昇進祝い、退職記念、創立記念——祝賀会の幹事を任されたとき、最初の難関が「案内状の作成」ではないでしょうか。「
どんな文面にすればいいんだろう」「失礼にならないか心配」と、白紙の前で悩む方は少なくありません。

祝賀会の案内状は、単なる日時の連絡ではありません。主賓への敬意、参加者への配慮、そして企業や団体の品格——これらすべてが一通の文書に凝縮されます。形式を間違えたり、必要な情報が抜けていたりすると、参加者に不安や不信感を与えてしまうことも。

実は、祝賀会の案内状には明確な「型」と「押さえるべきポイント」があります。
この基本さえ理解していれば、相手に失礼のない、分かりやすい案内状を作ることができます。
書き出しの挨拶から、会場情報、返信の依頼まで——順を追って丁寧に構成することが大切です。

この記事では、祝賀会の案内状作成の基本から、すぐに使える例文テンプレートまで、実践的なノウハウを詳しく解説します。

祝賀会案内状の正しい書き方


祝賀会の案内状は、文書とメールで書き方が異なります。
格式を重視する場合や、特に重要な取引先・来賓への案内は文書が適しています。一方、社内向けや親しい関係者への案内はメールで迅速に送ることができます。状況に応じて適切な方法を選びましょう。
それぞれの形式に応じた適切な作成方法を解説します。

文書で送る場合の書き方

案内状を文書で送る場合は、格式を重んじたビジネス文書として作成します。

項目 ポイント
日付 和暦で発信年月日を明記します。横書きの場合は算用数字(1、2、3)を使用しましょう。
宛名 招待する相手を記載します。複数人宛の場合は「関係者各位」「取引先各位」とし、個別の場合は「会社名、役職名、担当者名、敬称」の順に記載します。
差出人 主催者側の会社名、役職名、名前などを記載します。
タイトル 「○周年記念祝賀会のご案内」など、祝賀会のテーマを大きめの文字で明記します。
前文 頭語(拝啓)、時候の挨拶、相手を気遣う挨拶を書き添えます。
主文 祝賀会開催の目的と経緯を簡潔に案内します。
末文 結びの挨拶で締めくくり、本文の最後に結語(謹白・敬具など)を記載します。
別記 祝賀会の開催日時、場所、会費などの詳細情報を箇条書きで記載します。
出欠の回答 いつまでに、どこ宛に回答するのかを明記します。

メールで送る場合の書き方

メールでの案内は、文書に比べて簡潔でやわらかい表現にまとめます。

項目 ポイント
件名 「○周年記念祝賀会のご案内」「【〇月〇日】祝賀会開催のお知らせ」など、内容が明確にわかるタイトルを付けます。
宛名 複数人宛は「関係者各位」「取引先各位」、個別の場合は「会社名、役職名、担当者名、敬称」の順に記載します。
前文 季節の挨拶や相手を気遣う挨拶を簡潔に書き添えます。
主文 祝賀会開催の趣旨を端的に案内します。
詳細 日時、場所、会費などの具体的な情報を箇条書きで記載します。
出欠の回答 回答期限と連絡先を明記します。
末文 出席をお願いする文章で丁寧に締めくくります。
差出人 主催者の会社名、部署名、担当者名、連絡先を署名として記載します。

祝賀会の案内状を送る際の重要な注意点


祝賀会の案内状は、文章の内容だけでなく、送り方にも配慮が必要です。ここでは、見落としやすい3つのポイントを紹介します。

主役への案内状は特別に用意する

祝賀会の主役には、一般の招待客とは異なる案内状を準備しましょう。基本的な構成は同じでも、挨拶文や案内文を主役に向けた表現に変えることで、丁寧さが伝わります。
たとえば、受賞記念や就任祝いなど、主役が個人の場合は「この度の〇〇、誠におめでとうございます」といった祝福のメッセージを添えるとよいでしょう。また、メールよりも書面での案内の方が格式が高まります。

会費の記載は相手によって使い分ける

祝賀会では、主役や取引先、特別招待客などから会費を徴収しないケースがあります。
会費の有無を事前に確認し、徴収しない相手の案内状には会費の記載を省きましょう。全員に同じ内容を送ってしまうと、不要な混乱を招く可能性があります。

