謝恩会の運営を任されて、まず悩むのが「予算」ではないでしょうか。

どれくらいの会費が妥当なのか、どのように予算を決めるのかなど、いろいろ気になりますよね。

本記事では、初めて謝恩会を運営する卒業生でも適切な予算が組めるよう以下の内容をご紹介。

• 大学の謝恩会の会費相場
• 謝恩会の会費徴収について
• 謝恩会の予算に必要なもの
• 謝恩会の予算を抑える方法

たくさんの卒業生に参加してもらうためにも、ぜひ、本記事を参考にしながら謝恩会の予算決めにお役立てください。

大学の謝恩会は高い？会費の相場は？

大学の謝恩会の会費相場は10,000円～15,000円です。一般的に大学の謝恩会はホテルで行われるため、レストランや居酒屋でコンパを開催するのと違って会費はお高め。

たしかに大学生にとっては大きな出費ですから「高い」という声があるのも事実。それでも「学生生活最後の思い出に」「お世話になった先生への感謝のしるしに」といったことから多くの大学生が卒業式と合わせて参加しています。

必ずしも謝恩会の予算を相場に合わせる必要はありません。規模や会場、パーティースタイルによって費用に幅がありますので、あくまでも今後の準備の参考にしてください。

謝恩会の会費徴収はどうする？

謝恩会の会費については金額設定だけでなく「徴収」についても悩むもの。ここでは、よくある会費徴収の疑問を解決しておきましょう。

いつ徴収すればいい？

謝恩会の会費は当日、会場の受付で徴収するのがベスト。多くの参加者が一堂に会するタイミングで徴収できるため効率がいいですし、徴収漏れも起きにくくなります。しかも事前徴収の場合は運営メンバーで大金を管理しなくてはなりません。

会費の徴収については金額のほか、「当日、受付にてお支払いください」と案内状に記載しておくとよいでしょう。当日徴収であっても大金を預かることは変わりませんので、受付担当や会計担当をつけて最終的な清算までしっかり管理するようにしましょう。

先生からも徴収していい？

謝恩会は先生を招待するのが一般的ですから、先生からは会費を徴収しません。したがって先生の分の飲食代は卒業生の会費に含まれます。先生によっては、こっそり会費を支払ってくれたり、寸志を用意してくれたりすることもありますが、その場合は丁寧にお礼を述べた上で受け取ってかまいません。ただ、ほかの先生が気まずくならないよう公表するのは控えましょう。

ちなみに、先生方に気を遣わせないために謝恩会ではなく「卒業パーティー」と題して開催するケースもあります。どちらのスタイルで実施するのかは企画の段階で早めに決めておくようにしましょう。

不参加でも徴収するべき？

謝恩会に参加しない卒業生からも会費を徴収するのかは大学によって異なります。実は「不参加なのに全額請求された」と不満をもらす卒業生は少なくありません。おめでたいイベントですから、いろいろ予算は必要でも卒業生とお金のことでトラブルになるのは避けたいところ。

たとえば「先生方への感謝の気持ち」として、不参加の卒業生からは会費の1割程度で花束・プレゼント代に協力してもらっても十分な予算になります。もちろん強制はできませんので、参加者にばかり大きな負担とならないよう規模に合わせた予算を組んでおくことが大切です。

ただし、当初は「参加」としていたのに会場への支払いが発生するタイミングでのキャンセルであれば全額徴収することもある得るでしょう。

謝恩会の予算に必要なものは？

謝恩会の予算は「飲食代」「会場費」「花束・プレゼント代」「記念品」「予備費」で組みます。予算の総額を単純に卒業生の数で割るのか、あるいは参加者だけで割るのか、もしくは参加しない場合でも一部を負担してもらうのかは大学によって異なりますので事前に確認しておきましょう。

謝恩会では先生を招待するのが一般的ですから、先生の分の飲食代や会場費も卒業生が会費として払うことになります。ここからは必要な予算項目について、それぞれ立て方のポイントを解説していきますので見ていきましょう。

飲食代

会場がホテルの場合だと立食形式なら1人あたり6,000円～8,000円、着席形式なら1人あたり7,000円～10,000円で2時間利用の一般的な謝恩会が開催できます。大学の謝恩会の会費相場は10,000円～15,000円ですが、会費には飲食代以外の予算も含まれるためです。

飲食代は予算に大きく影響するため、会場選びと並行しながら十分に検討しましょう。ホテルの宴会プランでは料理の数やドリンクの種類なども相談できますので、希望の予算でどのような飲食が用意できるか具体化していくのもポイントです。

会場費

大規模な謝恩会ではホテルの宴会場を利用するのが一般的ですから、飲食代以外に施設使用料やサービス料などの会場費が別途かかります。また、イベントスペースやレストランであっても貸切料が発生したり、会場によっては最低保証料金といって参加人数に関わらず保証料を請求されたりしますので、予約の前にしっかり確認して予算を組みましょう。

花束・プレゼント代

先生に贈る花束・プレゼント代の相場は先生1人につき5,000円～10,000円です。あくまでも相場なので、先生と卒業生の人数のバランスを見ながら調整しましょう。また、必ずしも花束・プレゼントを両方贈る必要はなく、どちらかだけを贈るのでも十分気持ちは伝わります。

