謝恩会の開催が決まったら、たくさんある準備の中で早めに取りかからないといけないのが招待状の作成です。
とはいえ、いざ招待状を作成しようとしたら「どうやって書けばいい？」「失礼のないマナーは？」など気になるもの。
そこで本記事では、初めて謝恩会の招待状を作成する方でもスムーズに準備できるよう例文やテンプレートをご紹介。
招待状の作成に必要なマナーやポイント、便利なツールなどもまとめていますので、ぜひ、これからの準備にご活用ください！
謝恩会の招待状を作成する前にマナーやポイントを確認しよう
謝恩会の招待状を作成するにあたり、気をつけておきたいマナーやポイントを確認しておきましょう。
- 卒業年度の間違いに注意する
- 先生も会費制なら「謝恩会」としない
- 招待状の宛名や封入れは好ましく
- 招待状は謝恩会の2か月には送るように
- メールやSNSでの招待はケースバイケースで
それぞれ見ていきましょう。
卒業年度の間違いに注意する
謝恩会の招待状に卒業生の卒業年度を記載する場合は注意が必要です。現在の学校では4月から翌年の3月までを1年度としていますので、たとえば「2023年（令和5年）3月」で卒業の場合は「令和4年度卒業式（卒業生）」となります。
先生も会費制なら「謝恩会」としない
先生方も会費制で参加するなら招待制である「謝恩会」ではなく「卒業を祝う会」や「卒業祝賀会」としましょう。もしも謝恩会に招待した先生が「寸志」という形で参加費を出そうとされる場合は丁重に受け取り、後日、寸志の半額程度のお菓子などをお礼としてお返しすると丁寧です。
招待状の宛名や封入れは好ましく
謝恩会の招待状は必ず1人1枚ずつを用意し、それぞれに宛名を書きましょう。先生への招待状には「○○○○先生」でかまいません。「先生御一同様」として全員の先生方に宛てるのもNGではありませんが、謝恩会のマナーとしては1人ずつ用意するのが「正解」です。
招待状は手前から「本状（招待状）」→「付箋（招待状にはさむ」→「返信はがき」→「会場地図」の順で揃えて封入れします。ほかにも招待状の封入れに関するマナーポイントを紹介しますので、ご参照ください。
～封入れのポイント～
-
- 封筒と招待状の天地を揃える。※横書きの招待状は左側を天とする。
- A4サイズの書状は下から横3つ折りにし、洋形0号か長形3号の封筒を使う。
- 郵送の場合、封筒の宛名面に招待状の表を合わせる。
- 手渡しの場合、封筒の裏面に招待状の表を合わせる。
- 郵送は糊付け後にシールを貼り、手渡しでは封なしかシールのみ貼る。
- 切手は、宛名が横書きなら右上に、縦書きなら左上に貼る。
招待状は謝恩会の2か月には送るように
謝恩会の招待状は準備や段取りを考えると開催2か月前には送るようにしましょう。出欠の返事を1か月前に集め、会場への人数報告もしなければなりません。卒業式が3月の初旬なら1月の初旬、2月の下旬なら前年の12月中が発送のタイミングです。
年末年始から卒業シーズンにかけては卒業生や保護者だけでなく先生も会場側も忙しくなりますから、余裕をもったスケジュールで準備をすすめましょう。
メールやSNSでの招待はケースバイケースで
謝恩会の招待をメールやSNSで行う場合は「ごく親しいメンバーだけでの開催」「ささやかな規模での開催」など、カジュアルな招待で問題ないかがポイントです。
やはり先生や取引先など目上の方への招待や学年単位での大規模な謝恩会では封書や往復はがきで案内するのが好ましいマナー。参加者層やフォーマル度に合わせた適切な招待を心がけましょう。
謝恩会の招待状を書くときのテンプレート
謝恩会の招待状はテンプレートにもとづき作成しましょう。一般的には以下の項目を記載しながら作成します。
- 学校名
- 卒業年度、第◯期生
- 挨拶、招待文
- 詳細（日時・場所・会費・支払い方法など）
- 代表幹事名（差出人）
- 幹事一同の名前
- 出欠の返信期限
- 服装：「平服でお越しください」など指定がある場合
- 出欠の返信方法（いつまでに、誰に、どの方法で返信をするか）
- 問い合わせ先（幹事の携帯電話番号など）
冒頭の挨拶では、季節を表す文言を使いましょう。発送時期に合わせると1月初旬は「初春の候」「新春の候」など、2月であれば「立春の候」「梅花の候」などが適切です。季節に合わせた挨拶文なら、相手に合わせてやわらかめにしてもかまいません。
招待文は「拝啓（頭語）」と「敬具（結語）」組み合わせて構成します。先生や取引先の重役といった立場が上の方への招待文では「謹啓（頭語）」と「敬白（結語）」の組み合わせが丁寧です。
開催日時や場所などの詳細は結語で締めた後に「記」と表記して別記しましょう。
謝恩会の招待状に使えるケース別の例文
ここでは、謝恩会の招待状に使える例文をケース別でご紹介。ぜひ、予定している謝恩会に合わせ、招待状の作成に役立ててください。
保育園・幼稚園の例文
令和○○年○月○日
