忘年会の幹事を任されて悩むのが「予算」ではないでしょうか。
どれくらいの予算が妥当なのか、どのように予算を決めるのかなど、気になりますよね。
本記事では、初めて忘年会幹事を務める方でも適切な予算が組めるよう以下の内容をご紹介。
- 忘年会の一人当たり予算相場
- 忘年会の予算の立て方
- 忘年会の予算を抑える方法
- 忘年会の予算は会社負担になるのかどうか
ぜひ、本記事を参考にしながら、忘年会予算を決める際の判断基準としてご活用ください。
忘年会の予算相場は一人当たり4,500円～4,600円
忘年会の予算を立てるとき参考になるのが「相場」です。ホットペッパーグルメ外食総研が実施したアンケート調査（2022年12月～2023年1月の忘新年会を対象に2022年9月20日～2022年9月30日まで実施）よると、一人当たりの平均予算は4,500円～4,600円であることがわかります。これから忘年会の予算を立てる場合は相場を目安に企画しましょう。
忘年会の予算の立て方
忘年会の予算は項目ごとに考えると立てやすくなります。ここでは、忘年会の予算を「飲食代」「景品代」「会場費」「予備費」の項目に分けて立て方のポイントを解説します。
飲食代
忘年会の予算のメインは飲食代です。忘年会の予算相場である一人当たり4,500円～4,600円を採用するのであれば飲食代は4,000円程度に収める必要があります。飲食代以外に景品代や会場費、当日の追加オーダーなどに対応するための予備費も予算として組むためです。
まずは料理ジャンルや料理プランなどを調べて、どの程度のグレードで手配するかを決めましょう。参加者層や忘年会の規模によって相場より低くしたり高くしたり調整するのもポイント。とことん飲食の質にこだわるのか、とにかく参加費を抑えて参加率を上げるのか、どのような忘年会が喜ばれるかにフォーカスしましょう。
景品代
一般的に忘年会で用意する景品には豪華な「目玉景品」とゲームの参加賞のような「サブ景品」があります。必ずしも景品を用意する必要はありませんが、ビンゴやクイズなどのゲームを実施して景品が当たるようにすると参加率が上がるかもしれません。
～景品選びのポイント～
- 景品は参加人数の3割～4割ほどを用意する。
- 景品のうち1割を目玉景品にする。
- 景品のうち3割を高めのサブ景品にする。
- 景品のうち6割を安めのサブ景品にする。
～景品の予算の立て方例～
- 参加者30名×景品代1000円＝3万円
- 景品総数10個
- 目玉景品1個（2万円～1万円）
- サブ景品9個（1万円～2万円）
景品は多すぎると予算が高くついたり盛り上がりに欠けたりしますし、少なすぎると参加者を損した気分にさせてしまいますので、忘年会の規模に合わせたバランスで準備しましょう。
忘年会の景品については詳しく書かれた記事がありますので、よければ合わせてご参照ください。
会場費
忘年会の会場によっては飲食代と別に会場費を支払います。たとえばホテルの宴会場やレストランの貸切などは施設使用料がかかったり、最低保証料金を予約条件にしている会場であれば参加人数に関わらず保証料を請求されたり。会場費が発生する場合は「飲食代」＋「景品代」＋「会場費」を参加費の予算として組みます。料金システムは会場によって差があるため、事前に確認しておくようにしましょう。
忘年会の会場選びについては詳しく書かれた記事がありますので、よければ合わせてご参照ください。
予備費
もし、忘年会の当日に予約していたプラン以外のメニューをオーダーすると追加料金が発生します。また、直前のキャンセルで参加人数が大幅に減った場合は徴収金額も減って会場への支払い金が足りなくなります。参加者から追加徴収すれば清算はできますが参加者の不満につながりかねません。
思いがけないハプニングで参加者に追加徴収をお願いすることのないよう、いくらか予備費を予算に組んでおくのも大切なポイント。仮に予算が余った場合は翌年の新年会予算に加えたり、参加人数で割って参加者全員に返金したりしましょう。
忘年会の予算を抑える方法5つ
忘年会の予算相場や予算の立て方がわかっても、さらに「一人当たりの予算を下げたい」ということであれば予算を効果的に抑えましょう。ここでは、忘年会の予算を抑える方法を紹介しますので、ぜひ、これからの予算決めに役立ててください。
- お店の忘年会プランを活用する
- 忘年会プランの早期割引を狙う
- ケータリングを利用し社内で開催する
- 景品の数を減らし目玉景品だけにする
- オンラインでリモート開催する
それぞれ具体的に見ていきましょう。
お店の忘年会プランを活用する
忘年会シーズンが近づくと、ホテルやレストランなどではお得な忘年会プランが販売されます。大皿で取り分ける宴会料理のほか、一人一皿で提供されるコース料理や食べ放題のビュッフェなどジャンルもスタイルもさまざま。予約の段階で金額がわかっているため会場で注文する手間も予算とにらめっこするストレスもありません。
