同窓会を開くことになり、「何をやればいい？」「どのように進めるの？」「失敗しないためには？」とお悩みの幹事さんは必見です。
本記事では、同窓会幹事のやることリストを「開催前」「開催日」「開催後」に分けてご紹介。各項目では段取りのタイミングや失敗しないためのポイントも挙げていますので、準備の参考にしてください。
本記事をご活用いただければ同窓会幹事の仕事が具体的にわかるほか、スムーズに作業を進められるでしょう。
【開催前】同窓会幹事のやることリスト
ここでは、同窓会の開催前に幹事がやることをリストにして紹介します。
同窓会の企画
◆開催6か月前〜4か月前
どのような同窓会を開催するか企画しましょう。企画がかたまると必要な準備がわかりますし、同窓生への案内に訴求力が出せます。
～企画のポイント～
- 規模は？ 例：グループ、クラス、学年、エリア
- コンセプトは？ 例：○歳記念、卒業○周年記念、○○会
- 内容は？ 例：ホテルでフォーマルに、レストランでカジュアルに
同窓会までの計画
◆開催6か月前
同窓会の開催日を決めてから逆算で計画を立てましょう。お盆や年末年始、大型連休などに開催日を合わせると同窓生が参加しやすくなります。一方で、お日柄のいい大安や友引は結婚式と重なりやすいため、参加率や会場の確保を考えると避けるのが無難です。
～計画のポイント～
- 開催日時の決定（開催6か月前）
- メールやSNSでの告知（開催6か月前～4か月前）
- 案内状発送（開催3か月前）
- 出欠締切（開催3か月前〜1か月前）
- プログラム決定（開催1か月前）
- 最終打ち合わせ・リハーサル（開催2週間～1週間前）
幹事チームの編成
◆開催6か月前〜4か月前
同窓会の規模に合わせ、幹事チームを編成しましょう。たとえば、学年単位の大規模な開催なら1クラス2名前後に全体の代表を1名～2名を加えた人数が適正です。また、メンバーを性別・クラス・部活動に関係なく幅広い人脈から募るとチームに偏りが生じません。
～幹事メンバーにしたい人～
- 学級委員、生徒会長
- 部活動のキャプテン
- 当時の人気者
- リーダーシップのある同窓生
- 母校に勤務している同窓生
会場の選定
◆開催4か月前
会場の選定で悩むのは参加人数の予測です。一般的に同窓会の参加率は3割前後とされていますから、参加人数の予測を立ててから会場の規模を決めましょう。
会場によっては最低保証料金が発生するため、最低参加人数を予測するのも大切です。いくつかの候補をしぼって仮予約しておくと最終調整がしやすくなります。
～会場選びのポイント～
- 地元の近くか、アクセス重視か。
- 料理ジャンルは何にするか。
- 参加人数と会場規模のバランスはどうか。
- 最低保証料金はいくらか。
- 人数調整が利く立食ビュッフェがおすすめ。
会場の予約
◆開催4か月前
ホームページや口コミサイトだけに頼らず、できれば会場を下見しましょう。実際の広さや雰囲気のほか、会場までのアクセス、サービスの質などは現地に出向かなければわかりません。また、会場の利用システムを確認しておきましょう。
～予約前の確認ポイント～
- 利用可能時間は？
- レイアウトは？
- 人数の変更はいつまで可能？
- キャンセルはいつまで可能？
- 音響や映像への対応は可能？
会費の設定
◆開催4か月前〜3か月前
会費は「飲食代」+「経費」で算出します。一般的に5,000円～10,000円で設定されますので、会費を決めるときの目安にしましょう。
～必要な経費～
- 会場費（使用料、機材の利用料など）
- 案内状の作成費、発送料金
- 備品代（名札、配布物など）
- 記念品（先生への花束、お土産など）
- 景品（ゲーム企画などある場合）
- 予備費（ドタキャン対策）
経費の管理
◆開催4か月前〜3か月前
経費は準備金として幹事チームで立て替えるか、会費の事前徴収で捻出します。会費の徴収方法によって運用が異なるため、まず「どちらの方法で徴収するか」を決めましょう。
