歓迎会で幹事を任されて「予算をどうしよう」と悩んでいるなら本記事は必見です！

どれくらいの会費が妥当なのか、どこまで予算を抑えられるのかなど、気になりますよね。

本記事では、初めて歓迎会の幹事を務める方でも問題なく予算が立てられるよう以下の通り解説します。

• 歓迎会の一人当たり予算相場
• 歓迎会の予算の決め方
• 歓迎会の会費を妥当な金額にする方法
• 歓迎会の予算は会社負担になるのか

ぜひ、本記事を参考にしながら、予算を組むときの判断基準としてお役立てください。

歓迎会の予算相場は一人当たり4,000円程度

歓迎会の予算を立てるときは相場が参考になります。ホットペッパーグルメ外食総研が実施したアンケート調査（2022年春の歓送迎会について2022年2 月上旬に実施）によると、一人当たりの平均予算は3,885円でした。過去のデータを見ても4,000円程度で推移していますので、これから歓迎会の予算を立てるときの目安にしましょう。

歓迎会予算の基本的な決め方

歓迎会の予算は一般的に「飲食代」「会場費」「景品代」「予備費」で構成されます。予算の総額を参加人数で割ったものが会費となりますので、高すぎて参加率を下げたり、低すぎて宴会の質を下げたりしないよう、ポイントを踏まえながら予算を組んでいきましょう。

飲食代

飲食代は歓迎会予算の柱です。予算相場の一人当たり4,000円程度を採用するのであれば、ほかの予算のことも考えて飲食代を3,500円前後に設定します。会場を選ぶときは料理ジャンルや宴会プランを比較しながら、どの程度の予算でどのくらいのボリュームがあるのかを確認しましょう。

会場費

歓迎会をホテルで開催するなら施設使用料やサービス料が別途かかりますし、レストランの貸切でも貸切料金が発生する場合があります。また、イベントスペースやレンタルスペースを借りるのであっても最低保証料金を予約条件にしている場合は参加人数に関わらず保証料が必要です。会場によって料金システムが異なるため、予約の前に必ず確認しておくようにしましょう。

景品代

必ずしも景品を用意する必要はありませんが、もし歓迎会でビンゴやゲームなどを実施するのであれば景品を「ウリ」にしておくと参加率が上がるかもしれません。歓迎会で渡す景品には豪華な「目玉景品」と参加賞のような「サブ景品」がありますので、ポイントを参考にしながら準備にご活用ください。

予備費

予備費は「まさか」の事態に対応するための予算です。たとえば「歓迎会の当日に予約していたプラン以外のメニューをオーダーして追加料金が発生した」「直前のキャンセルで参加人数が減り不足金が出てしまった」など。

参加者からの追加徴収はなるべくなら避けた方がいいため、想定外のハプニングが起きても慌てないよう、いくらか予備費を予算に組んでおきましょう。もし予算が余った場合は参加人数で割って参加者全員に返金したり、別の飲み会の予算に加えたりすると解決します。

もし当日の進行に必要な備品を揃えるのであれば、合わせて予備費に組み込みましょう。

歓迎会の会費を妥当な金額にするには？

歓迎会を盛大なものにしようとして予算が膨らんでしまわないよう、平均予算や基本的な決め方を土台に妥当な会費を設定しましょう。ここでは、歓迎会の会費を妥当な金額にする方法として5つのポイントを紹介しますので、ぜひ、会費設定の参考にしてください。

• お得なプランがないか探す
• 飲む人にも飲まない人にも気遣う
• 公平性にこだわるなら全員一律で
• 地位別で金額差をつけてもよい
• 歓迎会の内容に合わせて設定する

それぞれ具体的に見ていきましょう。

お得なプランがないか探す

歓迎会のようにグループや団体で食事をする場合は「宴会プラン」「歓迎会プラン」などを予約しておくと個別に料理を注文するより安くつきますし、プラン内の料理だけなら追加料金も発生しません。ほかにも、早めの予約でお得になる早期割引プランや一人当たりの予算が減らせる幹事無料プランなどありますので、予定している歓迎会の日程に利用できるかもチェックしておきましょう。

ただ、いくらお得なプランでも参加人数が少なかったり、直前でキャンセルが続出したりなどすると無駄な予算が発生してしまいます。お得なプランだからと焦って予約せず、「仮予約はいつまで可能なのか」「キャンセルや人数変更はいつまで可能か」などを必ず確認しましょう。

飲む人にも飲まない人にも気遣う

歓迎会には、お酒を「飲む人」「飲まない人」が一緒に参加しますので、どちら派であっても楽しめるよう気遣いましょう。いわゆる飲み放題プランは注文した人だけに付くのではなく予約条件として全員一律に提供されます。したがって飲まない派のためにはアルコール以外のドリンクが豊富に揃っているプランを選ぶか飲む派より参加費を低く設定するかなどして対応するのがおすすめ。

