オンライン歓迎会を企画している幹事さんには悩ましい課題がたくさん！
お店での歓迎会との違いもありますから準備の段階でつまずきそうになっていませんか？
今回は、初めて幹事を任された方でも上手くいくよう手引書のように解説していきます。
●すぐ使える！オンライン歓迎会の基本的な流れ
●幹事さんのひと工夫！オンライン歓迎会を盛り上げるコツ
●みんなで楽しく！オンライン歓迎会を盛り上げるゲーム
ちょっとした失敗でオンライン歓迎会を台無しにしないよう注意点もまとめていますので、ぜひ、これからの準備や企画に役立ててくださいね！
オンライン歓迎会の基本的な流れ
オンライン歓迎会を開催するにあたり、当日の基本的な流れを確認しておきましょう。
●開始前に担当者がツールを立ち上げる
●参加者が指定の場所にアクセスする
●参加者が全員アクセスできているか確認する
●司会（担当者）から開会の挨拶をする
●歓迎会セットが届いているか確認する
●乾杯（幹事役の社員、上司など）
●参加者同士で自己紹介を行う
●食事や歓談で親睦を深める
●ゲームやテーマトークで楽しむ
●司会（担当者）が締めの挨拶をする
●二次会ルームへの案内をする
司会の挨拶や乾杯のときは参加者に「ミュート」で音声オフにしてもらい、発言者への拍手や質問など参加者が反応するときは音声オンにしてもらうなどのメリハリもポイントになります。
ちなみに「歓迎会セット」とは、参加者に事前に届けておく「ドリンク」「おつまみ」「食事」「メッセージカード」のほか、ゲームなどの企画に必要なもの一式です。
オンライン歓迎会を盛り上げる料理はこれ！
オンライン歓迎会の盛り上げにマストな「お料理」を、お店の味にして新入社員をもてなしましょう！
バーチャル空間レストランCRUISE CRUISEは全国配送可能！さらに最大1イベント10,000個まで配送が可能です
オンライン飲み会はリモートで楽しめるのが最大のメリットですが、だからといって料理の質を下げてしまっては『簡素化されてる……』と新入社員を残念がらせてしまいます。
おいしい料理で新入社員を迎え、歓迎会での交流にはずみをつけましょう！
オンライン歓迎会を盛り上げるためのコツ
オンライン歓迎会を盛り上げるためには、しっかりと事前準備し、当日はスムーズに進行させ、社員同士の交流が活発になるようアシストしましょう！
●事前準備を整える
●ヒアリングを行う
●ルールを決めて周知する
●司会を立てて進行する
●グループ分けを活用する
●既存社員に協力してもらう
●盛り上がる企画を考える
それぞれ詳しく解説します。
事前準備を整える
オンライン歓迎会の成功は事前準備にかかっていますので、必要な準備を見ていきましょう。
◆ツール
参加者がオンライン上で対面できるよう、どのコミュニケーションツールを使うか決めます。ツールによって利用料に差がありますし、無料のものあるためニーズに合うものを選びましょう。参加者に登録をお願いしたり、招待コードを送ったり当日のアクセスに向けた周知も大切です。
◆台本
当日の流れや項目ごとのポイントをまとめた台本を作成しましょう。挨拶のところではセリフを書いておくと進行がスムーズに運びます。
◆企画で使うもの
たとえば、画面共有で職場や既存社員のことを紹介するためのファイルを作成したり、クイズやゲームに参加してもらうときのグッズを用意したり、内容に応じた準備物を用意しましょう。
ヒアリングを行う
アンケートを作成し、当日までに参加者へのヒアリングを行いましょう。
～アンケートの例～
＊希望する時間帯
＊ネット環境について
＊苦手な食べ物、好みの食べ物
＊アレルギー食材の有無や種類
＊歓迎会で話したいテーマ
＊歓迎会で聞きたいテーマ
もし、ネット環境が整っていない社員がいれば無理に参加させられませんが、「LINE」「Zoom」「Skype」などスマホでも利用可能なツールを選んだり、複数の社員が同じ場所からアクセスできるようにしたり、柔軟に対応すると参加率が上がります。