当日徴収は集金の手間がない反面、つり銭の準備や受付業務に時間が割かれるなどのデメリットがあります。一方、事前徴収は参加者に振込手数料がかかったり、幹事に入金確認の手間がかかったりなどのデメリットがあります。
いずれの方法もメリット・デメリットがあるため、同窓会の規模に合わせて検討しましょう。
～経費管理のポイント～
- 幹事が立て替える場合は出費を分担するか代表者が一括するか決める。
- 会費から捻出する場合は会計担当者が一括して収支管理をする。
案内状の送付
◆開催3か月前
同窓会の詳細が決定したら同窓生に案内状を送付します。一般的には「往復はがき」「封書」で送付しますが、参加者層によってはメールやSNSでの通知も可能です。ただし、先生への案内状は同窓生宛と分けて作成し送付しましょう。
～案内状に記載するポイント～
- 学校名
- 卒業年度
- 挨拶や案内メッセージ
- 詳細（日時・場所・会費・集金方法など）
- 代表幹事名（差出人）
- 幹事一同の名前
- 招待する先生の名前（案内時に決まっている場合）
- 出欠の返信期限
- 出欠の返信方法（いつまでに、誰に、どの方法で返信をするか）
- 問い合わせ先（幹事の携帯電話番号など）
- ドレスコード
同窓会の案内状については詳しく書かれた記事がありますので、よければ合わせてお読みください。
出欠管理
◆開催3か月前〜1か月前
案内状に記載の返信期日が過ぎたら出欠管理をします。もし転居先不明者がいれば別の同窓生を介して情報を得たり、SNSを活用したりしましょう。
～出欠管理のポイント～
- 可能な限り転居先不明者の現状を調べる。
- 開催の1か月前には最終人数を確定させ会場へ報告する。
プログラム決定
◆開催1か月前
同窓会を盛り上げるためのプログラムを考えましょう。再会の喜びをかみしめてもらうため歓談中心にするのも選択肢のひとつですが、余興や出し物があると変化がついて参加者に楽しんでもらえます。
～同窓会のプログラム例～
- 当時の写真のスライドショー
- 先生のサプライズ登場
- 卒業文集の音読
- 校歌斉唱
- 次の同窓会で開けるタイムカプセル作り
景品・記念品の準備
◆開催1か月前
たとえばゲームやクイズなどの余興には景品を用意します。先生や同窓生への記念品も予算に応じて手配しましょう。
～準備のポイント～
- 景品は参加者の3割程度の数を用意し、グレードを分けてランク付けする。
- 記念品を全員に配る場合は大口発注で割引になる販促サイトを利用するのもおすすめ。
同窓会で用意する景品については詳しく書かれた記事がありますので、よければ合わせてお読みください。
備品の準備
◆開催1か月前
同窓会の開催に必要な備品を準備します。演出用の機材は会場で借りられる場合がありますので事前に確認しておきましょう。
～必要な備品例～
-
- 名札（旧制がよい）
- パンフレット（手作りでもよい）
- 参加者リスト（出欠確認）
- つり銭（当日徴収）
- 集金用の金庫
- プロジェクター、スクリーン
- パソコン
- BGM
進行表の作成
◆開催1か月前
同窓会がスムーズに運ぶよう進行表を作成しましょう。流れに沿ってセリフを書き込んでおいても便利です。進行表が作成できたら当日までにリハーサルしておきましょう。
～よくある同窓会の流れ～
- 開会の挨拶
- 先生の紹介
- 乾杯の挨拶
- 食事・歓談
- 余興
- 食事・歓談
- 校歌斉唱
- 先生へ花束贈呈
- 記念撮影
- 締めの挨拶
- 閉会の挨拶
同窓会幹事の挨拶については詳しく書かれた記事がありますので、よければ合わせてお読みください。
【開催日】同窓会幹事のやることリスト
ここでは、同窓会の開催日に幹事がやることをリストにして紹介します。
会場準備
開催日当日は会場で準備を整えます。会場によって利用可能時間が違うため、準備に使用できるタイミングも確認しておきましょう。
～会場準備のポイント～
- 会場レイアウトは合っているか。
- 必要な機材はそろっているか。
- 音響や照明は問題ないか。
- 受付の設置。
- 打ち合わせや進行の確認。
受付
同窓会の受付では会費を徴収するほか、出欠を確認したり、名札や配布物を渡したりします。また、トイレや喫煙所などの施設情報も必要に応じて案内しましょう。
