「久しぶりにみんなと会うのに、会場選びを失敗したくない…」

同窓会の幹事を任されたとき、そうした不安を感じる方は少なくありません。参加人数や予算、会場の雰囲気など、考えなければいけないことは山積みです。しかし、会場選びは同窓会の成功を左右する最も重要な要素。ここを間違えると、せっかくの再会もどこか盛り上がりに欠けるものになってしまいます。

この記事では、同窓会を大成功に導くための会場選びの「決め手」と「予算の立て方」を、具体的なステップに沿って解説します。

参加者全員が「来てよかった！」と心から思える、記憶に残る同窓会を実現するために、この記事を会場選びのガイドとしてぜひご活用ください。

同窓会会場はいつまでに決定すると良い？

居酒屋やレストランで行なう場合にはそれほど急ぐ必要はありません。特に10人未満で行なうような小規模な同窓会やクラス会であれば、空いているお店さえ見つければ直前でも問題はないでしょう。

しかし、人数が多くなり、お店のウェイトを大きく占めてしまう場合や、貸し切りを検討している場合はできるだけ早めに予約をしておく必要があります。１カ月くらいを目安に会場の確保を行ないましょう。

ホテルの宴会場や結婚式場で行なう場合には、少なくとも３カ月前には会場を選んで予約を行なう必要があります。特に週末や日柄の良い日は予約が取りにくいので、早めに計画を立てて場所を確保しましょう。

同窓会会場の種類

同窓会を開催する際の会場選択肢は複数存在し、参加人数や予算規模、企画内容に応じてそれぞれ異なる長所と短所があります。代表的な同窓会会場の特色をご紹介します。

居酒屋

居酒屋は少人数の同窓会に適しており、価格もリーズナブルという魅力があります。店舗数が多く、直前予約にも対応可能で利便性に優れています。個室や貸切利用でプライベート空間を確保できるメリットもあります。
ただし、席が固定されがちで、多くの人との交流が制限される点がデメリットです。また、カジュアルすぎる雰囲気で、せっかくの同窓会が日常的な飲み会のような印象になってしまう可能性があります。

レストラン

レストランは小～中人数の同窓会に最適で、人数に応じた貸切も可能で、自由な席移動ができる大きなメリットがあります。居酒屋よりも予算は上がりますが、上質な料理とサービスで特別感のある同窓会を演出できます。落ち着いた雰囲気の中で会話を楽しめ、プロの接客により参加者全員が快適に過ごせる環境が整っています。料理の質も高く、久しぶりに会う仲間との時間をより印象深いものにできるでしょう。

結婚式場

結婚式場では学年全体などの大規模な同窓会が可能で、料理やサービスの質も高く、様々な余興やイベントを企画できるでしょう。ただし、予算は一人当たり1万円前後と高額で、結婚式優先のため数ヶ月前からの早期予約が必須など、計画的な準備が必要です。格式張った雰囲気で、カジュアルな交流がしにくい場合もあります。

ホテル

ホテルは宴会場なら大人数、レストランや会議室なら少人数対応可能ですが、予算が高額になりがちで、堅い雰囲気になりやすいというデメリットがあります。

会場選びで重要なポイント

同窓会の会場は、会の雰囲気、参加者の満足度、そして幹事の負担に直結する非常に重要な要素です。会場選びで失敗しないために、以下の点を押さえておきましょう。

1. 参加人数に合わせて選ぶ

同窓会の会場選びは、まず参加人数によって大きく方向性が決まります。例えば、「10人」や「20人」の少人数なのか、それとも「50人」や「100人以上」の大人数なのかで、選ぶべきお店のタイプは変わってくるからです。

少人数で楽しむ場合

10～20人程度の少人数であれば、個室を予約したり、小規模なレストランを貸し切りにしたりするのがおすすめです。周りを気にせずゆっくり話せるため、気心の知れた仲間と昔話に花を咲かせるには最適でしょう。お店の選択肢も多いため、こだわりの料理や雰囲気に合わせたお店を探しやすいのもメリットです。

大人数の同窓会を企画する場合

50人を超えるような大人数の場合、一番の課題は参加人数が読みにくいことです。一般的な参加率は3割前後とされていますので、招待する人数の3分の1を目安に、おおまかな予測を立てておくと良いでしょう。
大人数の同窓会の会場選びでは、収容可能人数で何パターンか候補を選んでおくのもポイントです。

2. 適切な予算を設定する

予算が安すぎると同窓会の満足度が下がり、逆に高すぎると参加人数が減ってしまう可能性があります。参加者の年齢層や人数に合わせて、適切な予算を立てましょう。
一般的に、同窓会の会費は7,000円から13,000円が目安です。この金額を参考に予算を組むのがおすすめです。

会費は、会場費だけでなく、以下のようなさまざまな費用を考慮して設定しましょう。

• 飲食代
• 会場費（設備使用料、サービス料など）
• 記念品や景品
• 備品代（配布物など）
• 予備費（ドタキャン、当日の追加料金など）
• 案内状の経費（印刷代、郵送代など）