トークテーマに関しては既存社員とも共有しておき、新入社員との交流が活発になるよう打ち合わせしておくのも大切なポイントです。
ルールを決めて周知する
オンライン歓迎会でルールを決めるのは、新入社員を安心させるためです。『こうしていいよ』と参加条件のハードルを下げておけば新入社員の参加率が上がりますし、緊張もほぐれます。
たとえば「お酒以外のドリンクOK！」「途中の離席OK！」「普段着でOK！」など自由度の高いルールを決め、参加者に前もって周知しておきましょう。
司会を立てて進行する
司会は既存社員から立てますが、司会役社員の突然の離席や機械的な不具合が生じた場合に備え、司会補佐も決めておくとよいでしょう。
新入社員の主導でテーマトークやプレゼンを企画するなら、新入社員から司会を選出するのもひとつ。新入社員が受け身になって既存社員だけが盛り上がるという状況を避けるため、新入社員の参加スタイルも工夫しましょう。
グループ分けを活用する
オンライン歓迎会の参加人数が10名以上になるなら、グループ分けを活用して親睦を深めるのも大切なポイント。大人数だと発言がかぶってムードが壊れますし、新入社員が遠慮して発言を控えてしまうからです。
たとえば、乾杯や自己紹介、食事と進んだら、4～5名ずつのグループに分けてテーマトークを展開したり、質疑応答で交流を活性したりなどしましょう。
グループ分けは「部署ごと」「支店ごと」「職種ごと」など共通の属性に振り分けることで新入社員と既存社員のコミュニケーションが深まります。
既存社員に協力してもらう
オンラインとはいえ、歓迎会の目的のひとつは「新入社員が会社に早くなじめるようにする」ことですから、司会以外の既存社員にもアシストを協力してもらいましょう。
たとえば、新入社員の発言のタイミングでは拍手をしたり、少し画面に近づいて関心を示したり、発言を聞いているときは自然な笑顔であいづちを打ったり、積極的に質問してあげたり。
オンライン飲み会を新入社員とって和める場にすることで、実際の職場でも新入社員が働きやすくなるでしょう。
盛り上がる企画を考える
とてもシンプルですがハードルも上がるのが「盛り上がる企画」です。
たとえば話題のゲーム×おいしい料理の合わせ技はいかがでしょうか？
「格付けチェックゲーム」で、オンライン歓迎会を盛り上げましょう。
バーチャル空間レストランCRUISE CRUISの格付けチェックBOXなら、参加者全員で高級食材がどちらなのかを当てるゲームで盛り上がれます。
バーチャル空間レストランCRUISE CRUISの格付けチェックBOXのラインナップは、正解率ごとに「初級編」「中級編」「上級編」の3種類です。
正解率70％の初級編は「和牛」や「アワビ」、正解率50％の中級編は「高級チーズ」や「キャビア」、正解率30％の上級編は「フォアグラ」や「和三盆クッキー」という内容で、参加者の嗜好に合わせて注文できます。
配送オンライン料理と合わせての注文はもちろん、格付けチェックBOX単体での注文も送料込み2,000円～というリーズナブルなお値段でお楽しみいただく事が可能なのでコンテンツの一つとしてのみ購入する方も多くいらっしゃいます。ぜひ格付けチェックBOXをお試しください。
格付けチェックBOXをご利用の方は先述した、オンライン会議ツールの「ブレイクアウトルーム機能」をより簡単に、みんなで楽しめるツール「バーチャル空間レストランCRUISECRUISE」を無料で利用可能です。
バーチャル空間レストランCRUISECRUISEはoVice株式会社と提携した何名でも入れるバーチャル会場なので、実際の大人数パーティーのようにグループだけでの会話や全員へのスピーチなど、自由自在に会場使用が可能でオンライン飲み会に大変好評です！
歓迎者にスポットを当てられる場面なので、ぜひ参加者で一体となって格付けチェックを盛り上げましょう。
オンライン歓迎会を盛り上げるおすすめゲーム3選
