懇親会の開催が決まったら、すぐに案内を出したいですよね。ただ、書き方や相手に応じた文面がわからないと作業が進みません。
本記事では、案内のポイントやケース別での例文を紹介します。ぜひ、本記事を参考にして懇親会の準備に役立ててください。
懇親会の案内を出すときのポイント
懇親会の案内を出すにあたり、ここでは3つのポイントを確認しておきましょう。
- 目的を明確にする
- 開催1か月前を目安に案内する
- 案内の方法を決める
それぞれ解説します。
目的を明確にする
懇親会の案内では目的を明確にしましょう。何のための懇親会かをはっきり伝えると相手の参加意識を高めます。
～懇親会の目的～
- 参加者同士が知り合うため
- 参加者同士がより交流を深めるため
- 参加者同士で意見交換するため
- 参加者へのお礼のため
- 参加者の日頃の労をねぎらうため
開催1か月前を目安に案内する
懇親会の案内は開催1か月前が目安です。大規模な場合は開催2か月前でも構いません。案内後は出欠確認や具体的な準備が必要になるため、余裕をもったスケジュールを心がけましょう。
また、ギリギリの案内ですと参加率が下がってしまうかもしれませんので、小規模な場合でも開催2～3週間前には必着させましょう。
案内の方法を決める
懇親会の案内には大きく分けて2つの方法があります。
- 書面（封書・往復はがき・チラシ・ポスター）
- メール
懇親会の規模やコミュニティに合わせて適切な方法を採用しましょう。
懇親会の案内状・案内メールの書き方
ここでは、懇親会の案内状・案内メールの基本的な書き方を紹介します。
案内状の書き方
～記載事項～
- 日付（右寄せ）
- 宛名（左寄せ）
- 差出人（右寄せ）
- 案内文（中央寄せ）
- 別記（中央寄せ）
- 詳細（左寄せ）
案内状では挨拶文を「拝啓」と「敬具」でまとめ、詳細を「記」にて記載します。詳細には日時・場所・会費・出欠・問い合わせ先などを書きます。それぞれの項目の位置にも注意しましょう。
案内メールの書き方
～記載事項～
- 件名
- 宛名
- 差出人
- 案内文
- 概要
- 署名
概要には日時・場所・会費・出欠・問い合わせ先などを記載します。すべて左にそろえ、書面のように字下げも必要ありません。
【一般向け】懇親会の案内例文
ここでは、幅広い懇親会に応用できる一般向けの案内例文を紹介します。
基本的な案内状
懇親会のご案内
拝啓
○○の候
益々ご健勝のこととお慶び申し上げます。
さて、この度、○○○（目的）のための懇親会を開催することとなりました。
ご多忙のことと思いますが、ぜひご参加くださいますよう、お願いいたします。
敬具
記
日時：令和●年●月●日（●）／午後●時●分～
場所：居酒屋○○（地下鉄○○線○○駅より徒歩●分）
電話：●●-●●●-●●●●
住所：東京都○○区○○ 1-1-1
参加費：●,●●●円（当日受付にて）
問い合わせ先：幹事 ○○ 携帯: 090-xxxx-xxxx
※尚、準備の都合上、お手数をおかけいたしますが○月○日までに同封の返信用はがきにて出欠をお知らせくださいますようお願いいたします。
メールの場合は「拝啓」「敬具」「記」をなくし、件名に「懇親会のご案内」と記載します。案内文にはコミュニティに合わせた挨拶を加えてカスタマイズしましょう。
くだけた案内メール
件名：○○○懇親会開催のご案内【出欠回答〆切：○月○日】
各位
新緑が映える過ごしやすい季節となりました。
皆さま、いかがお過ごしでしょうか。
さて、この度、○○○を目的に懇親会を企画しました。
この機会に参加者同士で交流を深めましょう。
お気軽にお誘い合わせの上、ぜひご参加ください。
お忙しいとは思いますが、準備の都合上、出欠を◯月◯日までにこちらのメールにご返信くださいますようお願いします。
《概要》
日時：令和●年●月●日（●）／午後●時●分～
場所：居酒屋●●●●
電話：●●-●●●-●●●●
住所：東京都○○区○○ 1-1-1（地図:http:～～URL）
参加費：●,●●●円（当日受付にて）
問い合わせ先：幹事 ○○ 携帯: 090-xxxx-xxxx
冒頭に季節の挨拶を添えてから懇親会の目的を伝えます。コミュニティに合わせた親しみあふれる案内文で参加をうながしましょう。件名に出欠の締め切り日を明示すると返信が集めやすくなります。
【社内向け】懇親会の案内例文
ここでは、ビジネス利用できる社内向けの案内例文を紹介します。
社内全体への案内メール
件名：○○○懇親会開催のご案内【出欠回答〆切：○月○日】
○○部各位
お疲れ様です。○○部の○○です。
このたび、日頃のご慰労をかねて下記の通り懇親会を開催する運びとなりました。
ご多忙のこととは存じますが、ぜひご参加くださいますようお願いいたします。
お忙しいところお手数おかけしますが、準備の都合上、出欠を○月○日までにこちらのメールにご返信いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
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《概要》
日時：令和●年●月●日（●）／午後●時●分～
場所：居酒屋○○
電話：●●-●●●-●●●●
住所：東京都○○区○○ 1-1-1（地図:http:～～URL）
参加費：●,●●●円（当日受付にて）
問い合わせ先：幹事 ○○部 ○○ 携帯: 090-xxxx-xxxx
＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
(以下署名)
メールが見落とされないよう件名に「懇親会」と記載し、「出欠回答〆切」を添えて返信をうながします。案内文では懇親会の目的を明記しましょう。
