同窓会の案内状を作成するときに悩むのが文面やマナーではないでしょうか。

たとえば「基本のテンプレートは？」「先生にも案内状を送るべき？」「メールやSNSで案内してもよい？」など気になっていませんか？

ほかにも、作成手順や発送時期など案内状に関する疑問があるかもしれません。

本記事では、同窓会の案内状がスムーズに準備できるようマナーから使える文面例文まで紹介します。

同窓会の案内状にまつわるマナー

同窓会の案内状を作成する上で押さえておきたいのが失礼のないマナーです。作業に取りかかるまでに以下のマナーを確認しておきましょう。

  • 先生への案内状は分けて作成する
  • 先生の会費は事情によって対応する
  • 案内状を封筒に入れるときは好ましく
  • 案内状は同窓会の2～3カ月前に発送する
  • メールやSNSでの案内は規模に合わせる

それぞれ詳しく解説します。

先生への案内状は分けて作成する

先生へは同窓生宛と分けて案内状を作成しましょう。先生への文面は同窓生宛より丁寧なものにします。

また、退職祝いを兼ねた同窓会を開くのであれば「招待」として会費を預からないのが一般的ですので、記載事項に注意しましょう。

先生の会費は事情によって対応する

先生からの会費徴収は基本的にお願いしてかまいません。会費制であると事前に案内しておけば先生に寸志を用意させないで済みます。

もし退職祝いを兼ねて先生を招待するのであれば会費については記載しません。招待であるにもかかわらず先生から寸志を渡された場合は丁重に受け取りましょう。

後日、先生には寸志へのお礼として半額程度のお菓子やお酒をお返しすると丁寧です。

案内状を封筒に入れるときは好ましく

同窓会の案内状を封筒に入れるときは向きや切手の位置、封の閉じ方など好ましいマナーに配慮しましょう。

～ポイント～

    • 封筒と案内状の天地を揃える。※横書きの案内状は左側を天とする。
    • A4サイズの書状は下から横3つ折りにし、洋形0号か長形3号の封筒を使う。
    • 郵送の場合、封筒の宛名面に案内状の表を合わせる。
    • 手渡しの場合、封筒の裏面に案内状の表を合わせる。
    • 郵送は糊付け後にシールを貼り、手渡しでは封をしないかシールのみ貼る。
    • 切手は、宛名が横書きなら右上に、縦書きなら左上に貼る。

案内状は同窓会の2～3カ月前に発送する

同窓会への出欠を1カ月前にまとめるため、案内状は2～3カ月前に発送しましょう。開催1カ月前になると会場への報告や準備の最終調整が必要です。また、早めに案内しておくと同窓生が都合をつけやすく出席率も上がります。

メールやSNSでの案内は規模に合わせる

たとえば、ゼミ単位や限られたグループだけで開く同窓会なら、メールやSNSで案内してもかまいません。しかし、学年単位の大規模な同窓会では封書や往復はがきで案内するのがマナー。ゲスト層やフォーマル度に合わせた適切な案内を心がけましょう。

同窓会の案内状を作成するときの手順

同窓会の案内状は、3つのステップで作成するとスムーズです。

    1. 同窓生を状況別でリストアップする
    2. 案内状のスタイルを決める
    3. 案内状のデザインを選ぶ

それぞれ詳しく見ていきましょう。

同窓生を状況別でリストアップする

同窓会の案内状は、同窓会名簿をもとに状況別でリストアップします。

～状況別リスト～

  • 発送可能な同窓生
  • 住所不明の同窓生
  • 逝去した同窓生

個人情報非開示の問題も含め、同窓生の現住所がわからない場合は母校に問い合わせたり、SNSを活用したりしましょう。亡くなった同窓生に誤って案内しないよう逝去者リストの作成も必須です。