謝恩会のご案内
拝啓
早春の候、先生方におかれましてはますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
さて、先生方に愛情いっぱいに育んでいただいた子ども達も、3月○日にいよいよ卒園の日を迎えることとなりました。これもひとえに先生方のお陰と、保護者一同、心より感謝申し上げます。
つきましては、これまでお世話になった先生方をお招きし、ささやかではございますが下記の通り謝恩会はを開催させていただきたいと思います。（招待制の場合）
つきましては、これまでお世話になった先生方とともに、ささやかではございますが「卒園を祝う会」を開催させていただきたいと思います。（会費制の場合）
尚、○○先生（先生方）には過分なお気遣いなくお越しいただきたいため、今回は会費制でのご案内とさせていただきました。（会費制の場合）
時節柄お忙しいとは存じますが、ぜひ先生方にもご出席いただけますようよろしくお願いいたします。
敬具
記
日時：○月○日（○曜日）○時～（30分前より受付）
会場：○○幼稚園 ○○ホールにて
場所：東京都○○区○○1-1 電話番号：03-0000-0000
会費：○○○○円（当日受付にて承ります）※会費制の場合のみ
主催：○○幼稚園謝恩会（卒園を祝う会）実行委員会
連絡先：000－0000－0000（○○）
※尚、お手数ではございますが、ご出席の可否につきましては○月○日までに同封の返信はがきにてお知らせください。
～ポイント～
- 保護者主体で先生への感謝、卒園にあたっての思いを添える。
- 会費制の場合は会費を記載し、会費制であることも丁寧に伝える。
- 事前に都合を確認した上で招待している場合は出欠の返信不要。
小学校・中学校・高校の例文
令和○○年○月○日
謝恩会のご案内
拝啓
早春の候、先生方におかれましてはますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
さて、子ども達も、3月○日にいよいよ卒業の日を迎えることとなりました。これもひとえに子ども達を温かくご指導いただきました先生方のお陰と、保護者一同、心より感謝申し上げます。
つきましては、これまでお世話になった先生方をお招きし、ささやかではございますが下記の通り謝恩会はを開催させていただきたいと思います。（招待制の場合）
つきましては、これまでお世話になった先生方とともに、ささやかではございますが「卒業を祝う会」を開催させていただきたいと思います。（会費制の場合）
尚、○○先生（先生方）には過分なお気遣いなくお越しいただきたいため、今回は会費制でのご案内とさせていただきました。（会費制の場合）
時節柄お忙しいとは存じますが、ぜひ先生方にもご出席いただけますようよろしくお願いいたします。
敬具
記
日時：○月○日（○曜日）○時～（30分前より受付）
会場：○○学校 体育館
場所：東京都○○区○○1-1 電話番号：03-0000-0000
会費：○○○○円（当日受付にて承ります）※会費制の場合のみ
主催：○○学校謝恩会（卒業を祝う会）実行委員会
連絡先：000－0000－0000（○○）
※尚、お手数ではございますが、ご出席の可否につきましては○月○日までに同封の返信はがきにてお知らせください。
～ポイント～
- 保護者主体で先生への感謝、卒業にあたっての思いを添える。
- 会費制の場合は会費を記載し、会費制であることも丁寧に伝える。
- 事前に都合を確認した上で招待している場合は出欠の返信不要。
短大・大学・専門学校の例文
令和○○年○月○日
謝恩会のご案内
拝啓
早春の候、○○先生におかれましてはますますご壮健のこととお慶び申し上げます。
さて、私たちも3月〇日をもって卒業を迎えることとなりました。
これもひとえに、これまでご指導いただいた○○先生のお蔭と心より感謝申し上げます。
つきましては、これまでお世話になった○○先生をお招きし、ささやかではございますが下記の通り謝恩会はを開催させていただきたいと思います。（招待制の場合）
つきましては、これまでお世話になった先生とともに、ささやかではございますが「卒業を祝う会」を開催させていただきたいと思います。（会費制の場合）
尚、○○先生（先生方）には過分なお気遣いなくお越しいただきたいため、今回は会費制でのご案内とさせていただきました。（会費制の場合）
時節柄お忙しいとは存じますが、ぜひ先生方にもご出席いただけますようよろしくお願いいたします。
敬具
記
日時：○月○日（○曜日）○時～（30分前より受付）
会場：○○キャンパス ○○ホール
場所：東京都○○区○○1-1 電話番号：03-0000-0000
会費：○○○○円（当日受付にて承ります）※会費制の場合のみ
幹事：◇◇／△△／○○
幹事連絡先：000－0000－0000（◇◇）
※尚、お手数ではございますが、ご出席の可否につきましては○月○日までに同封の返信はがきにてお知らせください。
