新年会の開催が決まって案内を出すにも書き方がわからないと準備がすすみません。プライベートとビジネスとで文面も違うため文章のマナーも気になりますよね。
本記事では、案内のポイントや基本的な書き方のほか、ケース別での案内例文も紹介します。ぜひ、本記事を活用にして案内の準備にお役立てください。
新年会の案内を出すときのポイント
新年会の案内を作成する前に準備のポイントを確認しておきましょう。
- 文面を相手に合わせる
- 相手に合わせた文面にする
- 開催1か月前を目安に送る
それぞれ簡単に解説します。
文面を相手に合わせる
新年会の案内文は相手に合わせてカジュアルにしたりフォーマルにしたり、ふさわしい文面で作成しましょう。ビジネス関係であれば社内と社外、さらに社内においては全体向けと上司向けを分けて作成します。
案内の時期で挨拶を変える
新年会の案内を出すのが年末なのか年明けなのかで挨拶が変わります。年明けの場合は、案内文の冒頭に「あけましておめでとうございます」「新年おめでとうございます」など新年の挨拶を必ず添えましょう。
開催1か月前を目安に案内する
新年会の案内は開催の1か月前に相手に届くようにします。年末年始は先方だけではなくお店も忙しいため、お互いのスケジュールが合うよう早めに通知しましょう。少人数やプライベートであってもギリギリの案内だと参加率が下がってしまうので、どれだけ遅くても2週間前には案内するようにします。
新年会の案内状・案内メールの書き方
ここでは、新年会の案内状・案内メールの基本的な書き方を紹介します。
案内状の書き方
令和○年○月○日
社員各位
○○株式会社
○○部○○○○
新年会のご案内
今年も残すところ後わずかとなりました。つきましては、令和○年の新年会を下記の通り計画しております。新しい年の節目に新年の抱負を語り合い、社内の親睦を深めたいと存じます。お忙しい時期かとは存じますが、是非ご参加くださいますようお願い申し上げます。
記
日時 令和○年〇月〇日(〇) 午後〇時〇分より
場所 居酒屋○○(地下鉄〇〇線〇〇駅下車徒歩〇分)
住所 東京都〇〇区〇〇1-2-3
電話番号 03-〇〇〇-〇〇〇〇
会費 4,000円(当日受付にて)
尚、ご参加のご回答は〇月〇日(曜日)までに別添用紙に氏名を記入いただき幹事 ○○部 ○○までご提出くださいますようお願いいたします。
■記載事項
- 日付
- 宛名
- 差出人
- 案内文
- 別記
- 詳細
- 回答について
新年会の案内であることがすぐわかるタイトルと端的な案内文でまとめます。参加人数を集計するため出欠の返信期日や返信方法も明記しましょう。
案内メールの書き方
件名:【新年会のご案内】
社員各位
今年も残すところ後わずかとなりました。
つきましては、年明けに令和○年の新年会を下記の通り計画しております。
新しい年の節目に新年の抱負を語り合い、社内の親睦を深めたいと存じます。
お忙しい時期かとは存じますが、是非ご参加くださいますようお願い申し上げます。
出欠のご回答は〇月〇日(曜日)までに、こちらのメールの件名を変えずそのまま返信をお願いいたします。
**************
《概要》
日時:令和○年〇月〇日(〇) 午後〇時〇分より
場所:居酒屋○○(地下鉄〇〇線〇〇駅下車徒歩〇分)
住所:東京都〇〇区〇〇1-2-3(地図:http:~~URL)
電話番号:03-〇〇〇-〇〇〇〇