案内状のスタイルを決める

どのようなスタイルで案内状を送るか決めましょう。一般的には以下の3パターンがあります。

～案内状のスタイル～

  • 往復はがき
  • カード
  • 封書

往復はがきの場合は個人情報保護シールも必要です。カードの場合は「単カード」か「2つ折り」かを選び、封筒に入れて届けます。

案内状のデザインを選ぶ

案内状のデザインは、文章だけのシンプルなものから背景素材をつかったファッショナブルなものまで多彩です。完全オリジナルの案内状も素敵ですが、「時間がない」「技術がない」「センスがない」と悩まれている方は無料で利用できるオンライングラフィックデザインツール「Canva」を使ってはどうでしょうか。

同窓会の案内状に記載するテンプレート

同窓会の案内状はテンプレートにもとづき作成しましょう。基本的には以下の内容を記載します。

～ポイント～

  • 学校名
  • 卒業年度、第◯期生
  • 挨拶文と案内文
  • 詳細（日時・場所・会費・支払い方法など）
  • 代表幹事名（差出人）
  • 幹事一同の名前
  • 招待する先生の名前（案内時に決まっている場合）
  • 出欠の返信期限
  • 出欠の返信方法（いつまでに、誰に、どの方法で返信をするか）
  • 問い合わせ先（幹事の携帯電話番号など）

上記以外にもドレスコードがあれば服装イメージを添えます。
■例：「平服でお越しください。」「インフォーマルでご参加ください。」

また、子ども同伴での参加について可否を伝え、同伴が可能な場合は詳細を追記すると丁寧です。

同窓会の案内状に使える文面例文9パターン

ここでは、同窓会の案内状に使える文面例文をケース別でご紹介。ぜひ、予定している同窓会に合わせ、案内状の作成に役立ててください。

基本的な例文

拝啓
○○の候　時下ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。
さて、このたび下記により同窓会を開催する運びとなりました。
お忙しいことと存じますが、多数のご参加を心よりお待ちしております。
敬具

記

日時：○月○日（○曜日）○時～（30分前より受付）
会場：ホテル○○○　○階　○○の間
場所：東京都○○区○○1-1　電話番号：03-0000-0000
会費：○○○○円（当日受付にて承ります）
幹事：◇◇／△△／○○
幹事連絡先：000－0000－0000（◇◇）
※尚、準備の都合上、お手数ですが○月○日までに返信はがきにて出欠をお知らせください。

挨拶文を「拝啓」から始め、「敬具」で締めくくる基本的な例文です。詳細は「記」で分けて案内します。

親しみのある例文

○○大学○○期生の皆様、お久しぶりです。
大学卒業後、いかがお過ごしでしょうか。
早いもので私たち○○期生が卒業して○周年を迎えます。
そこでこの度、有志らの声がけにより同窓会を開催することとなりました。
思い出話に花を咲かせながら楽しいひとときが過ごせたらと思います。
○○先生にもご出席いただけるようご案内していますので、
皆様お誘い合わせの上、ぜひご参加ください。
皆様とお会いできるのを楽しみにしております。

記

日時：○月○日（○曜日）○時～（30分前より受付）
会場：ホテル○○○　○階　○○の間
場所：東京都○○区○○1-1　電話番号：03-0000-0000
会費：○○○○円（当日受付にて承ります）
幹事：◇◇／△△／○○
幹事連絡先：000－0000－0000（◇◇）
※尚、準備の都合上、お手数ですが○月○日までに返信はがきにて出欠をお知らせください。

旧友に出す手紙のような親しみある例文です。当日のイメージがわくように案内すると「参加したい」という気持ちが高められるでしょう。

礼儀的な例文

拝啓
○○の候　時下ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。
皆様におかれましては、各方面でご活躍されていることと存じます。
さて、早いもので○○学校を卒業してから、今年で○年が経とうとしています。
この節目に同窓会を開催する運びとなりましたのでお知らせいたします。
下記にて詳細をご案内いたします。
お世話になった○○先生もご臨席いただけるとのことです。
ご多忙とは存じますが、何卒ご出席くださいますようお願い申し上げます。
当日、お目にかかれることを楽しみにしております。
敬具

