歓迎会の案内メールを作成するにも、基本的なフォーマットがわからなければ作業が進みませんよね。また、『相手によって文面を変えるべき？』などマナーも気になるのではないでしょうか。
本記事では、歓迎会の案内メールで失敗しないよう、書き方ポイントやケース別での文例を紹介します。ぜひ、本記事を参考にして案内メールの作成にご活用ください。
歓迎会の案内メールを書くときのポイント
歓迎会の案内メールでは一人でも多くの参加者を増やしたり、参加者の負担を減らしたりするのがポイント。
- 対象者に合わせて案内文を作り分ける
- 件名は簡潔かつ目立つように工夫する
- 必要な情報をわかりやすく盛り込む
ここで解説する3つのポイントを押さえて適切な案内メールを作成しましょう。
対象者に合わせて案内文を作り分ける
歓迎会の案内メールは既存社員のほか、歓迎会の主役である新任者、取引先などの社外関係者に送る場合がありますので、対象者に合わせた文面で作り分けましょう。
たとえば新任者にも「新入社員」「人事異動の上司」「人事異動の同僚」「中途入社の社員」があり、それぞれにふさわしい挨拶や必要事項で作成します。
件名は簡潔かつ目立つように工夫する
歓迎会の案内メールであることが相手にすぐわかるよう、簡潔かつ目立つ件名にしましょう。
例：【出欠返信〆：◯/◯（◯）◯時まで】新入社員歓送迎会（◯/◯）のご案内
このように【】を使ったり、日付を入れたりすると緊急性や重要性が増して相手の目に留まりやすくなります。
必要な情報をわかりやすく盛り込む
案内メールには必要な情報を盛り込み、出欠確認をスムーズにさせたり、参加者が訪れやすくしたりしましょう。
～必要な情報～
- 開催日時
- 場所
- 参加費と支払い方法
- 出欠の返信方法や返信期日
- お店の地図や最寄り駅からのアクセス
- 幹事の連絡先
また、文章だけでなく箇条書きも活用して案内メールをわかりやすくスッキリさせるのもポイントです。
歓迎会の案内メール文例（社内・参加者向け）
ここでは、社内向け・参加者向けのケース別で案内メール文例を紹介します。
新入社員歓迎会の社内向けメール
件名：【出欠返信〆：◯/◯（◯）◯時まで】新入社員歓送迎会（◯/◯）のご案内
○○各位
お疲れ様です。〇〇部の〇〇です。
新年度を迎え、当社では〇名の新入社員を迎えることとなりました。
つきましては、新入社員〇名の入社を歓迎するとともに今後の活躍を祈念し、下記の通り歓迎会を開催いたします。
お忙しいところお手数おかけしますが、準備の都合上、◯月◯日（◯）◯時までに幹事◯◯宛（Mail: xxxxxxxx@xxxxx.com）に出欠のご返信をいただけますようお願いいたします。
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令和●年度 新入社員歓迎会
日時：令和●年●月●日（●）／午後●時●分～
場所：居酒屋●●●●（□□の名前で予約しております）
電話：●●-●●●-●●●●（添付の地図をご参照ください）
住所：東京都○○区○○ 1-1-1（地図:http:～～URL）
アクセス：○○線 ○○駅より徒歩1分
参加費：●,●●●円（後日集金いたします）
問い合わせ先：幹事 ○○部 ○○ 携帯: 090-xxxx-xxxx
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(以下署名)
新入社員が1名～数名の場合は「当社では〇○さんを新入社員として迎えることとなりました。」と名前を表記してもよいでしょう。幹事より先に会場に到着する人のため予約名を明記したり、参加費の徴収について明示したりするとわかりやすくなります。
上司の就任歓迎会の社内向けメール
件名：【要返信：◯/◯〆】○○部長 就任歓迎会のご案内と出欠確認
○○各位
お疲れ様です。
このたび、本年度より当支店にご就任なさいました〇〇部長の歓迎会を下記の通りに開催いたします。
お忙しいところお手数おかけしますが、準備の都合上、◯月◯日（◯）◯時までに幹事◯◯宛（Mail: xxxxxxxx@xxxxx.com）に出欠のご返信をいただけますようお願いいたします。
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○○部長歓迎会
日時：令和●年●月●日（●）／午後●時●分～
場所：居酒屋●●●●（□□の名前で予約しております）
電話：●●-●●●-●●●●（添付の地図をご参照ください）
住所：東京都○○区○○ 1-1-1（地図:http:～～URL）
アクセス：○○線 ○○駅より徒歩1分
参加費：●,●●●円（後日集金いたします）
問い合わせ先：幹事 ○○部 ○○ 携帯: 090-xxxx-xxxx
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(以下署名)
件名に上司の名前と役職を記載して重要性をもたせましょう。幹事より先に会場に到着する人のため予約名を明記したり、参加費の徴収について明示したりするとわかりやすくなります。
同僚の異動歓迎会の社内向けメール
件名：【要返信：◯/◯〆】○○さん歓迎会のご案内と出欠確認
○○各位
