「飲み会の予約、いつまでに取ればいいんだろう」
「直前だと満席で断られそうで不安」
幹事を任されたとき、まず悩むのが予約のタイミングではないでしょうか。
飲み会の予約は、参加人数や時期、お店の人気度によって最適なタイミングが変わります。
予約が遅すぎると希望の日時が埋まってしまい、早すぎると人数変更への対応が難しくなります。
特に歓送迎会シーズンや年末年始は、人気店が1ヶ月以上前から満席になることも珍しくありません。
この記事では、シーン別の予約タイミングの目安から、スムーズな段取りの進め方、予約時に確認すべきポイントまで、幹事が知っておくべき実践的なノウハウを解説します。
飲み会予約は何日前にするの？
飲み会の予約タイミングは、一概に「○日前」とは言えません。
状況によって適切な時期が変わるため、基本的な目安を理解しておくことが重要です。
一般的な予約タイミングの目安
最も一般的な飲み会(少人数の社内飲み会や友人との集まりなど)であれば、1〜2週間前の予約が基本です。
この期間であれば、多くのお店で空席があり、参加者の日程調整もしやすいタイミングです。
ただし、金曜日の夜や給料日後の週末など、人気の時間帯は予約が埋まりやすいため、2週間以上前に予約することをおすすめします。
平日の夜であれば、1週間前でも問題なく予約できることが多いです。
予約が早い方が良いケース
以下のような場合は、通常より早めに予約を確保しましょう。
大人数の飲み会(10名以上)
大きな個室や宴会場が必要になるため、3週間〜1ヶ月前には予約したいところです。
人気店では、10名以上の個室は1ヶ月前には埋まってしまうこともあります。
繁忙期(12月、3〜4月)
忘年会シーズン(11月下旬〜12月)や歓送迎会シーズン(3月〜4月)は、どのお店も予約が殺到します。
1〜2ヶ月前から予約するのが安全です。
特に12月の金曜日夜は、2ヶ月前でも満席のお店があります。
人気店・有名店
雑誌やSNSで話題のお店、ミシュラン掲載店、予約困難な人気店などは、1ヶ月以上前の予約が必須です。
中には2〜3ヶ月前から予約受付を開始するお店もあります。
特別な日(記念日、祝日前)
クリスマス、年末年始、ゴールデンウィーク、お盆などの特別な時期は、通常の2倍以上早く予約が埋まります。
最低でも1ヶ月前、できれば2ヶ月前には予約しましょう。
直前でも大丈夫なケース
逆に、以下のような場合は比較的直前でも予約が取りやすいです。
少人数(2〜4名)
カウンター席やテーブル席で対応できる少人数なら、数日前でも予約できることが多いです。
ただし、個室希望の場合は早めに。
平日の夜
月曜〜木曜の夜は、金曜や週末に比べて空いています。
1週間前でも十分予約可能です。
ランチタイム
ディナーに比べて予約が埋まりにくいため、数日前でも大丈夫なことが多いです。
チェーン店や大箱の居酒屋
大手チェーンや大規模店舗は、席数が多く柔軟に対応してくれるため、直前でも予約しやすい傾向があります。
人数・時期別の最適な予約タイミング
飲み会の規模や開催時期によって、最適な予約タイミングは大きく変わります。
ここでは、具体的なシーン別に詳しく解説します。
少人数(2〜5名)の場合
通常期(5月〜10月、1〜2月)
1週間前の予約で問題ありません。
人気店や週末の夜でも、2週間前なら確実に予約できます。
繁忙期(11月〜12月、3〜4月)
2週間〜3週間前には予約しましょう。
金曜夜や忘年会シーズンは、さらに早めに。
当日・前日でも可能なケース
平日のランチや、大手チェーン店なら、当日や前日でも予約できることがあります。
ただし、個室希望の場合は難しいと考えましょう。
中人数(6〜10名)の場合
通常期
2週間前の予約が目安です。
個室を希望する場合は、3週間前が安全です。
繁忙期
3週間〜1ヶ月前には予約を確定させましょう。
人気のお店なら、1ヶ月半前でも遅くありません。
段取りのポイント
この人数になると、日程調整に時間がかかります。
予約の前に、LINEやメールで候補日を3つ程度提示し、参加者の都合を確認しておきましょう。
大人数(11名以上)の場合
通常期
3週間〜1ヶ月前の予約が基本です。
20名を超える場合は、1ヶ月半前が安全です。
繁忙期
1〜2ヶ月前には予約しましょう。
忘年会シーズンの50名規模の宴会なら、2〜3ヶ月前から動き始める必要があります。
段取りのポイント
大人数の場合、お店選びにも時間がかかります。
まず参加予定人数と予算を確定し、複数の候補店をリストアップ。
それぞれに空き状況を確認してから、最適なお店を選びましょう。
時期別の予約戦略
12月(忘年会シーズン)
最も予約が取りにくい時期です。
11月初旬、できれば10月中には予約を確保しましょう。
特に12月の金曜夜は激戦区で、2ヶ月前でも満席のお店があります。
3〜4月(歓送迎会シーズン)
12月に次いで混雑する時期です。
