表彰式の開催が決まって「会場はどこにしよう？」とお悩みなら本記事は必見です！

本記事では、表彰式を成功させるため押さえておきたい会場選びのポイントについて解説。

大切なイベントを成功に導く運営のポイントも紹介します！

ぜひ、本記事を参考にしながら今後のイベント準備をすすめてくださいね！

表彰式を成功させる会場選びのポイント8つ

ここでは、表彰式を成功させるための会場選びポイントを紹介します。

• 参加人数に見合ったキャパシティ
• テーマに沿ったレイアウト
• 表彰式に適したセッティング
• 表彰式の盛り上げに必要な設備
• 使いやすく不都合のない搬入経路
• 予算内で収まる適切な料金
• トラブル回避のための会場規定
• イベント会場までのアクセス

それぞれ詳しく見ていきましょう。

参加人数に見合ったキャパシティ

表彰式の会場は参加人数に見合った適切なキャパシティで選びましょう。キャパシティが小さいと参加者全員を収容できませんし、逆に必要以上に大きいと空席が増えてイベントが盛り上がりません。

テーマに沿ったレイアウト

どのような表彰式にするのかを決め、ふさわしいレイアウトでイベントを実施しましょう。よくある表彰式のレイアウトは大きく分けて3つのパターンがあります。

スクール形式

スクール形式は必要に応じてテーブルを設け、客席の中央に通路を設置するパターン。受賞者の「花道」として対象者が華々しく登壇できます。

シアター形式

シアター形式はテーブルを置かず前方にスクリーンとステージを設置するパターン。登壇者に注目が集まるスタイルで、登壇者は客席の脇を通ってステージに登壇する形です。

正餐形式

 

円形のテーブルを交互に配列したパターン。食事会を兼ねた表彰式や大規模な表彰式に適します。規模に応じてスクリーンの設置を増やすと、どの席からでもステージの様子が見やすくなります。

表彰式に適したセッティング

表彰式ではステージを正面に見て右側を「上手（かみて）」、左側を「下手（しもて）」とし、表彰される人は「上手」に、表彰する人は「下手」に立つのが基本です。もちろん表彰式のテーマによって立ち位置を変えてもかまいません。

セッティングを考えるときは、すべての客席からステージが見えるかを確認します。司会や受賞者をステージの近くに配席するのもポイントです。

表彰式の盛り上げに必要な設備

表彰式では、さまざまな設備を使った演出でイベントを盛り上げます。どのような表彰式にするか企画を練りながら必要な設備をピックアップし、会場に完備されているか事前に確認しておきましょう。

使いやすく不都合のない搬入経路

表彰式で使う機材や備品、受賞者や出席者に贈る記念品といった搬入物を会場に持ち込むときの搬入経路を確認します。荷物の搬入がしやすいかはもちろん、登壇者の動きを遮ったり、配布物や展示物の設置の邪魔になったりなど不都合はないかなども見ておきましょう。

予算内で収まる適切な料金

表彰式にかかる費用は会場費だけではありませんから、しっかりと予算を立てて予算内に収まる料金の会場を選びましょう。会場の料金は立地や収容人数、時間帯などによって変動するため、テーマや企画との兼ね合いも考えながら適切な会場を押さえることが大切です。

トラブル回避のための会場規定

表彰式で会場とトラブルを起こさないよう事前に会場規定を確認しておきましょう。場合によっては退場や罰金といったペナルティを課せられることがあるため注意が必要です。

イベント会場までのアクセス

イベント会場までの至便なアクセスは参加率を上げたり、参加者の負担を減らしたりします。参加者目線で表彰式の会場にふさわしい場所かどうかを確認しておきましょう。

表彰式を成功させるための運営ポイント

ここでは、表彰式を成功させるための運営ポイントを紹介します。

• テーマに合わせた会場を選ぶ
• エンゲージメントが高まる工夫をする
• 時代や世代にマッチしたイベントにする
• 受賞者でなくても楽しめるよう企画する
• 受賞者をたたえるため特別な記念品を用意する
• 開催当日までに必ずリハーサルを行う
• 想定外の事態にも対応できるよう備えておく