記

日時：○月○日（○曜日）○時～（30分前より受付）
会場：ホテル○○○　○階　○○の間
場所：東京都○○区○○1-1　電話番号：03-0000-0000
会費：○○○○円（当日受付にて承ります）
幹事：◇◇／△△／○○
幹事連絡先：000－0000－0000（◇◇）
※尚、準備の都合上、お手数ですが○月○日までに返信はがきにて出欠をお知らせください。

挨拶文を「拝啓」から始め、「敬具」で締めくくる礼儀的な例文です。詳細は「記」で分けて案内します。最後に「お目にかかれることを楽しみにしております。」と添えると丁寧に出席がうながせます。

創立記念に際した例文

拝啓
○○の候　時下ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。
今年は私達の母校である○○学校が創立○周年を迎えます。
そこで、この節目に○年度卒業生で同窓会を開催する運びとなりました。
久しぶりに同窓生で集い、懐かしい思い出話に花を咲かせましょう。
ご多忙中とは思いますが、皆様お誘い合わせの上、ご出席いただけますようお願いいたします。
敬具

記

日時：○月○日（○曜日）○時～（30分前より受付）
会場：ホテル○○○　○階　○○の間
場所：東京都○○区○○1-1　電話番号：03-0000-0000
会費：○○○○円（当日受付にて承ります）
幹事：◇◇／△△／○○
幹事連絡先：000－0000－0000（◇◇）
※尚、準備の都合上、お手数ですが○月○日までに返信はがきにて出欠をお知らせください。

母校の創立記念を報告しながら同窓会を案内する例文です。挨拶文は「拝啓」で始めて「敬具」で締めくくり、詳細は「記」で分けて記載しましょう。

成人式に際した例文

拝啓
○○の候　時下ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。
皆様におかれましては、いかがお過ごしでしょうか。
さて、早いもので○○年に○○学校を卒業した私達も来年には成人式を迎えます。
そこでこの度、成人式を機会に同窓会を開催する運びとなりました。
学生時代の思い出話や近況などを語り合い、皆様と楽しいひとときが過ごせたらと思います。
ご多忙中とは思いますが、皆様お誘い合わせの上、ご出席いただけますようお願いいたします。
敬具

記

日時：○月○日（○曜日）○時～（30分前より受付）
会場：ホテル○○○　○階　○○の間
場所：東京都○○区○○1-1　電話番号：03-0000-0000
会費：○○○○円（当日受付にて承ります）
幹事：◇◇／△△／○○
幹事連絡先：000－0000－0000（◇◇）
※尚、準備の都合上、お手数ですが○月○日までに返信はがきにて出欠をお知らせください。

成人式のタイミングに合わせて同窓会を案内する例文です。挨拶文は「拝啓」で始めて「敬具」で締めくくり、詳細は「記」で分けて記載しましょう。

卒業〇周年に際した例文

拝啓
○○の候　時下ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。
さて、時の経つのは早いもので○○年に○○学校を卒業した私達も◯年の齢を重ねました。
そこで、この節目を記念に下記の案内にて同窓会を開催いたします。
しばし日々の雑事から離れ、皆様と楽しいひとときを過ごしたいと思います。
ご多忙中とは思いますが、皆様お誘い合わせの上、ご出席いただけますようお願いいたします。
敬具

記

日時：○月○日（○曜日）○時～（30分前より受付）
会場：ホテル○○○　○階　○○の間
場所：東京都○○区○○1-1　電話番号：03-0000-0000
会費：○○○○円（当日受付にて承ります）
幹事：◇◇／△△／○○
幹事連絡先：000－0000－0000（◇◇）
※尚、準備の都合上、お手数ですが○月○日までに返信はがきにて出欠をお知らせください。