オンライン歓迎会を盛り上げるゲームで社員同士の交流を深めましょう！
～盛り上がるポイント～
◎準備がいらない
◎ルールがわかりやすい
◎メンバーの距離が縮まる
ここでは、すべてのポイントをクリアした選りすぐりのゲームを3つ紹介します！
カタカナ禁止で自己紹介
オンライン歓迎会の鉄板は「自己紹介」ですが、カタカナ禁止のルールにするとアイスブレイクになって盛り上がります！
■やり方
1. 新入社員⇒既存社員の順で自己紹介する。
2. 発言者はカタカタ言葉を使わず自己紹介。
3. カタカナ使用率の少ない参加者を決める。
●もっと盛り上がるには？
最もカタカナ使用率の少なかった参加者にカタカナ多用で質問タイムを設ける。発言者がどこまでカタカナを使わずにいられるかチャレンジ！
ジェスチャーゲーム
ボディランゲージだけで楽しめるシンプルかつ面白いゲームです！
■やり方
1. 司会者が“お題”を決める。
2. 対象者はジェスチャーで参加者に“お題”を伝える。
3. わかった参加者は挙手して回答する。
●もっと盛り上がるには？
お題を「ネコ」「ゾウ」など定番なものから「アイドル」「パティシエ」など難易度の高いものにあげていくと爆笑を起こせます！
オンラインビンゴ
歓迎会ほか飲み会で人気のビンゴゲームをオンラインで盛り上げましょう！
■やり方
1. ビンゴカードを歓迎会セットで配布しておく。
2. テーマトークとの合わせ技でビンゴを楽しむ。
※ビンゴカードは紙とペンで作成してもらってもOK。
●もっと盛り上がるには？
ただ数字を当てるだけのビンゴではなく、「好きなスナック菓子」「よく食べるインスタント麺」「いまハマっているスイーツ」などのテーマで回答を予想して3×3の9マスを埋め、発言者がテーマトークをするたびに当たったらビンゴしていく。
※自分の回答はマスに書けないルールにします。
オンライン歓迎会で失敗しないための注意点
せっかくオンライン歓迎会を開催しても、ささいなことを見過ごすと失敗につながりますので、よくある失敗から対策を学んでおきましょう。
●テクニカルな周知も必須で
●歓迎会中のやり取りを可能に
●タイムスケジュールは順守で
それぞれ詳しく解説します。
テクニカルな周知も必須で
オンライン上でのコミュニケーションには専用ツールの機能を使うためテクニカルな周知も徹底しておきましょう。
機械的な作業が苦手な社員はもちろん、慣れないツールを使う場合は簡単な操作も難しく感じるため、事前にドキュメントファイルで使い方を送っておいたり、乾杯の前にレクチャータイムを設けたりなどして対策を。
歓迎会中のやり取りを可能に
歓迎会の途中で『トイレに行きたい』『電話がかかってきた』『ペットが鳴いている』などを理由に離席が必要な場合もありますから、司会と参加者がやり取りできるようチャット機能や情報共有スレッドなどを活用しましょう。
タイムスケジュールは順守で
オンラインのメリットでもデメリットでもあるのが「いつまででも続けられる」ことですが、参加者の都合や別の予定に配慮して終了時刻は順守しましょう。
もちろん『もっと交流を楽しみたい！』という参加者もいるはずですから、二次会ルームを別枠で設けると対策できます。参加者を退席しやすくするため、しっかりと区切りをつけましょう。
オンライン歓迎会はコツを押さえて盛り上げよう
オンライン歓迎会は基本的な流れに沿って新入社員に寄り添ったイベントにしましょう。
お店での歓迎会に匹敵するようなおいしい食事やお好みドリンクの準備もお忘れなく！
事前の準備から当日の進行まで、幹事さんのひと工夫や既存社員の協力で有意義な歓迎会になるはずですから、しっかりと台本やタイムスケジュールを作成し、必要に応じて打ち合わせもしておきましょう。
ぜひ、今回ご紹介したコツや注意点、おすすめゲームを参考に盛り上がるオンライン歓迎会をプロデュースしてくださいね！
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