3. アクセスと立地に配慮する

参加者全員がスムーズに来られるかどうかは、満足度を大きく左右します。
ただ単に駅から近いというだけでなく、参加者全員がスムーズに集まれるかどうか、そしてその場所が同窓会の雰囲気に合っているかが重要なポイントです。

参加者への「配慮」を考えるアクセス

会場への移動のしやすさは、駅からの近さだけでなく、参加者の目線に立って考えることが大切です。ヒールを履いた女性や、年齢を重ねた同窓生にとって、駅から会場までの道のりは歩きやすいでしょうか？「駅直結」や「地下通路で直結」している会場であれば、雨や雪といった悪天候でも濡れる心配がなく、参加者への大きな配慮となります。また、地図で見るのと実際に探すのでは大きく違うため、会場の「わかりやすさ」も重要な要素です。

非日常を演出するロケーション

同窓会は、単なる食事会ではありません。昔を懐かしみ、特別な時間を過ごすための「シチュエーション」も大切です。
普段は行かないような、非日常感が味わえるロケーションを選ぶと、それだけで同窓会の雰囲気が盛り上がります。
静かにゆっくりと話したいならビルの高層階にあるお店を選ぶなど、コンセプトに合わせたロケーションを選びましょう。

非日常感が味わえるロケーション大人数の場合は「主要駅」を優先

大人数の同窓会の場合、参加者は各地域から集まります。そのため、より多くの人が利用しやすい主要駅の近くに会場を設けることが最も重要です。

4. レイアウト調整ができるか確認する

会場の広さは、予想される参加人数に対して十分なスペースがあるかを確認しましょう。参加者が快適に過ごせるよう、定員に余裕のある会場を選ぶのがおすすめです。
また、テーブルの配置や動線も重要なポイントです。特に立食形式の場合は、参加者が自由に移動して交流できるよう、動きやすいレイアウトを意識しましょう。

5. 映像・音響設備が使えるか確認する

同窓会を盛り上げるために、思い出の写真や音楽を流す演出を検討している幹事さんも多いでしょう。
そのような場合は、会場にどんな映像・音響設備があるか、事前に必ず確認しましょう。

• プロジェクターやスクリーンの有無
• BGMを流せるか
• マイクの利用可能本数

これらの設備を事前に把握しておけば、当日の進行もスムーズになります。

東京都内の同窓会はサンシャインクルーズ・クルーズがオススメ

1.店内13の個室会場完備だから人数規模に合わせて同窓会の開催可能

池袋・サンシャイン60ビル・58階にあるサンシャインクルーズ・クルーズは、大小合わせて13の会場があり、人数に合わせて会場希望を変更できるのが特徴です。
周年の同窓会のように大規模なパーティーが、地上210mの絶景と共に参加者皆様にお楽しみいただけます。
パーティープランナーがそれぞれのお客様に合った会場をご提案いたしますので、規模を問わず気軽に相談いただけます。

2. 駅近で、さらに首都高速やエアポートリムジンなど、アクセスが充実

全国的にも有名な商業施設であるサンシャインシティ内に位置し、各種交通機関でのアクセスが簡単なので、地方から参加される方も安心です。
巨大なターミナル駅である池袋駅からのご案内動画もあるので、幹事様のルート案内の負担が軽減されます。
サンシャインシティ内にあるサンシャインシティプリンスホテルとも宿泊提携サービスもあり遠方からの参加者にも安心です。

3. ホテルの宴会場レベルの充実設備と豊富なオプションをご用意

着席最大350名、立食最大500名まで収容可能な地上210mの大会場は、スクリーン・プロジェクターが5台、ワイヤレスマイク4本、ミキサーやスイッチャー、照明切替装置など、様々な設備をご用意しています。
今までホテルで開催してきた同窓会を当店に変更いただいても、スムーズな開催が可能です。
ステージ上を撮影し、会場内に映像配信できるカメラは特に人気の設備です。設備のほとんどは会場費の中に使用料金が含まれるので料金面も安心です。

4. 同窓会が楽しくなる機能満載のデジタルツールが無料でご利用可能

同窓会の開催では、「同窓会への招待」と「参加者の管理」が幹事様にとって一番大変な作業と言われています。
その課題を簡単に解決し、さらに同窓会での思い出作りに最適な機能が豊富なデジタルツール
【Biluce（ビルーチェ）】が、サンシャインクルーズ・クルーズをご利用いただくことで、有料プラン機能も含めて無料でご利用いただけます。
※80名様以上の同窓会ご予約のお客様が対象です

5. 年間費・入会金無料のポイントカードはご利用代金の5％を還元

当社系列全店でポイントを共有して「貯める」「使用する」が可能な【クラブクルーズポイント会員】は、入会金・年間費無料で、パーティーのポイントを貯めることが可能です。
30万円（税抜）のパーティーなら、15,000円分のポイントが一気に貯まり、幹事様の打上げや次回開催時の費用替わりにご使用いただけます。
パーティーの当日の入会でもポイントが貯まるので安心です。