上司への案内メール
件名：○○○懇親会開催のご案内【○月○日までにご返信ください】
○○部長
お疲れ様です。○○部の○○です。
来る○月◯日、社員同士の親睦を深めるため、社内懇親会を開催する運びとなりました。
ご多用中のところ恐れ入りますが、ぜひご参加くださいますようお願いいたします。
お忙しいところお手数おかけしますが、準備の都合上、出欠を○月○日までにこちらのメールにご返信いただけますと幸いです。
何かご不明な点がございましたら、私○○（内線123）までお問い合わせください。
よろしくお願いいたします。
＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
《概要》
日時：令和●年●月●日（●）／午後●時●分～
場所：居酒屋○○
電話：●●-●●●-●●●●
住所：東京都○○区○○ 1-1-1（地図:http:～～URL）
参加費：●,●●●円（当日受付にて）
問い合わせ先：幹事 ○○部 ○○ 携帯: 090-xxxx-xxxx
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(以下署名)
上司へは個別で丁寧な案内メールを送りましょう。メールが見落とされないよう件名に「懇親会」と記載し、案内文では懇親会の目的を明記しましょう。最後に問い合わせ先を明記するのもポイントです。
上司への日程調整メール
件名：○○懇親会 日程のご相談
◇◇部長
日々の業務お疲れ様です。○○課の○○です。
現在、部署内での交流を深めるため懇親会を企画しております。
つきましては、◇◇部長にぜひともご参加いただきたいと思い、ご連絡を差し上げました。
お忙しいところ誠に恐縮ですが、○月○日～○月○日のご都合はいかがでしょうか。
お手数をおかけいたしますが今週中に、ご都合のいい日程をお知らせいただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
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(以下署名)
場合によっては上司と日程調整した上で開催日を決定しましょう。大まかな日程を指定して確認するとスケジュール調整しやすくなります。
【社外向け】懇親会の案内例文
ここでは、ビジネス利用できる社外向けの案内例文を紹介します。
社外への基本的な案内状
懇親会のご案内
拝啓
時下ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り誠にありがとうございます。
このたび弊社では、日頃お世話になっている皆様と、さらなる親睦を深める目的で下記の通り懇親会を開催したいと存じます。
ご多用中のところ恐れ入りますが、ぜひともご出席くださいますようお願い申し上げます。
敬具
記
日時：令和●年●月●日（●）／午後●時●分～
場所：居酒屋○○（地下鉄○○線○○駅より徒歩●分）
電話：●●-●●●-●●●●
住所：東京都○○区○○ 1-1-1
参加費：●,●●●円（当日受付にて）
問い合わせ先：幹事 ○○部 ○○ 携帯: 090-xxxx-xxxx
※尚、準備の都合上、お手数をおかけいたしますが○月○日までに同封の返信用はがきにて出欠をお知らせくださいますようお願いいたします。
冒頭で時候の挨拶と関係者への感謝を述べます。案内文には懇親会の目的を記載し、丁重な言葉で参加をうながしましょう。
社外への基本的な案内メール
件名：○○○懇親会開催のご案内【○月○日までにご返信ください】
株式会社○○
○○部○○様
平素は大変お世話になっております。
○○株式会社○○部の○○です。
さて、この度、弊社では日頃お世話になっている皆様と、さらなる親睦を深める目的で下記の通り懇親会を開催したいと存じます。
皆様におかれましてはご多用と存じますが、ぜひともご出席くださいますようお願い申し上げます。
何かご不明な点がございましたら、私○○までご遠慮なくお問い合わせください。
お忙しいところ誠に恐れ入りますが、出欠を○月○日までにこちらのメールに返信いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
《概要》
日時：令和●年●月●日（●）／午後●時●分～
場所：居酒屋○○
電話：●●-●●●-●●●●
住所：東京都○○区○○ 1-1-1（地図:http:～～URL）
参加費：●,●●●円（当日受付にて）
問い合わせ先：幹事 ○○部 ○○ 携帯: 090-xxxx-xxxx
＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
(以下署名)
メールが見落とされないよう件名に「懇親会」と記載し、案内文では懇親会の目的や問い合わせ先を明記しましょう。取引先や協力会社の場合は、ざっくばらんな雰囲気で楽しんでもらえるよう、「気さくに意見交換できれば」などの表現を加えてもよいでしょう。
まとめ
懇親会の案内は目的を明確にし、開催前1か月を目安に発送しましょう。
懇親会の主な目的には以下のようなものがあります。
- 参加者同士が知り合うため。
- 参加者同士がより交流を深めるため。
- 参加者同士で意見交換するため。
- 参加者へのお礼のため。
- 参加者の日頃の労をねぎらうため。
懇親会の規模や対象に合わせて「案内状」「案内メール」を使い分けるのもポイントです。書面とメールでは書き方が違うため記載事項の位置にもご注意ください。
案内の文面は相手によってフォーマル度を調整したり、コミュニティならではの挨拶を加えたりしましょう。ぜひ、本記事で紹介したケース別の例文をご活用ください。
