忘年会を任されることになり「いつ開催すればいいの？」「予約はいつから？」など準備の前からわからないことに直面している幹事さん。

初めての幹事だと忘年会の開催時期や日程の決め方、予約のタイミングなどに悩みますよね。

本記事では忘年会のピーク時期や予約のベストタイミングについて解説。忘年会の会場を予約するときのポイントも紹介しますので、ぜひ、これからの準備に役立ててください！

忘年会をやる時期はいつがいい？

忘年会を任されてまず悩むのが時期ではないでしょうか。「12月」や「年末」という漠然としたイメージだけでは日程が組みにくいですよね。ここで一般的な忘年会シーズンを確認した上で適切な開催日を決めましょう。

忘年会が集中するのは12月中旬

いわゆる忘年会シーズンとされるピーク時期は12月中旬です。12月の2週目から3週目にあたります。この時期に絶対に開催しなければいけないわけではありませんが、誰もが12月下旬は仕事やプライベートで忙しくなるため、年の瀬が迫るまでの中旬に開催されるのが一般的です。

また、曜日でいえば翌日が休みの「金曜日」が人気。2023年の場合、12月8日（金）・15日（金）は全国的に忘年会が集中するでしょう。

あえて時期を外すケースもある

たとえば「混雑時を避けたい」「別の忘年会とかぶる」などの理由でピーク時期を外すケースもあります。12月初旬や早ければ11月下旬に開催される忘年会もめずらしくありません。どのような忘年会を企画するかによってふさわしい時期を選びましょう。

忘年会の予約はいつからがいい？

条件や希望に合った会場で忘年会を開催するためにはベストタイミングで予約する必要があります。「毎年恒例だから」と慣れている幹事さんは予約もスムーズですが、初めての幹事さんは忘年会を成功させるためにも予約でミスらないようにしましょう。

およそ1か月前には予約すること

忘年会の開催時期を決めたら1か月前には予約をします。年末は人気のお店ほど予約が取りにくくなりますし、会場によっては「早割」なども利用できるからです。たとえ少人数であっても1か月前を目安に予約できるよう会場の候補を絞っていきましょう。

条件によっては2か月前でもよい

たとえば「大人数での利用」「お店を貸し切りたい」「個室を押さえたい」「夜景が見える窓側の席を取りたい」など、条件によっては選択肢が絞られるため2か月前でも早くはありません。もし12月中旬に開催するなら10月中旬には予約できるよう、9月末くらいから会場をリサーチしていきましょう。

忘年会の日程の決め方「4つ」のステップ

忘年会シーズンや忘年会のピーク時期がわかっても日程の決め方がわからなければ準備がすすみません。ここでは、忘年会の開催日を「いつ」にするか確定するため日程の決め方を確認していきましょう。

1. まず上司や取引先の予定を確認する
2. 候補日を絞ってからアンケートをとる
3. 必ず回答期限を設けて日程調整する
4. 日程調整ツールを利用して管理する

それぞれステップに沿ってポイントを解説します。

【1】まず上司や取引先の予定を確認する

忘年会は社内での親睦を深めるイベントでもありますから、上司にも参加をお願いするのがマナーです。また、忘年会では上司に挨拶をお願いするのも通例なので、やはり上司には都合のつく日をいくつか教えてもらいましょう。どの挨拶をどの上司にお願いするかは忘年会によって違うため先輩に相談してもよいでしょう。

もし社外の関係者を招くのであれば上司と同様に都合のいい日を3～4日ほど確認しておきます。

【2】候補日を絞ってからアンケートをとる

上司が参加できる日や会社として都合のいい日などを照らし合わせ候補日を3日ほど絞りましょう。いきなり参加できる日だけをたずねると希望が分散して日程が決めにくくなりますし、選択肢がないまま「この日はどう？」と回答をせまると限られた人しか参加できなくなります。候補日を絞ったらアンケートをとり、その結果を考慮しながら開催日を決めましょう。