適切なタイミングで案内状を送る

祝賀会の案内状は、開催日の1ヵ月前を目安に発送または送信しましょう。
10名程度の小規模な祝賀会であれば2週間前でも対応可能ですが、規模が大きくなるほど、準備や変更対応に時間を要します。
余裕を持ったスケジュールで案内することで、参加者も予定を調整しやすくなり、幹事側も円滑に運営できます。
早めの案内は、相手への配慮と丁寧な準備の証でもあります。

祝賀会案内状のメール用例文集


祝賀会の案内をメールで送る際に、必要箇所をカスタマイズして使える例文を紹介します。
よくある祝賀会のテーマ別に、すぐに活用できる例文をまとめました。

一般的な祝賀会の社内向けメール例文

件名:【○月○日】祝賀会開催のお知らせ

社員各位
お疲れさまです。総務部の□□です。
この度、下記の通り祝賀会を開催することとなりましたので、ご案内申し上げます。
皆様お誘い合わせの上、ぜひご参加くださいますようお願いいたします。

●祝賀会の詳細
日時:令和○年○月○日(○曜日)午後○時~○時
場所:○○ホテル ○階 ○○の間
住所:東京都○○区○○ ○丁目○番地
アクセス:○○駅より徒歩○分 ※地図リンクを添付
会費:○○○○円

●出欠回答について
○月○日(○曜日)までに、下記のいずれかの方法でご回答ください。
・返信メール
・社内システムの出欠フォーム
・総務部□□まで直接連絡(内線○○○)
ご多用中恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
……………………………………
総務部 □□
内線:○○○
E-mail:***@****.***.**
……………………………………

新年祝賀会のメール用例文

件名:新年祝賀会のご案内
社員各位
新年あけましておめでとうございます。総務部の□□です。
旧年中は格別のご尽力を賜り、厚くお礼申し上げます。
さて、新年を祝い、本年の発展と社員の皆様の親睦を深めるため、下記の通り新年祝賀会を開催いたします。
皆様お誘い合わせの上、ぜひご参加くださいますようお願いいたします。
●新年祝賀会の詳細
日時:令和○年○月○日(○曜日)午後○時~○時
場所:○○ホテル ○階 ○○の間
住所:東京都○○区○○ ○丁目○番地
アクセス:○○駅より徒歩○分 ※地図リンクを添付
会費:○○○○円
●出欠回答について
○月○日(○曜日)までに、下記のいずれかの方法でご回答ください。
・返信メール
・社内システムの出欠フォーム
・総務部□□まで直接連絡(内線○○○)
本年も皆様のご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。
……………………………………
総務部 □□
内線:○○○
E-mail:***@****.***.**
……………………………………

受賞記念祝賀会のご案内

件名:受賞記念祝賀会のご案内
社員各位
お疲れさまです。総務部の□□です。
この度、弊社は○○賞を受賞する栄誉に浴しました。これもひとえに、社員の皆様のご尽力の賜物と深く感謝申し上げます。
つきましては、この喜びを皆様と分かち合い、今後の一層の発展を期するため、下記の通り受賞記念祝賀会を開催いたします。
皆様お誘い合わせの上、ぜひご参加くださいますようお願いいたします。
●受賞記念祝賀会の詳細
日時:令和○年○月○日(○曜日)午後○時~○時
場所:○○ホテル ○階 ○○の間
住所:東京都○○区○○ ○丁目○番地
アクセス:○○駅より徒歩○分 ※地図リンクを添付
会費:○○○○円
●出欠回答について
○月○日(○曜日)までに、下記のいずれかの方法でご回答ください。
・返信メール
・社内システムの出欠フォーム
・総務部□□まで直接連絡(内線○○○)
ご多用中恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
……………………………………
総務部 □□
内線:○○○
E-mail:***@****.***.**
……………………………………

就任祝賀会のメール用例文

件名:新社長就任祝賀会のご案内
社員各位
お疲れさまです。総務部の□□です。
この度、□□□□が新社長に就任いたしましたことは、すでにご案内の通りです。
つきましては、新社長の就任をお祝いし、今後の飛躍と発展を期するため、下記の通り就任祝賀会を開催いたします。
皆様お誘い合わせの上、ぜひご参加くださいますようお願いいたします。
●就任祝賀会の詳細
日時:令和○年○月○日(○曜日)午後○時~○時
場所:○○ホテル ○階 ○○の間
住所:東京都○○区○○ ○丁目○番地
アクセス:○○駅より徒歩○分 ※地図リンクを添付
会費:○○○○円
●出欠回答について
○月○日(○曜日)までに、下記のいずれかの方法でご回答ください。
・返信メール
・社内システムの出欠フォーム
・総務部□□まで直接連絡(内線○○○)
ご多用中恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
……………………………………
総務部 □□
内線:○○○
E-mail:***@****.***.**
……………………………………