お疲れ様です。
このたび、○○支店より異動となられた〇〇さんをお迎えすることとなりました。
つきましては、新しい仲間を歓迎するとともに社内での親睦を深めるため、下記の通り歓迎会を開催いたします。
お忙しいところお手数おかけしますが、準備の都合上、◯月◯日（◯）◯時までに幹事◯◯宛（Mail: xxxxxxxx@xxxxx.com）に出欠のご返信をいただけますようお願いいたします。
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○○さん歓迎会
日時：令和●年●月●日（●）／午後●時●分～
場所：居酒屋●●●●（□□の名前で予約しております）
電話：●●-●●●-●●●●（添付の地図をご参照ください）
住所：東京都○○区○○ 1-1-1（地図:http:～～URL）
アクセス：○○線 ○○駅より徒歩1分
参加費：●,●●●円（後日集金いたします）
問い合わせ先：幹事 ○○部 ○○ 携帯: 090-xxxx-xxxx
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(以下署名)
件名に同僚の名前を記載して重要性をもたせ、案内文では元の勤務先も記入しておきましょう。幹事より先に会場に到着する人のため予約名を明記したり、参加費の徴収について明示したりするとわかりやすくなります。
中途入社の歓迎会の社内向けメール
件名：【要返信：◯/◯〆】○○さん歓迎会のご案内と出欠確認
○○各位
お疲れ様です。
このたび、当社に入社された〇〇さんをお迎えすることとなりました。
○○さんは○○の分野で活躍され、当社では主に○○の業務に就かれ○○ます。
つきましては、○○さんを歓迎するとともに社内での親睦を深めるため、下記の通り歓迎会を開催いたします。
お忙しいところお手数おかけしますが、準備の都合上、◯月◯日（◯）◯時までに幹事◯◯宛（Mail: xxxxxxxx@xxxxx.com）に出欠のご返信をいただけますようお願いいたします。
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○○さん歓迎会
日時：令和●年●月●日（●）／午後●時●分～
場所：居酒屋●●●●（□□の名前で予約しております）
電話：●●-●●●-●●●●（添付の地図をご参照ください）
住所：東京都○○区○○ 1-1-1（地図:http:～～URL）
アクセス：○○線 ○○駅より徒歩1分
参加費：●,●●●円（後日集金いたします）
問い合わせ先：幹事 ○○部 ○○ 携帯: 090-xxxx-xxxx
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(以下署名)
中途入社する人については簡潔な紹介文を入れるとよいでしょう。幹事より先に会場に到着する人のため予約名を明記したり、参加費の徴収について明示したりするとわかりやすくなります。
参加者のみへの社内向けメール
件名：【◯/◯】○○○○歓迎会のご案内
○○各位
お疲れ様です。
先日は表題の件につきまして、出欠可否の返信にご協力いただきありがとうございました。
○○○○歓迎会についての詳細が決定しましたので、下記の通りご案内いたします。
もし、急用などで欠席される際は、至急、幹事◯◯宛（Mail: xxxxxxxx@xxxxx.com）にご連絡をいただけますようお願いいたします。
尚、本メールは参加される方のみに送付しております。
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○○○○歓迎会
日時：令和●年●月●日（●）／午後●時●分～
場所：居酒屋●●●●（□□の名前で予約しております）
電話：●●-●●●-●●●●（添付の地図をご参照ください）
住所：東京都○○区○○ 1-1-1（地図:http:～～URL）
アクセス：○○線 ○○駅より徒歩1分
参加費：●,●●●円（後日集金いたします）
問い合わせ先：幹事 ○○部 ○○ 携帯: 090-xxxx-xxxx
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(以下署名)
参加予定者が不参加となった場合に備え、案内文では早めに連絡がもらえるよう緊急性をもたせましょう。幹事より先に会場に到着する人のため予約名を明記したり、参加費の徴収について明示したりするとわかりやすくなります。
歓迎会の案内メール文例（社外・新任者向け）
ここでは、社外向け・新任者向けのケース別で案内メール文例を紹介します。
取引先などへの社外向けメール
件名：会食のお知らせ
皆様におかれましては、ますます御清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、心よりお礼申し上げます。
さて、このたび、弊社の組織改編により○○部長として○○支店より○○が就任いたしました。
つきましては、お世話になっております皆様をお招きし、○○との親睦を深めていただければと心ばかりの会食を開催したく存じます。
