の挨拶の依頼」だと分かるように書きます。

件名に日付やイベント名を入れることで、相手がメールを後から探しやすくなります。

メール本文に記載すべき必須項目

1. 挨拶と依頼の目的

冒頭で挨拶し、何の依頼なのかを明確に伝えます。
「お疲れ様です。人事部の山田です。○月○日に開催する内定式にて、乾杯の挨拶をお願いしたく、ご連絡いたしました」

2. 開催日時

イベントの開催日時を正確に記載します。

乾杯の挨拶の予定時刻も伝えることで、相手がスケジュールを調整しやすくなります。

3. 開催場所

会場の名称と住所、最寄り駅などを記載します。

初めて訪れる会場の場合は、地図のURLも添えると親切です。

4. 持ち時間

挨拶の長さの目安を伝えます。

明確な時間を伝えることで、相手が準備しやすくなります。

5. イベントの概要と参加人数

どのようなイベントで、何名が参加するのかを伝えます。

参加者の顔ぶれが分かることで、挨拶の内容を考えやすくなります。

6. 依頼理由

なぜその人に依頼したいのか、理由を添えることで相手のモチベーションが高まります。

依頼理由があることで、「自分が適任だ」という納得感が生まれます。

7. 返信期限

いつまでに返事が欲しいかを明記します。

期限を設けることで、スケジュールを組みやすくなります。

依頼メールの例文

乾杯の挨拶を依頼する際の伝え方とマナーの注意点

依頼する際の言葉選びや、断られた場合の対応、挨拶内容の希望の伝え方など、マナーを押さえて丁寧に進めましょう。

誠意が伝わる言葉選び

「ぜひお願いしたい」という気持ちを伝える

依頼する際は、「誰でもいいから」ではなく、「あなただからこそお願いしたい」という気持ちを伝えます。

押し付けにならない依頼

「お忙しいところ恐縮ですが」「ご負担をおかけして申し訳ありませんが」といったクッション言葉を使い、相手の都合を配慮した依頼にします。

断られた場合のスマートな対応

感謝と理解を示す

断られても、検討してくれたことへの感謝を伝えます。

不快な態度を示さず、丁寧に対応することで、今後の関係性も良好に保てます。

次の候補への依頼

第一候補が断った場合は、速やかに第二候補へ依頼します。
ただし、「○○さんに断られたので」とは言わず、あくまで「ぜひあなたにお願いしたい」というスタンスで依頼します。

理由を聞きすぎない

断られた理由を根掘り葉掘り聞くのは失礼です。
「承知いたしました」と受け入れ、次の手を打ちましょう。

挨拶内容の希望の伝え方

具体的な希望がある場合

「内定者への励ましの言葉を入れていただけると嬉しいです」
「会社の歴史について触れていただけないでしょうか」など、具体的な希望がある場合は、依頼時に伝えます。

ただし、あまり細かく指定しすぎると相手の自由度が失われるため、「もし可能でしたら」と柔らかい表現で伝えましょう。

挨拶の構成例を共有する

初めて乾杯の挨拶をする人には、構成例を共有すると親切です。

「一般的には、以下のような流れで2〜3分程度の挨拶となります。

1. 簡単な自己紹介
2. 内定者への歓迎の言葉
3. 励ましのメッセージ
4. 乾杯の音頭

構成例を示すことで、相手が準備しやすくなります。

任せる部分も明確にする

「内容はすべてお任せいたします」と伝えることで、相手が自由に挨拶を考えられます。
細かく指示するよりも、相手の個性を活かした挨拶になります。

乾杯の挨拶を引き受けてくれた相手へのフォロー

依頼を快諾してもらった後も、適切なフォローを続けることで、当日の挨拶がスムーズに進みます。

快諾直後のお礼と確認

すぐにお礼を伝える

快諾の返事をもらったら、すぐにお礼のメールを送ります。

感謝の気持ちを伝えることで、相手も気持ちよく準備を進められます。

当日の流れを再確認する

お礼のメールに、改めて当日の流れを記載します。

全体の流れを把握してもらうことで、当日の動きがスムーズになります。

質問や不明点がないか確認する

「ご不明な点やご質問がございましたら、お気軽にお申し付けください」と添えることで、相手が疑問を解消しやすくなります。

当日に向けたリマインド

リマインドメールの送信タイミング

イベントの3日前〜前日に、リマインドメールを送ります。

リマインドメールの内容

リマインドメールには、以下を記載します。

当日に連絡が取れる手段を共有しておくことで、緊急時にも対応できます。

式典終了後の事後フォロー

当日のお礼

イベント終了後、できればその日のうちにお礼のメールを送ります。

具体的にどの部分が良かったかを伝えることで、相手も達成感を感じられます。

翌日以降のフォロー

翌日以降、直接会う機会があれば、改めて口頭でお礼を伝えます。

メールだけでなく、直接感謝を伝えることで、より誠意が伝わります。

写真や動画の共有

イベントの写真や動画を撮影している場合は、相手にも共有します。

思い出として残るだけでなく、「参加して良かった」という満足感を高められます。

まとめ

宴会で挨拶を依頼する際は、相手への敬意を示し、丁寧な言葉遣いを心がけることが大切です。

依頼するタイミングや方法によって印象が変わるため、事前に余裕を持って依頼しましょう。

依頼時には、挨拶の目的や時間の目安を明確に伝えることで、相手も準備がしやすくなります。

口頭での依頼だけでなく、メールや文書で改めて確認することも丁寧な対応として好印象を与えます。

この記事で紹介した例文や頼み方のポイントを参考に、失礼のない挨拶依頼を行ってください。

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