また、飲む派が多いにもかかわらず飲み放題のアルコールメニューが充実していないと飲みたい参加者の不満につながります。予約の際は「飲み放題」の引きに惑わされず、どのようなアルコールが用意されているのかもしっかり確認するようにしましょう。

公平性にこだわるなら全員一律で

たとえば収入差のない「同期だけ」、年齢差のない「チームだけ」などで開催する歓迎会なら会費を全員一律にしてもよいでしょう。ただ、参加者の中に「正規」「非正規」といった立場の違いがあるなら場合に気をつけたいところ。

たとえ入社時期や年代が同じでも、雇用形態による収入差がある場合は契約社員やアルバイト社員にとって大きな負担になるかもしれません。「正規」と「非正規」のバランスも考えながら一人でも多くの参加者が集まるよう「公平性」を調整しましょう。

地位別で金額差をつけてもよい

一般社員から高役職までが参加する歓迎会では地位別に会費を設定するケースもあります。やはり収入差が歴然ですから、たとえ飲食量が同じでも大きな出費となれば一般社員の参加率にも影響しかねません。

とはいえ勝手に金額差をつけて案内するのは失礼なので、地位別の会費は先輩や上司に相談した上で設定するようにしましょう。一般社員と高役職者の人数バランスを考えながら調整するのもポイントです。

歓迎会の内容に合わせて設定する

歓迎会といっても仲間内だけのカジュアルなものから会社主催のフォーマルなものまであります。たとえば「同期だけで」「部署だけで」「メンバーだけで」といった、いつもの飲み会と差がない歓迎会ならリーズナブルなお店を選んで会費も安く設定してかまいません。

一方で、経営陣や社外関係者なども参加するビジネスライクな歓迎会なら、高級感のあるお店を選ぶことになり必然的に会費は相場より高くなるでしょう。とはいえ一般社員の負担が重いと参加率を下げてしまいますから、フォーマル度の高い歓迎会の場合は地位別で金額差がつけられないか上司に相談するのもポイントです。

歓迎会の会費は「いつ」徴収する？

歓迎会の会費は事前徴収しておきましょう。会場への支払いは当日でもかまいませんが、景品や備品を揃える場合は予算が手元にないと幹事が立て替えることになります。また、当日は参加者の受付や案内、飲食のサポート、宴会の盛り上げ、二次会の手配などで慌ただしいですから、徴収漏れや釣り銭の渡し忘れなどを防ぐためにも事前にゆとりをもって徴収しておくのが得策です。

徴収チェックがスムーズになるよう、参加者リストを作成しておくのも準備の大切なポイント。歓迎会後は会計報告もしますから、必ず領収書や明細書、レシートなどを保管しておきましょう。

歓迎会の予算は会社負担にできる？

会社の歓迎会を予定している場合は「これって会社負担にできないの？」と疑問が浮かぶかもしれません。ここでは、歓迎会の予算にまつわる「会社負担」について素朴な疑問を解決しておきましょう。

部署やチームなど一部の従業員だけで開催する歓迎会では会費が全額自己負担になるのが一般的です。従業員全体を対象として会社が主催する場合の歓迎会なら会社負担になるかもしれません。

また、会社が福利厚生費として認める場合は一部の従業員だけでの歓迎会でも会社が費用を出してくれる場合があります。あとは、給与から「組合費」や「社内積立」などが天引きされている場合は歓迎会の規模や内容によって会社負担になるかどうかを会社が判断するでしょう。

歓迎会の規模や会社の考え方などによってさまざまですので、どうしても気になる場合は先輩や上司に相談してみてください。

まとめ

歓迎会の予算は「一人当たり4,000円程度」が相場です。歓迎会の予算には飲食代のほか、必要に応じて「景品代」「会場費」「予備費」なども予算に組みながら参加者にとって妥当な会費を設定しましょう。

参加者の会費負担を減らして参加率を上げるにはポイントを押さえた予算決定も重要です。

• お得なプランがないか探す。
• 飲む人にも飲まない人にも気遣う。
• 公平性にこだわるなら全員一律で。
• 地位別で金額差をつけてもよい。
• 歓迎会の内容に合わせて設定する。

歓迎会は規模が大きくなるほど参加者の幅が広くなりますので、参加者層に合わせた会費設定にも配慮しましょう。

ぜひ、本記事で紹介した基本的な予算の決め方や予算組みのポイントを参考にしながら、これからの歓迎会準備にお役立ててください。

歓迎会の司会進行についてはマニュアル化された便利な記事もありますので、よければこちらも合わせてお読みください。

歓迎会の司会進行マニュアル｜成功させるポイントと注意点とは？