～ポイント～
- 学生主体で先生への感謝、卒業にあたっての思いを添える。
- 会費制の場合は会費を記載し、会費制であることも丁寧に伝える。
- 事前に都合を確認した上で招待している場合は出欠の返信不要。
保護者宛の例文
令和○○年○月○日
謝恩会のご案内
拝啓
寒さ厳しき折、皆様におかれましてはますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
さて、先生方に愛情いっぱいに育んでいただいた子ども達も、3月○日にいよいよ卒園の日を迎えることとなりました。つきましては、年長組保護者一同でお世話になった先生方に感謝を伝えるため、ささやかではございますが下記の通り謝恩会を催したく思います。
時節柄ご多忙中とは思いますが、皆様お誘い合わせの上、ご出席いただけますようお願いいたします。
敬具
記
日時：○月○日（○曜日）○時～（30分前より受付）
会場：○○幼稚園 ○○ホールにて
場所：東京都○○区○○1-1 電話番号：03-0000-0000
会費：○○○○円（当日受付にて承ります）
主催：○○幼稚園謝恩会実行委員会
連絡先：000－0000－0000（○○）
※尚、お手数ではございますが、ご出席の可否につきましては○月○日までに同封の返信はがきにてお知らせください。
～ポイント～
- 先生への感謝、卒園にあたっての思いを添える。
- 出席をうながす文言で丁寧に締めくくる。
- 出欠の返事について期日や方法を明記する。
ビジネススタイルの例文
令和○年○月○日
お得意様各位
株式会社○○○○
代表取締役 ○○○○
謝恩会のご案内
謹啓
〇〇の候、貴社ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。
お蔭様で本年度も当社の業績は順調に推移し、経営が安定しております。
これもひとえに、皆様のご支援、ご尽力の賜物と心より感謝申し上げます。
つきましては皆様からの日頃のご厚情にお応えするとともに感謝をお伝えるべく、ささやかではございますが下記の通り謝恩の会を開催する運びとなりました。
皆様におかれましてはご繁忙中と存じますが、ぜひご来席賜りますようご案内申し上げます。
敬白
記
日時：○月○日（○曜日）○時～（30分前より受付）
会場：ホテル○○○ ○階 ○○の間
場所：東京都○○区○○1-1 電話番号：03-0000-0000
担当：○○部 ○○ 03-0000-0000（内線：○○）
※尚、お手数ではございますが、ご出席の可否につきましては○月○日までに同封の返信はがきにてお知らせください。
～ポイント～
- 顧客や得意先への招待で会費制にしない場合は記載不要。
- 自社の現状、日頃の感謝を述べ、出席をうながす文言で丁寧に締めくくる。
- 出欠の返事についての明記は相手に合わせる。※記載なしも可
謝恩会の招待状を作成する方法は3つ！
謝恩会の招待状を作成するにしても方法がわからなければ「どうやればいいの？」と作業がすすみません。
ここでは、謝恩会の招待状を作成する方法として、おすすめな3つを紹介しますので、ぜひ、参考にしてください。
-
- 手作り、手書きで作る
- デザインテンプレートを利用する
- 制作会社に依頼する
それぞれ見ていきましょう。
手作り、手書きで作る
筆ペンやサインペン、キラキラペン、シール、マスキングテープ、ペーパーアイテムなどを使ってハンドメイドの招待状を作成。保育園や幼稚園では園児と保護者で先生宛の招待状を手作りするのも卒業イベントのひとつです。もちろん誰であっても丁寧であれば手作りや手書きで「失礼」ということはありません。
デザインテンプレートを利用する
スマホやパソコンで簡単に招待状が作成できるデザインツールもおすすめ。素敵な招待状を作成したいけれど「時間がない」「センスがない」「技術がない」と悩んでいるならプロ並みのデザインテンプレートが無料で利用できるオンライングラフィックデザインツール「Canva」を試してはどうでしょうか。
制作会社に依頼する
招待状の準備にスピードとクオリティを求めるなら、制作会社に依頼するのもひとつ。ハンドメイドやテンプレートでの作成と違ってコストは高くなりますが、「発送枚数が多いので大変そう」「厳粛なパーティーなので形式にこだわりたい」などという場合はデザインから宛名印刷まで仕上げてくれるのでおすすめです。
まとめ
謝恩会の招待状は準備から発送まで3つのステップですすめましょう。
- どの方法で作成するか決める。
- 例文テンプレートを活用しながら作成する。
- 封や宛名を仕上げて2か月前に発送する。
本記事では招待状を作成する上での気をつけたいマナーやポイントも紹介しましたので、合わせて参考にしてください。
また、予定している謝恩会にふさわしい例文やテンプレートも活用しながら、素敵な招待状を作成してくださいね！