それぞれ見ていきましょう。

テーマに合わせた会場を選ぶ

表彰式を「どこ」で開催するかによって表彰式の雰囲気はガラリと変わります。まず、どのような表彰式にしたいのかテーマを決め、テーマに合った会場を選びましょう。

よくある会場を例に、おすすめポイントを紹介します。

エンゲージメントが高まる工夫をする

表彰式を単なる評価の場とするのではなく、社員やメンバーとのつながりが強化できるよう、また、会社や組織への貢献意欲がわくようなイベントにしましょう。

受賞者にとっては「高く評価されている」「信頼されている」というモチベーションは今後の活躍につながります。受賞者でない参加者にとっても「期待されている」「大切にされている」という実感は愛社精神につながります。

エンゲージメントを高めるには、特別感のある演出で盛り上げたり、受賞者を含めた参加者全員が楽しめる企画を考えたりすることがポイントです。

時代や世代にマッチしたイベントにする

いわゆる厳格で堅苦しいイメージの表彰式も悪くはありませんが、表彰式の主役に合わせたテーマや企画、演出でイマドキな表彰式を開催するのも参加者を満足させるポイントです。

たとえば業界や社風に合わせた個性的で楽しいイベントの中で表彰式を実施したり、学園祭のように社員やメンバーに表彰式の内容を考えてもらったり、時代や世代にマッチする工夫で表彰式を盛り上げましょう。

受賞者でなくても楽しめるよう企画する

表彰式は受賞者を評価するためだけのイベントではありません。受賞者以外の参加者を楽しませることで「次こそは自分も！」とモチベーションアップにつなげられます。

また、受賞に限らず日々の取り組みへの意欲を向上させられれば組織が活性するため、表彰式で参加者満足を重視するのは大切なポイント。華々しい演出や高揚感をもたらすBGM、受賞者にフォーカスした制作物などの企画を工夫して表彰式を盛り上げましょう。

受賞者をたたえるため特別な記念品を用意する

表彰式では表彰状のほか、受賞者をたたえる特別な記念品を用意しましょう。受賞者にとっては努力に対する具体的な褒章となって報われた気持ちになれますし、受賞者以外の参加者にとっては次の表彰式への明確な意欲につながります。

記念品は一律で高級品であればいいというわけではなく、賞のグレードによって差をつけたり、物品にこだわらず「体験できるもの」「自分で選べるもの」などを授与したり、表彰イベントそのものを盛り上げる工夫も必要です。

開催当日までに必ずリハーサルを行う

どれだけ素晴らしい企画でも、ぶっつけ本番で失敗しては意味がありません。表彰式のプログラムが決まったら、開催当日までに必ずリハーサルを行いましょう。運営スタッフはそれぞれの役割が問題なくこなせるか個々で確認します。

また、イベントの進行がスムーズに運ぶか全体での調整も必要です。実際のタイムスケジュールに合わせて時間内に収まるか、機材や設備を使った演出はイメージ通りかなど、本番さながらに実践しましょう。

想定外の事態にも対応できるよう備えておく

いくらリハーサルで進行がうまくいったとしても、表彰式当日は想定外の事態が起きるかもしれません。機材トラブルのほか、司会者や受賞者の遅刻、運営スタッフの突然の欠席といったハプニングなど、当日の「まさか」に備えて対応を考えておきましょう。

あらかじめ考えられるトラブルやハプニングを挙げておき、対策の方法を決めたり、対応に向けた判断を誰が行うのか話し合ったりしておくと想定外の事態が起きても慌てずにすみます。

まとめ

表彰式の会場を選ぶときは成功をイメージしながら具体的なポイントに沿ってしぼっていきましょう。

ここで改めて会場選びのポイントをおさらい。

• 参加人数に見合ったキャパシティ
• テーマに沿ったレイアウト
• 表彰式に適したセッティング
• 表彰式の盛り上げに必要な設備
• 使いやすく不都合のない搬入経路
• 予算内で収まる適切な料金
• トラブル回避のための会場規定
• イベント会場までのアクセス

また、表彰式を成功させるための運営ポイントも押さえておきましょう。

• テーマに合わせた会場を選ぶ。
• エンゲージメントが高まる工夫をする。
• 時代や世代にマッチしたイベントにする。
• 受賞者でなくても楽しめるよう企画する。
• 受賞者をたたえるため特別な記念品を用意する。
• 開催当日までに必ずリハーサルを行う。
• 想定外の事態にも対応できるよう備えておく。

ぜひ、本記事で紹介した内容を参考に、受賞者も受賞者以外の参加者も満足できるような表彰式を開催してくださいね！