卒業周年記念に合わせて同窓会を案内する例文です。挨拶文は「拝啓」で始めて「敬具」で締めくくり、詳細は「記」で分けて記載しましょう。

先生の退職祝いを兼ねた例文

拝啓
○○の候　時下ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。
この度、○○学校でお世話になった恩師の○○先生が退職されることとなりました。
つきましては、〇〇先生の退職のお祝いを兼ねて同窓会を開催したくご連絡いたしました。
下記にて詳細をご案内しております。
久しぶりに○○先生を囲み、楽しいひとときを過ごしたいと思います。
ご多忙中とは存じますが、皆様お誘い合わせの上、ぜひご出席いただけますようお願いいたします。
敬具

記

日時：○月○日（○曜日）○時～（30分前より受付）
会場：ホテル○○○　○階　○○の間
場所：東京都○○区○○1-1　電話番号：03-0000-0000
会費：○○○○円（当日受付にて承ります）
幹事：◇◇／△△／○○
幹事連絡先：000－0000－0000（◇◇）
※尚、準備の都合上、お手数ですが○月○日までに返信はがきにて出欠をお知らせください。

先生の退職祝いとともに同窓会を案内する例文です。挨拶文は「拝啓」で始めて「敬具」で締めくくり、詳細は「記」で分けて記載しましょう。

先生に出す案内状の例文（会費あり）

拝啓
○○先生（先生方）におかれましては、ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
さて、私達が○年に母校を卒業してから早○年が経ちました。
そこでこの度、○○年卒業生で同窓会を開催する運びとなりました。
恩師と共に再会を懐かしみ、楽しく旧交を温められたらと思っております。
つきましては、是非とも○○先生（先生方）のご臨席を賜りたく存じます。
ご多忙中のこととは存じますが、ぜひご来会のほどお願い申し上げます。
尚、○○先生（先生方）には過分なお気遣いなくお越しいただきたいため、今回は会費制でのご案内をいたしました。
重ねてよろしくお願い申し上げます。
敬具

記

日時：○月○日（○曜日）○時～（30分前より受付）
会場：ホテル○○○　○階　○○の間
場所：東京都○○区○○1-1　電話番号：03-0000-0000
会費：○○○○円（当日受付にて承ります）
幹事：◇◇／△△／○○
幹事連絡先：000－0000－0000（◇◇）
※尚、準備の都合上、お手数ですが○月○日までに返信はがきにて出欠をお知らせください。

先生へ会費制での同窓会に案内する例文です。挨拶文は「拝啓」で始めて「敬具」で締めくくり、詳細は「記」で分けて記載しましょう。

先生に出す案内状の例文（会費なし）

拝啓
○○先生（先生方）におかれましては、ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
さて、私達が○年に母校を卒業してから早○年が経ちました。
そこでこの度、○○年卒業生で同窓会を開催する運びとなりました。
つきましては、是非とも○○先生（先生方）のご臨席を賜りたく存じます。
ご多忙中のこととは存じますが、私達と旧交を温めていただければ幸いです。
敬具

記

日時：○月○日（○曜日）○時～（30分前より受付）
会場：ホテル○○○　○階　○○の間
場所：東京都○○区○○1-1　電話番号：03-0000-0000
幹事：◇◇／△△／○○
幹事連絡先：000－0000－0000（◇◇）
※尚、準備の都合上、お手数ですが○月○日までに返信はがきにて出欠をお知らせください。

先生を同窓会に招待する案内例文です。挨拶文は「拝啓」で始めて「敬具」で締めくくり、詳細は「記」で分けて会費を除いた内容を記載しましょう。

まとめ

同窓会の案内状は3つのステップで準備しましょう。

  1. 同窓生を状況別でリストアップする。
  2. 案内状のスタイルを決める。
  3. 案内状のデザインを選ぶ。

案内状を作成するときのマナーも大切なポイントです。

  • 先生への案内状は分けて作成する。
  • 先生の会費は事情によって対応する。
  • 案内状を封筒に入れるときは好ましく。
  • 案内状は同窓会の2～3カ月前に発送する。
  • メールやSNSでの案内は規模に合わせる。

本記事で紹介した文例や便利な無料ツールなども活用し、素敵な案内状を作成してください。心のこもった案内状で一人でも多くの同窓生が集まりますように！