1〜1ヶ月半前には予約したいところ。
特に4月上旬は新入社員歓迎会が集中するため、早めの行動が必須です。
5月(ゴールデンウィーク明け)
比較的予約が取りやすい時期です。
1〜2週間前でも問題なく予約できます。
8月(お盆前後)
帰省や夏休みで都心部は空いていますが、観光地や地方では逆に混雑します。
地域特性を考慮しましょう。
11月(忘年会前)
12月の繁忙期前で比較的予約しやすいですが、早めの忘年会を企画する企業も増えているため、油断は禁物です。
曜日別の予約難易度
金曜日
最も予約が取りにくい曜日です。
週末前でリラックスムードになるため人気が集中します。
2週間以上前の予約が安全です。
木曜日
金曜に次いで人気があります。
「プレ金」として木曜夜に飲み会を設定する企業も増えています。
月曜〜水曜
比較的空いており、1週間前でも予約しやすい曜日です。
幹事の負担を減らすなら、あえてこの曜日を選ぶのも戦略です。
土日祝
ディナータイムは予約が埋まりやすいですが、ランチタイムは比較的余裕があります。
予約時に必ず確認すべきチェックポイント
予約を入れる際、電話やネットで確認すべき項目があります。
後々のトラブルを避けるため、しっかりチェックしましょう。
基本情報の確認
日時と人数
予約日時と人数は、必ず復唱して確認します。
「○月○日(曜日)の19時から、8名で予約します」と明確に伝えましょう。
曜日も言うことで、日付の間違いを防げます。
予約者名と連絡先
予約者の名前(会社名も)と、当日連絡が取れる電話番号を伝えます。
万が一遅刻や変更があった場合に、スムーズに連絡できます。
個室の有無
個室希望の場合は、必ず個室を確保してもらえるか確認します。
「個室優先」では確約ではないため、「個室確約でお願いします」と明言しましょう。
コースと予算の確認
コース内容
飲み放題の有無、料理の内容、アレルギー対応の可否などを確認します。
ネット予約の場合、コース名だけでなく、実際のメニュー内容も見ておきましょう。
一人当たりの金額
コース料金に加えて、席料やサービス料、個室料金などが別途かかるか確認します。
「一人当たり5,000円ポッキリですか？」と明確に聞きましょう。
支払い方法
クレジットカードが使えるか、会社の請求書払いに対応しているかなど、支払い方法を確認します。
幹事が立て替える場合、後で精算しやすい方法を選びましょう。
飲み放題の詳細
時間制限
「2時間飲み放題」の場合、ラストオーダーは何分前か確認します。
実質1時間半しか飲めないケースもあるため、注意が必要です。
ドリンクの種類
生ビール、日本酒、焼酎、ワイン、カクテル、ソフトドリンクなど、何が含まれているか確認します。
プレミアムビールや特定の銘柄が別料金になることもあります。
追加料金の有無
飲み放題でも、特定のドリンクは追加料金がかかる場合があります。
「全て込みですか？」と確認しましょう。
人数変更・キャンセル規定
変更可能な期限
「何日前まで人数変更可能ですか？」と必ず確認します。
前日18時まで、2日前まで、など店によって異なります。
キャンセル料
いつからキャンセル料が発生するか、金額はいくらかを確認します。
当日キャンセルは100%、前日は50%など、段階的に設定されているお店が多いです。
人数減の扱い
10名で予約して8名に減った場合、キャンセル料がかかるのか、それとも無料で変更できるのか確認しましょう。
会場・設備の確認
席の配置
テーブル席か座敷か、席の配置を確認します。
高齢者や妊婦がいる場合は、椅子席の方が良いでしょう。
プロジェクター・マイクの有無
歓送迎会や懇親会でスライドショーや挨拶がある場合、プロジェクターやマイクが使えるか確認します。
有料の場合もあるため、料金も確認しましょう。
Wi-Fi環境
オンライン参加者がいる場合や、動画を流す予定がある場合は、Wi-Fi環境を確認します。
アクセスと最寄り駅
参加者に案内するため、最寄り駅からの所要時間、分かりやすい目印などを確認します。
特別な要望の確認
アレルギー対応
参加者にアレルギーがある場合、対応可能か確認します。
「エビとカニのアレルギーがあるのですが」と具体的に伝えましょう。
サプライズ演出
誕生日や送別会でサプライズを計画している場合、デザートプレートやケーキの手配が可能か確認します。
喫煙・禁煙
完全禁煙か、分煙か、喫煙可か確認します。
参加者の希望に合わせて選びましょう。
キャンセルや人数変更への対応方法
予約後に人数が変わったり、やむを得ずキャンセルが必要になったりすることもあります。
適切な対応方法を知っておきましょう。
人数が増える場合
すぐにお店に連絡する
人数が増えることが分かったら、できるだけ早くお店に連絡します。
「10名で予約していますが、12名に増えそうです」と伝え、対応可能か確認しましょう。
席の追加が可能か確認