永年勤続祝賀会のメール用例文

件名: 永年勤続表彰祝賀会のご案内
社員各位
お疲れさまです。総務部の□□です。
この度、勤続○年を迎えた社員の皆様への永年勤続表彰式を執り行うこととなりました。
つきましては、長年のご尽力に感謝の意を表し、下記の通り祝賀会を開催いたします。
皆様お誘い合わせの上、ぜひご参加くださいますようお願いいたします。
●永年勤続祝賀会の詳細
日時:令和○年○月○日(○曜日)午後○時~○時
場所:○○ホテル ○階 ○○の間
住所:東京都○○区○○ ○丁目○番地
アクセス:○○駅より徒歩○分 ※地図リンクを添付
会費:○○○○円
●出欠回答について
○月○日(○曜日)までに、下記のいずれかの方法でご回答ください。
・返信メール
・社内システムの出欠フォーム
・総務部□□まで直接連絡(内線○○○)
ご多用中恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
……………………………………
総務部 □□
内線:○○○
E-mail:***@****.***.**
……………………………………

新規オープン記念祝賀会のメール用例文

件名: 新店舗オープン記念祝賀会のご案内
関係者各位
平素は格別のご高配を賜り、厚くお礼申し上げます。総務部の□□です。
この度、かねてより準備を進めてまいりました○○店が、○月○日にオープンする運びとなりました。これもひとえに、皆様のご支援の賜物と深く感謝申し上げます。
つきましては、新店舗のオープンを記念し、日頃のご厚誼に感謝を込めて、下記の通り祝賀会を開催いたします。
ご多用中誠に恐縮ではございますが、ぜひご参加くださいますようお願い申し上げます。
●新規オープン記念祝賀会の詳細
日時:令和○年○月○日(○曜日)午後○時~○時
場所:○○ホテル ○階 ○○の間
住所:東京都○○区○○ ○丁目○番地
アクセス:○○駅より徒歩○分 ※地図リンクを添付
会費:○○○○円
●出欠回答について
お手数ではございますが、○月○日(○曜日)までに、下記までご回答をお願いいたします。
・返信メール
・総務部□□まで直接連絡
今後とも変わらぬご支援ご指導を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。
……………………………………
総務部 □□
内線:○○○
E-mail:***@****.***.**
……………………………………

創立記念祝賀会のメール用例文

件名: 創立○周年記念祝賀会のご案内
関係者各位
平素は格別のご高配を賜り、厚くお礼申し上げます。総務部の□□です。
さて、おかげさまで弊社は本年○月○日をもちまして、創立○周年を迎えることとなりました。これもひとえに、皆様方のご支援・ご厚情の賜物と心より感謝申し上げます。
つきましては、日頃のご厚誼に感謝を込め、下記の通り記念祝賀会を開催いたします。
ご多用中誠に恐縮ではございますが、ぜひご参加くださいますようお願い申し上げます。
●創立○周年記念祝賀会の詳細
日時:令和○年○月○日(○曜日)午後○時~○時
場所:○○ホテル ○階 ○○の間
住所:東京都○○区○○ ○丁目○番地
アクセス:○○駅より徒歩○分 ※地図リンクを添付
会費:○○○○円
●出欠回答について
お手数ではございますが、○月○日(○曜日)までに、下記までご回答をお願いいたします。
・返信メール
・総務部□□まで直接連絡
今後とも変わらぬご支援ご指導を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。
……………………………………
総務部 □□
内線:○○○
E-mail:***@****.***.**
……………………………………

まとめ


祝賀会の案内状は、お祝いの気持ちを伝えるとともに、必要な情報を正確に伝える大切な文書です。基本的なマナーと構成を押さえておけば、失礼のない案内状を作成できます。
案内状には、祝賀会の目的、日時、会場、会費、出欠の返信方法など、必要な情報を漏れなく記載しましょう。文面は丁寧な言葉遣いを心がけ、お祝いの雰囲気が伝わる明るい印象にすることがポイントです。
送付時期は、1~2ヶ月前が目安です。参加者が予定を調整しやすいよう、余裕を持って送りましょう。また、返信期限も明確に設定し、出欠確認がスムーズに進むよう配慮することが大切です。
この記事で紹介したテンプレートやポイントを参考に、心のこもった案内状を作成してください。

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