送別会で幹事を任されて「予算」に悩んでいませんか？

どれくらいの参加費が妥当なのか、飲食代だけでいいのかなど、気になりますよね。

本記事では、初めて送別会の幹事を務める方でもスムーズに予算が立てられるよう以下の通り解説します。

• 送別会の一人当たり予算相場
• 送別会の予算の決め方
• 送別会の予算は会社負担になるのかどうか

ぜひ、本記事を参考にしながら、予算を組むときの判断基準としてお役立てください。

送別会の予算相場は一人当たり3,000円～5,000円

送別会の一般的な予算相場は一人当たり3,000円～5,000円です。予算は参加人数や送別会の内容によって幅があるため、5,000円以上になることもあります。ちなみに、送別会の主役からは参加費を徴収しません。

参加費が高すぎると参加者の負担が大きくなりますし、参加費が低すぎると参加者の満足度が下がりますので、あくまでも「相場」は目安として考えながら規模や主役の立場に応じて適切な予算を立てましょう。

送別会予算の基本的な決め方

ここでは、送別会の予算を「飲食代」「プレゼント代・花代」「会場費」「予備費」の項目に分けて解説します。最終的には参加者から徴収する参加費に反映されるため、しっかりとポイントを押さえて予算を決めましょう。

飲食代

送別会の予算相場である一人当たり3,000円～5,000円を飲食代だけに充てると別の費用を加算したとき参加費が増大します。送別会に必要な予算は飲食代以外にプレゼント代、花代、会場費、当日の追加オーダーや延長料などに対応するための予備費があるためです。

たとえば相場の下限である3,000円を飲食代に設定しておいて料理ジャンルや料理プランのグレードをつかむのもひとつ。そこから別の費用との兼ね合いを調整しながら飲食代を少しずつ上げてみてはどうでしょうか。

プレゼント代・花代

送別会では主役に贈るプレゼントや花束を用意しますので、それぞれの予算の立て方を見ていきましょう。

まずは1人当たりの予算500円～1,000円程度でプレゼント代・花代の予算総額がいくらになるか、参加人数から算出して妥当なラインを決めていきましょう。

送別会のプレゼントや花束については詳しく書かれた記事がありますので、よければ合わせてご参照ください。

【女性・男性】送別会のおすすめプレゼント20選！喜ばれるギフトや相場を紹介

送別会で贈る花束選びのポイント5選｜予算に合わせてご紹介

会場費

送別会の会場によっては会場費が発生するかもしれません。ホテルの宴会場やレストランの貸切などで施設使用料が別途必要になったり、予約条件に最低保証料金を設定している会場なら参加人数が減ったとしても保証料を請求されたりします。

会場費は宴会プランに含まれているのか、会場の設備は無料で使用できるのか、会場によって料金システムが異なるため必ず事前に確認しておきしましょう。

予備費

予備費は「もしも」の費用が発生した場合に備えて計上しておきたい予算です。送別会当日に予約プラン以外のメニューをオーダーした場合の追加料金、直前のキャンセルで参加人数が減った場合に補完する不足金、送別会が盛り上がって一次会をそのまま続行した場合の延長料金など。

いくらか予備費を予算に組んでおくと、想定外の事態が起きても参加者に追加徴収をお願いしないですみます。もし予算が余った場合は二次会の費用に回したり、別の社内飲み会の予算に充てたり、参加者全員で割って返金したりするとよいでしょう。

送別会予算の決め方を工夫するには？

送別会といっても規模や参加者層によってさまざまなので、基本的な決め方を土台にして工夫するのも予算決めのポイント。参加率が下がると主役の門出を盛り上げられませんから、参加者に寄り添った参加費設定をして参加者の負担を減らしましょう。

• お得なプランで飲食代を抑える
• 全員一律の参加費なら公平性が出る
• 役職によって金額差をつけてもよい
• 送別会の内容によって適正に設定する
• 飲む人にも飲まない人にも配慮する

それぞれ具体的に見ていきましょう。

お得なプランで飲食代を抑える

たとえば「宴会プラン」「歓送迎会プラン」など、全員一律で大皿料理やコース料理をオーダーすると飲食代の予算が立てやすく当日の食事も落ち着いて楽しめます。また、早めの予約で早期割引を狙ったり、幹事無料のプランで安くつけて一人当たりの負担を減らしたり。

ただ、予約する際は「仮予約はいつまでできるのか」「キャンセルや人数変更はいつまで可能か」などを確認しましょう。いくらお得なプランでも参加人数に大きなズレが生じると無駄な経費が余分にかかってしまうため、だいたいの参加人数がかたまってからの予約がおすすめです。