～受付ポイント～
- 大規模の場合は混雑に備えて数名で担当してもらう。
- 受付の設置場所について会場に確認しておく。
会の進行
同窓会は司会を中心に進行させながら、各プログラムで幹事メンバーが必要なサポートをします。当日は慌ただしいため、進行表を作成するタイミングで役割分担を決めておくとよいでしょう。
～役割分担のポイント～
-
- 司会
- 写真撮影
- 音響・照明
- 飲食物のフォロー
- 受付（遅刻者の対応）
- 会計
- タイムキープ
会場への清算
同窓会の終了後は集まった会費から会場費を支払います。幹事間での会計報告に備え領収書や明細書を必ず受け取りましょう。
二次会の手配
二次会は「もっと話したい」という一次会参加者のためだけでなく、時間の都合で一次会に参加できなかった同窓生のためにも可能な限りセッティングしましょう。
～二次会のポイント～
- 会場は一次会の場所から近いところ。
- 会費を一次会より低く設定すると参加しやすい。
- 参加人数が確定しづらい場合は席だけ予約する。
- 受付で二次会の案内や参加を募ってもよい。
- 案内状で二次会のみの参加も可能であると通知してもよい。
【開催後】同窓会幹事のやることリスト
ここでは、同窓会の開催後に幹事がやることをリストにして紹介します。
先生へのお礼
同窓会に出席してくれた先生へは1週間以内にお礼をしましょう。お礼は封書で出すのが丁寧ですが、先生との関係性によってはメールでもかまいません。写真を一緒に送る場合は同封していることも合わせて伝えましょう。
～ポイント～
- 同窓会の出席へのお礼
- 同窓会の振り返り
- 先生と再会した感想
- 今後の挨拶
- 締めくくり
拝啓 ○○の候
いかがお過ごしでいらっしゃいますか？
さて、先日は「○○同窓会（同窓会名）」に出席いただききまして誠にありがとうございました。
○○先生（先生方）のおかげで思い出話に花が咲く楽しい時間となりました。
○○先生も当時と変わらずお元気そうで何よりでございました。
またお目にかかれることを楽しみにしております。
どうぞお元気でお過ごしください。
略儀ながら書中にてお礼申し上げます。
敬具
件名：同窓会のお礼
いかがお過ごしでいらっしゃいますか？
さて、先日は「○○同窓会（同窓会名）」に出席いただききまして誠にありがとうございました。
○○先生（先生方）のおかげで思い出話に花が咲く楽しい時間となりました。
○○先生も当時と変わらずお元気そうで何よりでございました。
またお目にかかれることを楽しみにしております。
どうぞお元気でお過ごしください。
略儀ながらメールにてお礼申し上げます。
写真や映像の共有
同窓会の大切な思い出として先生や同窓生で当日の写真や映像を共有しましょう。参加者はもちろん、参加できなかった同窓生にも喜ばれます。
～ポイント～
- 参加者に集合写真を配布する。
- 希望者には別予算でフォトブックを作成する。
- 誰でも閲覧できるようアクセス制限付きでWEB上に公開する。
交流をサポート
同窓会が終わっても同窓生同士で交流できるよう可能な範囲でサポートしましょう。たとえばSNSを活用したり、定期的なイベントを開催したりして交流を活性化します。同窓会以外の場での交流を図ると同窓生同士の関係が深まりますし、次の同窓会での出席率や盛り上がりにもいい影響が出るでしょう。
～ポイント～
- オンライン上にプラットフォームを作成する。
- 年に数回の小規模な飲み会を開催する。
- 幹事チームを解体せず上手に引き継いでいく。
まとめ
同窓会幹事の仕事は企画から交流サポートまで多岐にわたっています。同窓会を成功させるためにも、ぜひ本記事で紹介した「やることリスト」を活用してください。
同窓会の段取りを「開催前」「開催日」「開催後」とわけて進めるのポイントです。準備がスムーズに運ぶよう、全体のスケジュールを明確にし、チーム内で常に進捗状況を共有しましょう。
あらかじめ進行表や台本も作成しておき、同窓会当日の運営に備えてください。