会費:4,000円(当日受付にて)
問い合わせ先:幹事 ○○部 ○○ 携帯:090-xxxx-xxxx
**************
(以下署名)
■記載事項
- 件名
- 宛名
- 差出人
- 案内文
- 回答について
- 概要
- 署名
新年会の案内であることがすぐわかるタイトルと端的な案内文でまとめます。参加人数を集計するため出欠の返信期日や返信方法も明記しましょう。
【一般向け】新年会の案内例文
ここでは、どの新年会にも応用できる一般向けの案内例文を紹介します。
基本的な案内状
令和○年○月○日
○○各位
○○(差出人)
○○新年会のご案内
拝啓 師走の候、皆様におかれましては益々ご健勝のことと存じます。さて、今年も残すところ後わずかとなりました。つきましては年明けに恒例の新年会を下記の通り開催いたします。ご多忙の折ではございますが、ぜひ実りある一年の始まりとして、ご参加のほどよろしくお願い申し上げます。
敬具
記
日時 令和○年〇月〇日(〇) 午後〇時〇分より
場所 居酒屋○○(地下鉄〇〇線〇〇駅下車徒歩〇分)
住所 東京都〇〇区〇〇1-2-3
電話番号 03-〇〇〇-〇〇〇〇
会費 4,000円(当日受付にて)
問い合わせ先 幹事 ○○(携帯:090-xxxx-xxxx)
尚、準備の都合上、お手数をおかけいたしますが○月○日までに同封の返信用はがきにて出欠をお知らせくださいますようお願いいたします。
~ポイント~
- 表題「○○新年会」の○○には団体名や新年会のテーマなどをあてはめてもよい。
- 年明けに案内を出す場合は時節の挨拶を「新春の候」とする。
- 季節の挨拶と新年会の案内を端的にまとめて趣旨を伝える。
- 年明けに案内を出す場合は「本年も変わらぬお付き合いのほど、よろしくお願いいたします。」で結ぶ。
- 案内文は「拝啓」と「敬具」でまとめ、詳細を「記」にてまとめる。
- 出欠の返信期日や返信方法を明記する。
くだけた案内メール
件名:○○新年会のご案内【出欠回答〆切:○月○日】
各位
なにかと慌ただしい年の暮れですが、いかがお過ごしでしょうか。
さて、毎年恒例○○○新年会の開催日時が決まりました。
忙しい時期ではありますが、新年の幕開けをともに楽しめたら嬉しいです。
一人でも多くの方のご参加をお待ちしています。
出欠のご回答は〇月〇日(曜日)までに、こちらのメールの件名を変えずそのまま返信をお願いします。
**************
《概要》
日時:令和○年〇月〇日(〇) 午後〇時〇分より
場所:居酒屋○○(地下鉄〇〇線〇〇駅下車徒歩〇分)
住所:東京都〇〇区〇〇1-2-3(地図:http:~~URL)
電話番号:03-〇〇〇-〇〇〇〇
会費:4,000円(当日受付にて)
問い合わせ先:幹事 ○○ 携帯:090-xxxx-xxxx
~ポイント~
- 件名「○○新年会」の○○には団体名や新年会のテーマなどをあてはめてもよい。
- 季節の挨拶と新年会の案内を端的にまとめて趣旨を伝える。
- 年明けに案内を出す場合は冒頭で「新年おめでとうございます」を記載する。
- 年明けに案内を出す場合は「本年もよろしくお願いいたします。」で結ぶ。
- 出欠の返信期日や返信方法を明記する。
- おもしろい一文例:一年の計は元旦にあり、一年の景気は新年会にあり!
- おもしろい一文例:新年の招福となるよう大いに笑って盛り上がりましょう!