【3】必ず回答期限を設けて日程調整する

上司に予定を確認するときも社内アンケートで参加可能日を教えてもらうときも「○月○日までに」と回答期限を設けましょう。開催日の1か月前から2か月前には会場を予約しなければなりませんので、できるだけ早めの日程調整が必須です。回答期限は「お忙しいところ恐縮ですが、準備の都合上、ご回答を○月○日までにお願いいたします」などと丁寧に伝えましょう。

【4】日程調整ツールを利用して管理する

忘年会の人数によっては日程調整が大きな負担になり得ます。そこで便利なのが日程調整ツールです。たとえば「調整さん」はアカウント登録の必要がなく無料で使えます。使い方も簡単で、候補日程がわかる出欠表を作成してページを共有するだけ。パソコンでもスマホでもアクセスできるので通知を受け取った人にも手間をかけません。

忘年会の会場を予約するときのポイント

忘年会の日程が決まったら会場を予約しましょう。会場を予約するとき開催日の「空き」だけを条件にするのでは不十分です。ここでは、忘年会の予約における外せないポイントを紹介しますので参考にしてください。

• みんなで楽しめるよう気づかう
• お得な宴会プランがないか調べる
• できれば予約の前に会場を下見する
• もしものために条件や規約を確認する
• 二次会も開催するなら候補を挙げておく

それぞれのポイントを見ていきましょう。

みんなで楽しめるよう気づかう

忘年会には立場や年齢に幅のある参加者が集うだけでなく、食の好みや飲酒、喫煙などの嗜好も参加者によってバラつきがあります。忘年会に参加する全員に最大限楽しんでもらうためには会場選びの段階からの気遣いが必要です。

お得な宴会プランがないか調べる

忘年会シーズンはお得なプランを提供している会場もありますから、少しでも参加費を抑えたいなら事前に調べておきましょう。参加費を抑えることで参加率アップにつながる可能性大なので参加費決定のときの参考にしてください。

できれば予約の前に会場を下見する

当日になって「こんなはずじゃなかった……」と落胆しないよう、できれば会場を下見しておきましょう。ネット情報だけではわからない店内の様子やゲスト目線での気づきがキャッチできます。

もしものために条件や規約を確認する

忘年会の直前、あるいは当日になって予想外のことが起こり得ますので、もしものために条件や規約を確認しておきましょう。特に「お金」に関することはトラブルの原因にもなるため注意が必要です。

二次会も開催するなら候補を挙げておく

二次会は当日にならないと参加者が確定しないため、いくつか候補を挙げておき一次会の後スムーズに予約をしましょう。一次会の会場選びと並行して行うと準備の効率も上がります。

まとめ

忘年会のピーク時期は12月中旬ですが、早めに開催する場合は12月初旬や11月下旬でも問題ありません。毎年恒例で実施しているのであれば、先輩や上司に傾向を確認するとよいでしょう。

忘年会シーズンの予約はギリギリだと取りづらいため遅くとも1か月前には予約をします。人気のお店や希望の条件にかなうお店を確実に押さえるには2か月前を目安にしましょう。

忘年会のピークが12月ということは幹事さんにとっては10月下旬から11月中旬にかけてが準備のピークです。開催時期がわかったら4つのステップで日程を決めるところから始めましょう。

1. まず上司や取引先の予定を確認する。
2. 候補日を絞ってからアンケートをとる。
3. 必ず回答期限を設けて日程調整する。
4. 日程調整ツールを利用して管理する。

忘年会の予約時期に合わせて日程を確定させます。日程が決まったらポイントを踏まえながら忘年会にふさわしい会場を予約しましょう。

• みんなで楽しめるよう気づかう。
• お得な宴会プランがないか調べる。
• できれば予約の前に会場を下見する。
• もしものために条件や規約を確認する。
• 二次会も開催するなら候補を挙げておく。

ここまで「開催時期の決定」「日程調整」「日程の決定」「出欠管理」「会場の予約」といった仕事を開催日の1か月から2か月前には済ませないといけませんので、タイミングを外さずしっかり準備を進めてくださいね！

忘年会幹事の仕事全般についてはマニュアル化された詳しい記事がありますので、よければ合わせてお読みください。

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