全員一律の参加費なら公平性が出る

たとえば「同期だけ」「一般社員だけ」などでの送別会なら全員一律の参加費で公平性を出すのもひとつ。ただ、この場合に気をつけたいのが「正規」「非正規」といった立場の違いです。

たとえ年代や入社時期が同じでも、収入に差があるようなら契約社員やアルバイト社員の参加費を必ずしも同額にする必要はありません。一人でも多くの参加を募るには相手に寄り添った参加費を設定するのがポイントです。

役職によって金額差をつけてもよい

もし幅広い年代や立場の参加者が集まる送別会なら、事前に相談した上で役職によって参加費を高く設定するのも「あり」です。送別会では上司や責任者などから「寸志」としてカンパがいただけることもありますので、高役職の方が「多めに出す」というのは一般的に不自然なことではありません。

送別会の内容によって適正に設定する

もし、送別会が「部署だけで」「同期だけで」「チームだけで」というような普段の飲み会と変わらないものなら参加費を安く設定してもよいでしょう。逆に社外関係者などの来賓も招いたフォーマル度の強いものなら高めに設定します。

また、送別理由が「主役の勤続年数が数年で支店に異動する」と「長年お世話になった部長が定年退職を迎える」とでは重みが違いますから、プレゼント代や花代で差をつけるのもポイントです。

飲む人にも飲まない人にも配慮する

送別会では、お酒を「飲む人」「飲まない人」が混在します。お酒を飲まない人が多く参加しているのにアルコール飲み放題のプランを付けると飲めない人の不満につながりかねません。かといってドリンク飲み放題でないと飲食代が膨らみます。

飲み放題は「希望者」だけでなく予約条件として全員一律に付くため、アルコール以外のドリンクが豊富にあるプランを選ぶか飲む人と飲まない人で参加費に差をつけるかなどして、できるだけ参加者に不公平感が出ないよう配慮しましょう。

送別会の参加費は「いつ」徴収する？

送別会の参加費は、ずばり前日までの事前徴収がおすすめ。当日、スタート前やお開きのタイミングで徴収するとなると忙しくて徴収漏れや釣り銭の渡し忘れなどあるかもしれません。

幹事の仕事は当日も盛りだくさんですから、できるだけ事前に徴収しておき当日はゆとりをもって宴会を進行させましょう。徴収にあたっては参加者リストを作成しておき徴収のタイミングでチェックを入れていくと便利です。

また、送別会の終了後は会計や収支報告があるため、レシートや領収書を必ず受け取ります。もし追加オーダーや延長などで予定外の出費が発生した場合は、会計や追加徴収がスムーズに運ぶよう明細も忘れず残しておきしましょう。

送別会の予算は会社負担にできる？

もしかしたら送別会の予算を立てていて「これって会社負担にならないの？」と疑問に思うかもしれません。ここでは、送別会の予算にまつわる「会社負担」について解決しておきましょう。

従業員全体が対象など事情によっては会社負担になる場合も

もし送別会が従業員全体を対象として会社が主催する場合は会社負担になるかもしれません。たとえば「営業部だけで」「同期だけで」と一部の従業員だけで開催される場合は経費として認められないでしょう。

ただ、月ごとに使える一人当たりの経費（福利厚生費）を決めている会社であれば一部の従業員だけでの開催でも負担してもらえるかもしれません。あとは「組合費」や「社内積立」などが給与から天引きされている場合は送別会の規模や内容によって会社負担になるかどうかが決まるでしょう。

一部の従業員だけでの開催なら自己負担になるのが一般的

部署や班など社内の一部に限定したメンバーで送別会を開催する場合は全額自己負担になるのが一般的です。ただし、上司や会社から「寸志」という形でカンパが出る場合もあります。

送別会の費用的運用は主役の立場、送別会の規模、会社の規則などによってさまざまですので、会社主催の全従業員を対象とした送別会でない場合は会社負担を期待しないのが無難です。

まとめ

送別会の予算は「一人当たり3,000円～5,000円」が相場です。送別会では飲食以外にも「プレゼント代」「花代」「会場費」「予備費」なども予算に計上し、予定している送別会に合わせてふさわしい予算を立てましょう。

また、参加者の負担を減らして参加率を上げたいなら効果的な方法で予算の決め方を工夫するのもポイント。

• お得なプランで飲食代を抑える。
• 全員一律の参加費なら公平性が出る。
• 役職によって金額差をつけてもよい。
• 送別会の内容によって適正に設定する。
• 飲む人にも飲まない人にも配慮する。

送別会は主役の立場や勤続年数、送別理由、参加者層、参加人数などによっても予算の決め方に差が出るため、相場を参考にしながら適切な予算を設定しましょう。

ぜひ、本記事で紹介した予算の決め方や予算を組むときの工夫を参考にしながら、これからの送別会準備に役立ててください。