なお誠に勝手を申し上げますが、参加いただける皆様におかれましては○月○日までに幹事（◯◯）までご連絡をいただければ幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
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日時：令和●年●月●日（●）／午後●時●分～
場所：居酒屋●●●●（□□の名前で予約しております）
電話：●●-●●●-●●●●（添付の地図をご参照ください）
住所：東京都○○区○○ 1-1-1（地図:http:～～URL）
アクセス：○○線 ○○駅より徒歩1分
問い合わせ先：幹事 ○○部 ○○ 携帯: 090-xxxx-xxxx
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(以下署名)
社外の関係者へは招待のニュアンスで案内するのが好ましいため、件名には「会食」と記載し、参加費については明記せず徴収もしません。
新入社員への案内メール
件名：新入社員歓迎会のご案内
各位
お疲れ様です。
先日お伝えしました通り、新入社員の皆さんとの親睦を深めるため、下記の通り歓迎会を開催いたします。
社員一同心よりお待ちしておりますので、ぜひ、ご参加ください。
もし、何かのご事情で不参加となられる場合は、至急、幹事◯◯宛（Mail: xxxxxxxx@xxxxx.com）にご連絡をいただけますようお願いいたします。
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令和●年度 新入社員歓迎会
日時：令和●年●月●日（●）／午後●時●分～
場所：居酒屋●●●●（□□の名前で予約しております）
電話：●●-●●●-●●●●（添付の地図をご参照ください）
住所：東京都○○区○○ 1-1-1（地図:http:～～URL）
アクセス：○○線 ○○駅より徒歩1分
問い合わせ先：幹事 ○○部 ○○ 携帯: 090-xxxx-xxxx
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(以下署名)
歓迎会の主役なので参加費は明記も徴収もしません。強制ではないため、不参加となる社員へも配慮しましょう。
就任してきた上司への案内メール
件名：歓迎会のご案内
○○部長
メールにて失礼いたします。
先日お知らせしました通り、○○部長のご就任をお祝いするため、ささやかながら歓迎会を下記の通り開催いたします。
お忙しいこととは存じますが、社員一同心よりお待ちしておりますので、ぜひ、ご出席くださいますようお願いいたします。
何かございましたら、幹事◯◯（090-xxxx-xxxx）にご連絡をいただけますようお願いいたします。
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○○部長歓迎会
日時：令和●年●月●日（●）／午後●時●分～
場所：居酒屋●●●●（□□の名前で予約しております）
電話：●●-●●●-●●●●（添付の地図をご参照ください）
住所：東京都○○区○○ 1-1-1（地図:http:～～URL）
アクセス：○○線 ○○駅より徒歩1分
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(以下署名)
歓迎会の主役なので参加費は明記も徴収もしません。事前に予定を確認した上で開催日程を決めておきましょう。
異動や中途入社の社員への案内メール
件名：歓迎会のご案内
○○さん
お疲れ様です。
先日お知らせしました通り、○○さんの着任（入社）をお祝いするため、ささやかながら歓迎会を下記の通り開催いたします。
社員一同心よりお待ちしておりますので、ぜひ、ご出席くださいますようお願いいたします。
何かございましたら、幹事◯◯（090-xxxx-xxxx）にご連絡をいただけますようお願いいたします。
＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
○○さん歓迎会
日時：令和●年●月●日（●）／午後●時●分～
場所：居酒屋●●●●（□□の名前で予約しております）
電話：●●-●●●-●●●●（添付の地図をご参照ください）
住所：東京都○○区○○ 1-1-1（地図:http:～～URL）
アクセス：○○線 ○○駅より徒歩1分
＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
(以下署名)
歓迎会の主役なので参加費は明記も徴収もしません。事前に予定を確認した上で開催日程を決めておきましょう。
まとめ
歓迎会の案内メールはポイントを押さえて適切に作成すると失敗しません。
ここで基本的なポイントをおさらいしましょう。
- 対象者に合わせて案内文を作り分ける
- 件名は簡潔かつ目立つように工夫する
- 必要な情報をわかりやすく盛り込む
案内メールを受け取った相手にとって「目に留まりやすい」「出欠の返信がしやすい」「会場にアクセスしやすい」ということがクリアできているか、相手に応じた挨拶やお知らせができているか、よく確認してから送信しましょう。
ぜひ、本記事で紹介した文例も活用し、実際のメール作成に役立ててくださいね。