さらに飲み放題付きプランならドリンクも予算を気にせずオーダーできます。ただ、飲み放題プランは「希望者だけ」に付くのではなく予約全体のデフォルトとして全員に付くため、参加者層に合わせないとお得でなくなるかもしれません。また、お酒が飲めない参加者に配慮し、「どんなラインナップなのか」「どれくらい種類があるのか」など飲み放題のメニューもチェックしておきましょう。
忘年会プランの早期割引を狙う
お店によっては忘年会プランの早期割引を実施している場合があります。忘年会の予約が始まる10月以降は飲食店の予約サイトでも早期割引プランの掲載が増えますので、こまめに検索していきましょう。
ただ、あまりにも早く予約すると参加人数が集まらない場合は予算が足りなくなりますので、だいたいの参加人数をつかんでから予約するのが無難です。お店を予約する際は「いつまでキャンセルや人数変更が可能か」「仮予約はできるのか」などを確認してリスク回避しながら最大限に予算が抑えられるよう調整しましょう。
ケータリングを利用し社内で開催する
お店ではなく社内で忘年会を開催するのもひとつ。ケータリングを利用すれば、お店と同グレードの料理がリーズナブルに楽しめます。もちろん「ケータリング」＝「安い」というわけではないので、運営会社や料理プランを見極めながら選ぶのもポイント。
たとえば小分けビュッフェや一人ずつの小分け盛りなどにして一人当たりの予算を計算しやすくしたり、予算からプラン検索したりすると選びやすいでしょう。また、ドリンクは自分の好きな飲み物を飲む分だけ参加者に用意してもらうと参加者の負担も公平になります。
景品の数を減らし目玉景品だけにする
忘年会の楽しみのメインは飲食ですから、あまり飲食代を削りすぎると参加者の不満につながります。どうしても景品を準備したいのであれば、総数を減らして目玉景品だけにしてはどうでしょうか。
たとえば参加人数30名で一人当たり500円を景品代にすると1万5千円が集まる計算。目玉景品が1つなら1万5千円の予算、2つでも1万円と5千円の予算などにでき高価な景品が準備できます。
参加者に喜ばれる目玉景品のポイントは「自分では買わないけど貰えたら嬉しいもの」「いつも使っている実用品の高級なもの」「たくさんの選択肢から自分の好みで選べるもの」ですので、これから景品を選ぶときの参考にしてください。
～目玉景品におすすめ～
- 有名ブランドのスイーツ
- 美容家電、日用家電
- グルメチケット
- 旅行チケット
- 体験型カタログギフト
オンラインでリモート開催する
オンライン飲み会が定着してきた新時代はリモート忘年会を開催する会社も増えています。オンラインでの忘年会では参加者それぞれが自分の好みで料理やドリンクを用意できますので予算も参加者にゆだねられます。
もし、話のネタになるよう「全員で同じ料理を楽しみたい」という場合は宅配サービスを利用するのもおすすめ。宅配サービスなら一括で料理を手配してもらえますし、プランも予算に合わせて選べます。料理とゲームが一体になったオンライン飲み会向けのプランもあるので選択肢のひとつにいかがでしょうか。
忘年会の予算は会社負担にならないの？
忘年会の予算を立てていて「忘年会費用は会社負担にならないの？」と疑問に思う幹事さんもいるかもしれません。ここでは、忘年会の予算にまつわる素朴な疑問を解決しておきましょう。
近年の傾向は全員一律金額の自己負担制
忘年会の予算を全員一律金額の自己負担で実施するのは役職を問わず公平な出費であるため。また、忘年会に参加するかどうかも社員に自分で決めやすくする目的もあります。いくら会社が主催するものであっても、自由参加の忘年会は自己負担制で開催されるのが一般的な傾向です。
従業員の慰安が目的なら会社負担になる
たとえば会社が「従業員の慰安」を目的に忘年会を主催し、社員全員に参加をうながした場合は福利厚生費が充てられるため会社負担になるのが通例です。とはいえ予算を無制限に立てられるわけではなく、平均予算に見られるような社会通念上で妥当とされる金額でなければ会社の全額負担はむずかしいでしょう。
まとめ
忘年会の予算は、ここ数年の動向からわかるように「一人当たり4,500円～4,600円」が相場です。忘年会では飲食以外にも「景品代」「会場費」「予備費」などが必要な場合もあるため、規模や参加者層に合わせた内容を決めながら予算を立てていきましょう。
また、参加者の負担を減らすため参加費を下げたいのであれば効果的な方法で予算を抑えます。
- お店の忘年会プランを活用する。
- 忘年会プランの早期割引を狙う。
- ケータリングを利用し社内で開催する。
- 景品の数を減らし目玉景品だけにする。
- オンラインでリモート開催する。
参加者を内容で喜ばせつつ予算を抑えるには「どこ」を「どれだけ」削ればいいか、バランスを考えながら調整しましょう。ぜひ、本記事で紹介した予算の立て方や予算の抑え方を参考に、これからの準備に役立ててください。
忘年会幹事の仕事全般については詳しく書かれた記事がありますので、よければ合わせてご参照ください。
