「キックオフミーティングのオンラインでの進め方が知りたい」
「キックオフミーティングでチームの結束を高めたい」
以上のように考えている経営陣は多いと思います。
新年度や新プロジェクトの開始時は、社員一丸となり高い目標意識を持って良いスタートを切りたいはずです。
本記事では「チームの結束を高めるオンラインキックオフミーティングの進め方」について解説していきます。
また、キックオフミーティングをオンラインで開催する際の注意点についても説明をしているので、経営陣の方々は必見です。
せひ、本記事を参考にして、キックオフミーティングで勢いのあるスタートを切りましょう。
オンラインキックオフミーティングとは
オンラインキックオフミーティングとは、新年度のスタート時に社員のモチベーションを向上させる、また社員の目標意識を統一させる「キックオフミーティング」をオンライン上で開催することです。
企業によっては、新しいプロジェクトの開始時や四半期ごとにキックオフミーティングを開催することもあります。
近年では、業務のオンライン化が著しく進んでおり、キックオフミーティングなどの企業イベントも例外ではありません。
従来は、対面での開催が一般的であったキックオフミーティングをオンラインで開催するメリットやデメリットについて、くわしく見ていきましょう。
オンラインキックオフミーティングのメリット
オンラインキックオフミーティングのメリット
・本社や会場に集まる必要がない
・社員の負担が軽減できる
・対面での開催に比べてコストが削減できる
オンラインキックミーティングは、本社や会場など特定の場所で開催する必要がなく、オンライン上で行えるのが最大のメリットです。
そのため、支店勤務の社員がキックオフミーティングの開催地へわざわざ時間とお金をかけて移動する必要がありません。
そして、自宅でオンラインキックミーティングに参加できるので、さらに社員の負担が軽減できます。
会社側も会場を予約する必要がないなど、対面での開催に比べてコストが削減できるのも大きなメリットです。
オンラインキックオフミーティングのデメリット
オンラインキックオフミーティングのデメリット
・対面に比べると経営陣の熱意が伝わりにくい
・社員の参加意識が低くなる
・音声や映像の通信トラブルが生じる可能性がある
オンラインキックミーティングは、対面に比べると経営陣の熱意が伝わりにくいことが最大のデメリットです。
オンラインでの参加の場合、社員の参加意識が低くなりがちなので、対面での開催のような緊張感や一体感を覚えるような工夫が必要となります。
また、オンラインキックミーティング当日に音声が聞き取りにくい、映像が乱れているなどの通信トラブルが生じる可能性があるので注意が必要です。
さらに、オンラインでは社員のリアクションを確認しにくいので、トラブルが発生していることに気が付かないままスケジュールが進行してしまう恐れもあります。
キックオフミーティングをオンラインで行う際の注意点
キックオフミーティングをオンラインで行う際の注意点について重要なものを以下にまとめました。
・幹事や進行役を決めてスムーズな流れを意識する
・参加者が大人数のときの対応
・開催目的を明確化して社員に伝える
それぞれくわしく見ていきましょう。
幹事や進行役を決めてスムーズな流れを意識する
キックオフミーティングをオンラインで行う際は、幹事や進行役を決めてスムーズな流れを意識することに注意しましょう。
対面でのキックオフミーティングでは、進行やタイムスケジュール管理を徹底するのでスムーズな進行が可能です。
しかし、オンラインの開催になると社員の反応を感じられず、プログラムの進行に支障が生じることもあります。
ですので、オンラインキックオフミーティングでは、幹事や進行役を補助できる人材を確保しておきましょう。
参加者が大人数のときの対応
キックオフミーティングをオンラインで行う際は、参加者が大人数のときの対応についてあらかじめ考えておく必要があります。
多くの場合、オンライン会議ツールなどを使用してキックオフミーティングを開催するでしょう。
オンライン会議ツールは、大人数が同時に会話するのに向いていません。
そのため、オンライン会議ツールの「グループ機能」を活用して、参加者を少数にグループ分けすることをおすすめします。
グループごとにコミュニケーションや意見を出しやすくなるので、キックオフミーティングへの参加意識が高まるはずです。
開催目的を明確化して社員に伝える
キックオフミーティングをオンラインで行う際は、開催目的を明確化して社員に伝わるようにしなければいけません。
ですので、キックオフミーティングのタイムテーブルは、今回の会議の目的を伝えられるものだけに絞って短時間で終わらせられるようにしてください。
また、新プロジェクトの説明などがある場合、多くの社員が初見であることを理解して、理解できる内容と用語で伝えるように心がけましょう。
チームの結束を高めるオンラインキックオフミーティングの進め方
チームの結束を高めるオンラインキックオフミーティングの進め方について、実際に行われたレポートの中から厳選したものを紹介します。
また、一般的に多く開催される、簡易的なキックオフミーティングの進め方についても紹介していきます。
紹介する進め方に貴社の目的と工夫をくわえてチームの結束を高められるオンラインキックオフミーティングを開催しましょう。
企業A：特別感と一体感を感じさせることを意識
※第二四半期(後期)のスタートで行われた、ハイブリッド型のキックオフミーティングの例
1.オープニング
2.前期振り返り報告とVTR
3.表彰式
4.新卒新入社員チャレンジVTR
5.事業方針プレゼンテーション
6.一部閉会
休憩
7.特別プログラム(芸人を招待しネタを披露)
8.閉め
9.エンディングVTR
企業B：スムーズな進行と満足感の高いイベントを意識
※新年度のスタートで行われた、オンラインキックオフミーティングの例
1.昨年度の振り返り
2.今期の目標、プロジェクトの目的発表
3.社員表彰
4.質疑応答
5.グループワークやディスカッション
6.懇親会（飲み会、ゲームなど）
企業C：一般的に多く開催される簡易的なキックオフミーティング
※新規プロジェクトのメンバーや内容の説明での、オンラインキックオフミーティングの例
1.プロジェクトの目的・内容の確認
2.役割分担・担当確認
3.自己紹介
4.質疑応答
キックオフミーティングをオンラインで開催し新しいスタートを切りましょう
今回は「チームの結束を高めるオンラインキックオフミーティングの進め方」について、実際に行われた進め方の例を紹介しました。
新規プロジェクトの開始や新たな期のスタートは、社員一丸となり高い目標意識を持って良いスタートを切りたいです。
そのためにも、いかに社員に熱意や目的を伝えられるかがポイントですので、本記事で解説した注意点を確認して、貴社のオンラインキックオフミーティングの改善にお役立てください。
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