【社内向け】新年会の案内例文
ここでは、社内向けの案内例文を「基本」「おもしろい」「上司宛」の3つのパターンで紹介します。
社内への基本的な案内メール
件名:新年会のご案内【出欠回答〆切:○月○日】
社員各位
今年も残すところ後わずかとなりました。
つきましては、令和○年の新年会を下記の通り計画しております。
新しい年の節目に新年の抱負を語り合い、社内の親睦を深めたいと存じます。
お忙しい時期かとは存じますが、是非ご参加くださいますようお願い申し上げます。
出欠のご回答は〇月〇日(曜日)までに、こちらのメールの件名を変えずそのまま返信をお願いします。
**************
《概要》
日時:令和○年〇月〇日(〇) 午後〇時〇分より
場所:居酒屋○○(地下鉄〇〇線〇〇駅下車徒歩〇分)
住所:東京都〇〇区〇〇1-2-3(地図:http:~~URL)
電話番号:03-〇〇〇-〇〇〇〇
会費:4,000円(当日受付にて)
問い合わせ先:幹事 ○○部 ○○ 携帯:090-xxxx-xxxx
**************
(以下署名)
~ポイント~
- 件名に「新年会」と記載し、「出欠回答〆切」を添えて返信をうながす。
- 挨拶と新年会の案内を端的にまとめて趣旨を伝える。
- 年明けに案内を出す場合は冒頭で「新年おめでとうございます」を記載する。
- 年明けに案内を出す場合は「本年もよろしくお願いいたします。」で結ぶ。
- 出欠の返信期日や返信方法を明記する。
社内へのおもしろい案内メール
件名:新年会のご案内【出欠回答〆切:○月○日】
社員各位
皆様、日々のお仕事お疲れ様です。
さて、新年最初の大仕事。
これがなければ新年が幕を開けません!
毎年恒例、新年会のご案内です!
社内での「初飲み」「初笑い」で大いに盛り上がりましょう!
出欠のご回答は〇月〇日(曜日)までに幹事 ○○へ。
**************
《概要》
日時:令和○年〇月〇日(〇) 午後〇時〇分より
場所:居酒屋○○(地下鉄〇〇線〇〇駅下車徒歩〇分)
住所:東京都〇〇区〇〇1-2-3(地図:http:~~URL)
電話番号:03-〇〇〇-〇〇〇〇
会費:4,000円(当日受付にて)
問い合わせ先:幹事 ○○部 ○○ 携帯:090-xxxx-xxxx
**************
(以下署名)
~ポイント~
- 件名に「新年会」と記載し、「出欠回答〆切」を添えて返信をうながす。
- 挨拶と新年会の案内を端的にまとめて趣旨を伝える。
- 年明けに案内を出す場合は冒頭で「新年おめでとうございます」を記載する。
- 年明けに案内を出す場合は「本年もよろしくお願いいたします。」で結ぶ。
- 出欠の返信期日や返信方法を明記する。
- ユニークな一文を添えてユーモアのある案内メールを作成する。
上司への案内メール
件名:新年会のご案内【○月○日までにご返信ください】
○○部長
お疲れ様です。○○部の○○です。
今年も残すところ後わずかとなりました。そこで恒例の新年会を下記の通り計画しています。
新しい年の節目に新年の抱負を語り合い、社内の親睦を深めたいと存じます。
ご多用中のところ恐れ入りますが、ぜひ、ご参加くださいますようお願いいたします。
お忙しいところお手数おかけしますが、準備の都合上、出欠を○月○日までにこちらのメールにご返信いただけますと幸いです。何かご不明な点がございましたら、私○○(内線123)までお問い合わせください。
よろしくお願いいたします。
**************
《概要》
日時:令和○年〇月〇日(〇) 午後〇時〇分より
場所:居酒屋○○(地下鉄〇〇線〇〇駅下車徒歩〇分)
住所:東京都〇〇区〇〇1-2-3(地図:http:~~URL)
電話番号:03-〇〇〇-〇〇〇〇
会費:4,000円(当日受付にて)
問い合わせ先:幹事 ○○部 ○○ 携帯:090-xxxx-xxxx
**************
(以下署名)
~ポイント~
- 件名に「新年会」と記載し、返信期日を添えて返信をうながす。
- 年明けに案内を出す場合は冒頭で「新年おめでとうございます」を記載する。
- 年明けに案内を出す場合は「本年もよろしくお願いいたします。」で結ぶ。