記念品代

謝恩会では卒業記念として卒業生に記念品を贈るケースもあります。先生へのプレゼントとは違って記念のプチギフトですから、もし準備するのであれば予算は1人につき500円～1,000円程度で十分です。卒業生への記念品には文房具やデスクアクセサリ、日用雑貨などが人気で、ギフトショップに注文するとネーム入れや記念日入れができるものもあります。

景品代

謝恩会でビンゴ大会やゲームなどを実施する場合は景品を用意します。景品は目玉となる豪華景品と参加賞のようなサブ景品に分けて盛り上げるのが一般的ですが、謝恩会の規模に合わせたバランスで準備しましょう。

予備費

予備費は謝恩会の運営・実施に必要な事務用品や消耗品などの備品代、案内状の発送に必要な通信費といった予算です。また、直前のキャンセルが起きたときに会場への支払いを補完するための不足金、謝恩会が長引いてしまった場合の延長料金など「もしも」のときの予算も予備費として計上します。

ただ、あれもこれもと予備費に加えると予算が膨らむばかりですから、いくらまでなら会費に含められそうかをシミュレーションしながら卒業生の負担が大きくならないように注意しましょう。

謝恩会の予算を抑える方法は？

謝恩会を盛大なものにしようと意気込みすぎて予算が膨らむと、卒業生の参加率が下がってしまって本末転倒になってしまいます。一人でも多くの卒業生に参加してもらえるよう、会費相場や基本的な予算項目を土台として規模に合った予算を立てましょう。

ここでは、予算を抑える方法として5つのポイントを紹介しますので、これからの準備にご活用ください。

会場選びを工夫する

謝恩会の予算を左右するのが飲食代や会場費ですから、まず、会場選びから見直していきましょう。たとえば同じホテルでも曜日によっては料金が安くなる可能性大なので週末や祝前日ではない「月～木」「日」などをねらうのもポイント。

また、同じようなグレードのホテルでも最寄り駅から距離がある場合は価格設定が下げられていることもあります。たとえ駅から離れていても送迎サービスが利用できればアクセスはカバーできますから、立地などの条件を広げるのもポイント。

そして、いくつかの会場にしぼって相見積もりを取るのも大切。ほかにも候補があるということを会場の担当者に伝えて上手に交渉すれば、いくらかの値引きも可能になるかもしれません。

あとは大規模であれば大人数になればなるほど単価が下がる会場やプランもありますので、いろいろなジャンルの会場を幅広くリサーチするのもポイントです。

学内でケータリング形式にする

謝恩会を卒業式の後、そのまま学内で開催するケースも人気です。料理提供のほか、会場設営から後片付けまで行ってくれるケータリングサービスなら、ホテルやレストランで開催するよりも予算を抑えながら謝恩会にふさわしい雰囲気でパーティーが開けます。

■ケータリングの詳細はこちら

プレゼント・花代を見直す

先生への贈り物は豪華にしたいかもしれませんが、こだわりすぎると予算が膨らみます。たとえば花束だけにして卒業生からの寄せ書きを添えたり、プレゼントを手作りできないか話し合ったり、先生への感謝はそのままに贈り物の中身を見直しましょう。

記念品代を見直す

記念品といっても卒業生自身が会費の中で代金を負担するわけですから、あまり高額なものでなくてもかまいません。ささやかでも記念に残る「ちょっと嬉しい」ものを選びましょう。

また、デパートや一般のショップで購入するよりも専門のギフトショップで大量発注する方が単価が安くつくことがありますし、名入れサービスが無料で付く場合もあります。

■詳細はこちら

景品を目玉の豪華景品だけにする

謝恩会の飲食代を抑えすぎると参加者の不満につながりかねません。もし景品を用意するのであれば総数を減らし、豪華景品だけにして謝恩会を盛り上げてはどうでしょうか。

たとえば参加人数100名で1人当たり300円を景品代にすると30,000円が集まります。景品が1つなら30,000円、2つなら15,000円、3つなら10,000円と目玉にふさわしい高価な景品が準備できます。

豪華景品を選ぶポイントは「自分では買わないもらって嬉しいもの」「いつも使っている実用品の高級なもの」「たくさんの中から自分の好みで選べるもの」ですので、これから景品を選ぶときの参考にしてください。

まとめ

謝恩会の運営を任されて予算に悩んだら、まず会費相場や基本的な必要項目を参考に土台となる予算を組みましょう。一般的には「飲食代」「会場費」「花束・プレゼント代」「記念品」「予備費」が予算として必要になってきますが、それぞれを妥当かどうか検証しながら調整すると、予算を抑えながら適切な会費設定ができます。

本記事では、謝恩会の予算を抑える方法を具体的に紹介しました。

• 会場選びを工夫する。
• 学内でケータリング形式にする。
• プレゼント・花代を見直す。
• 記念品代を見直す。
• 景品を目玉の豪華景品だけにする。

たくさんの卒業生に参加してもらうためにも、ぜひ、本記事を参考にしながら予定している謝恩会にふさわしい予算を組んでくださいね！