個室の場合、追加の人数を収容できるか、席を広げられるか確認します。
無理な場合は、別の個室に変更できるか相談します。
コース料理の追加
コース料理を予約している場合、追加分の料理も同じ内容で用意できるか確認します。
当日の追加は難しいこともあるため、早めの連絡が重要です。
人数が減る場合
変更期限内に連絡する
予約時に確認した変更期限内に、必ず連絡します。
「15名で予約していますが、13名に減りそうです」と正直に伝えましょう。
キャンセル料の確認
人数減がキャンセル扱いになる場合、キャンセル料が発生するか確認します。
「2名減は無料ですか？」と明確に聞きましょう。
コース料理の変更
人数が減った分、料理の数も減らしてもらえるか確認します。
大幅に減る場合は、個室のサイズも変更できるか相談します。
キャンセルが必要な場合
できるだけ早く連絡する
キャンセルが決まったら、一刻も早くお店に連絡しましょう。
キャンセル料発生前に連絡できれば、お店も他の予約を入れられます。
理由を簡潔に伝える
「申し訳ございませんが、社内の都合により中止になりました」など、簡潔に理由を伝えます。
詳しい事情を説明する必要はありませんが、誠意ある態度は大切です。
キャンセル料の支払い
キャンセル料が発生する場合は、速やかに支払いましょう。
支払い方法(振込、来店など)を確認し、指定された方法で対応します。
再予約の可能性を伝える
「また改めて予約させていただきます」と伝えることで、お店との関係を良好に保てます。
実際に再度利用すれば、信頼関係も回復します。
当日の急な変更
遅刻の連絡
開始時刻に間に合わない場合、必ず電話で連絡します。
「19時予約の○○ですが、15分ほど遅れそうです」と伝え、料理の提供タイミングを相談しましょう。
当日欠席者の対応
当日、急に参加できなくなった人がいる場合も、すぐに連絡します。
「8名予約で、1名欠席になりました」と伝え、料理を減らせるか確認します。
追加オーダー
予定より飲食が進んだ場合、追加オーダーは遠慮なく。
ただし、予算オーバーに注意し、参加者に確認してから注文しましょう。
トラブルを避けるための予防策
予約内容をメモする
予約時の会話内容(担当者名、確認した内容、条件など)をメモに残しておきます。
後で「言った言わない」のトラブルを避けられます。
予約確認メールを保存する
ネット予約の場合、確認メールを保存しておきます。
予約番号や条件が記載されているため、トラブル時の証拠になります。
前日に再確認する
前日にお店に電話して、「明日19時に8名で予約している○○ですが、確認のためお電話しました」と再確認すると安心です。
最終人数も伝えましょう。
参加者に周知する
予約内容(日時、場所、会費、コース内容など)を参加者全員に共有します。
誤解やドタキャンを防ぐため、リマインドも忘れずに。
まとめ
飲み会の予約は、幹事の腕の見せどころです。
適切なタイミングで予約を取り、必要な情報をしっかり確認し、変更にも柔軟に対応することで、スムーズな飲み会を実現できます。
基本は「早めに動く」「こまめに確認する」「誠実に対応する」の3つです。
この記事で紹介したポイントを押さえて、参加者全員が満足する飲み会を成功させてください。
東京都内の貸切パーティーはサンシャインクルーズ・クルーズがオススメ
1.店内13の個室会場完備だから人数規模に合わせて同窓会の開催可能
池袋・サンシャイン60ビル・58階にあるサンシャインクルーズ・クルーズは、大小合わせて13の会場があり、人数に合わせて会場希望を変更できるのが特徴です。
周年の同窓会のように大規模なパーティーが、地上210mの絶景と共に参加者皆様にお楽しみいただけます。
パーティープランナーがそれぞれのお客様に合った会場をご提案いたしますので、規模を問わず気軽に相談いただけます。
2. 駅近で、さらに首都高速やエアポートリムジンなど、アクセスが充実
全国的にも有名な商業施設であるサンシャインシティ内に位置し、各種交通機関でのアクセスが簡単なので、地方から参加される方も安心です。
巨大なターミナル駅である池袋駅からのご案内動画もあるので、幹事様のルート案内の負担が軽減されます。
サンシャインシティ内にあるサンシャインシティプリンスホテルとも宿泊提携サービスもあり遠方からの参加者にも安心です。
3. ホテルの宴会場レベルの充実設備と豊富なオプションをご用意
着席最大350名、立食最大500名まで収容可能な地上210mの大会場は、スクリーン・プロジェクターが5台、ワイヤレスマイク4本、ミキサーやスイッチャー、照明切替装置など、様々な設備をご用意しています。
今までホテルで開催してきた同窓会を当店に変更いただいても、スムーズな開催が可能です。
ステージ上を撮影し、会場内に映像配信できるカメラは特に人気の設備です。設備のほとんどは会場費の中に使用料金が含まれるので料金面も安心です。