- 挨拶と新年会の案内を端的にまとめて趣旨を伝える。
- 出欠の返信期日や返信方法を明記する。
- 社内全体宛ではなく、個別で案内メールを作成して送る。
【社外向け】新年会の案内例文
ここでは、社外向けの基本的な案内例文を紹介します。
基本的な案内状
令和○年○月○日
株式会社○○
○○○○様
○○株式会社
○○部○○○○
新年会のご案内
拝啓
師走の候、皆様におかれましては益々ご健勝のことと存じます。平素は格別のご高配を賜り誠にありがとうございます。さて、今年も残すところ後わずかとなりました。弊社では、日頃お世話になっている皆様とともに新年の決意を新たにするべく、恒例の新年会を下記の通り開催いたします。この機会に皆様との親睦をいっそう深め、さらなる飛躍への糧にしたいと存じます。お忙しい時期かとは存じますが、ぜひともご参加くださいますようお願い申し上げます。
敬具
記
日時 令和○年〇月〇日(〇) 午後〇時〇分より
場所 居酒屋○○(地下鉄〇〇線〇〇駅下車徒歩〇分)
住所 東京都〇〇区〇〇1-2-3
電話番号 03-〇〇〇-〇〇〇〇
会費 4,000円(当日受付にて)
問い合わせ先 幹事 ○○部 ○○ 電話 03-〇〇〇-〇〇〇〇(内線123)
尚、ご回答は〇月〇日(曜日)までに同封の返信用はがきにて出欠をお知らせくださいますようお願いいたします。
~ポイント~
- 新年会の案内であるとわかるようタイトルを付ける。
- 案内文は「拝啓」と「敬具」でまとめ、詳細を「記」にてまとめる。
- 年明けに案内を出す場合は時節の挨拶を「新春の候」とする。
- 年明けに案内を出す場合は「本年も変わらぬお付き合いのほど、よろしくお願いいたします。」で結ぶ。
- 出欠の返信期日や返信方法を明記する。
- 相手を招待する場合は「会費」は記載しない。
- 幹事や窓口担当などの問い合わせ先を明記する。
基本的な案内メール
件名:新年会のご案内【○月○日までにご返信ください】
株式会社○○
○○部○○様
平素は大変お世話になっております。
○○株式会社○○部の○○です。
さて、この度、弊社では日頃お世話になっている皆様とともに新年の決意を新たにするべく、恒例の新年会を下記の通り開催いたします。
この機会に皆様とのいっそう親睦を深め、新年のさらなる飛躍への糧にしたいと存じます。
お忙しい時期かとは存じますが、ぜひともご参加くださいますようお願い申し上げます。
何かご不明な点がございましたら、私○○までご遠慮なくお問い合わせください。
お忙しいところ誠に恐れ入りますが、出欠を○月○日までにこちらのメールに返信いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
**************
《概要》
日時:令和○年〇月〇日(〇) 午後〇時〇分より
場所:居酒屋○○(地下鉄〇〇線〇〇駅下車徒歩〇分)
住所:東京都〇〇区〇〇1-2-3(地図:http:~~URL)
電話番号:03-〇〇〇-〇〇〇〇
会費:4,000円(当日受付にて)
問い合わせ先:幹事 ○○部 ○○ 携帯:090-xxxx-xxxx
**************
(以下署名)
~ポイント~
- 件名に「新年会」と記載し、返信期日を添えて返信をうながす。
- 挨拶と新年会の案内を端的にまとめて趣旨を伝える。
- 年明けに案内を出す場合は冒頭で「新年おめでとうございます」を記載する。
- 年明けに案内を出す場合は「本年も変わらぬお付き合いのほど、よろしくお願い申し上げます。」で結ぶ。
- 出欠の返信期日や返信方法を明記する。
- 幹事や窓口担当などの問い合わせ先を明記する。
- 相手を招待する場合は「会費」は記載しない。
まとめ
新年会の案内は相手に合わせた文面で作成し、開催の「1か月前」を目安に届くよう準備しましょう。
案内状と案内メールで書き方が違うほか、案内の時期が年末か年明けかでは挨拶も変わります。年明けの場合は案内文の冒頭に新年の挨拶を添え、「本年もよろしくお願いします」などの挨拶で結びましょう。
ぜひ、本記事で紹介したパターン別の例文を参考に、新年会の案内にご活用ください。