「内定式が終わったけど、お礼メールって送るべき？」
「何を書けば失礼にならないんだろう」
内定式後のお礼メールは、社会人としての第一歩を印象づける重要なコミュニケーションです。
お礼メールは、企業への感謝と入社への意欲を示すだけでなく、あなたのビジネスマナーを測られる機会でもあります。
適切なタイミング、正しい書き方を知らないと、知らないうちに悪い印象を与えてしまう可能性があります。
この記事では、内定式後のお礼メールを送る正しいタイミングから、基本的な構成、よくあるNG例と改善方法まで、失敗しないためのポイントを詳しく解説します。
内定式後のお礼メールを送る重要性と守るべきマナー
内定式後にお礼メールを送ることは、社会人としての第一歩であり、入社への意欲を示す重要な機会です。基本的なマナーを押さえて、好印象を与えるメールを送りましょう。
お礼メールを送る重要性
感謝の気持ちを形にする
内定式は、企業が時間と労力をかけて準備してくれたイベントです。
お礼メールを送ることで、「準備してくださった方々への感謝」と「入社への前向きな姿勢」を伝えられます。
お礼メールを送らなくても問題はありませんが、送ることで他の内定者との差別化につながり、人事担当者に良い印象を残せます。
社会人としてのマナーを示す
お礼メールは、ビジネスマナーの基本の一つです。内定式後に適切なお礼メールを送ることで、「社会人としての自覚がある」「基本的なマナーが身についている」という印象を与えられます。
入社前から良い印象を持ってもらうことは、入社後のスムーズなスタートにもつながります。
送信タイミングは当日または翌日午前中
当日中が最も理想的
内定式当日の夜(18時〜21時頃)に送るのが最も理想的です。
ただし、深夜(22時以降)や早朝(7時前)の送信は避けましょう。
ビジネスメールは、相手が確認しやすい時間帯に送ることが基本です。
翌日午前中までが許容範囲
当日中に送れなかった場合は、翌日の午前中(9時〜12時)までに送りましょう。
午後になると「遅い」という印象を与える可能性があります。
遅くとも翌営業日の午前中までには送信することを心がけてください。
遅れた場合の対処法
やむを得ず送信が遅れた場合でも、送らないよりは送る方が良いです。その際は「お礼が遅くなり申し訳ございません」と一言添えましょう。
件名の書き方
用件と差出人を明確に
件名だけで「誰が」「何の用件で」送っているのかが分かるように書きます。
内定式のお礼(○○大学 山田太郎)
本日の内定式へのお礼(山田太郎)
【お礼】内定式へのご招待ありがとうございました(山田太郎)
ありがとうございました(何のお礼か不明)
お礼(誰からのメールか不明)
Re: 内定式のご案内(返信形式だと埋もれやすい)
人事担当者は多くのメールを受け取るため、件名が分かりやすいと好印象です。
正しい敬語表現と構成のポイント
基本的なメール構成
ビジネスメールは、以下の構成で書くのが基本です。
- 宛名
- 挨拶と名乗り
- お礼の言葉
- 印象に残ったこと・学んだこと
- 入社への意欲
- 締めの言葉
- 署名
正しい敬語を使う
「いただく」と「くださる」の使い分け
二重敬語に注意
「思います」より「存じます」
入社への意欲を伝える
お礼だけでなく、入社への前向きな気持ちも伝えることが重要です。
「4月からの入社が一層楽しみになりました」
「一日も早く貢献できるよう、準備を進めてまいります」
「先輩方のようになれるよう、精進してまいります」
具体的な決意や目標を述べることで、意欲が伝わりやすくなります。
【例文付き】内定式のお礼メールで使える基本テンプレート
そのまま使える例文と、状況に応じた応用例文を紹介します。
自分の言葉でアレンジして、オリジナルのメールを作成しましょう。
標準的なお礼メールの基本例文
株式会社○○
人事部 △△様
お疲れ様です。
本日、内定式に参加させていただきました、○○大学○○学部の山田太郎です。
本日は貴重な機会をいただき、誠にありがとうございました。
□□社長のお言葉や、先輩社員の皆様からのお話を伺い、
御社で働くことへの期待がより一層高まりました。
特に、○○部の××様からお聞きした「△△」というお話が印象に残り、
私も入社後は同じように活躍できるよう、精進してまいりたいと思います。
4月からの入社に向けて、準備を進めてまいります。
引き続き、ご指導のほど、よろしくお願いいたします。
改めて、本日は誠にありがとうございました。
──────────────────
山田太郎(やまだ・たろう)
○○大学○○学部○○学科
携帯電話:090-XXXX-XXXX
メール:yamada@example.com
──────────────────
社員とのエピソードを交えた応用例文
株式会社○○
人事部 △△様
お疲れ様です。
本日の内定式に参加させていただきました、○○大学の山田花子です。
本日は、素晴らしい内定式を開催していただき、
心より感謝申し上げます。
懇親会では、営業部の□□様とお話しする機会をいただき、
「お客様第一の姿勢」についてお聞きすることができました。
□□様の実体験を交えたお話は大変勉強になり、
私も入社後は同じように、お客様に寄り添える社員になりたいと
強く感じました。
また、同期となる皆様とも交流でき、
4月から一緒に働けることを楽しみにしております。
入社までの期間、学業に励むとともに、
社会人としての準備を進めてまいります。
今後とも、ご指導のほど、よろしくお願いいたします。
──────────────────
山田花子(やまだ・はなこ)
○○大学○○学部○○学科
携帯電話:090-XXXX-XXXX
メール:hanako@example.com
──────────────────
内定承諾書の提出など返信が必要な場合
株式会社○○
人事部 △△様
お疲れ様です。
本日、内定式に参加させていただきました、○○大学の山田太郎です。
本日は貴重な機会をいただき、誠にありがとうございました。
社長のお言葉や先輩社員の皆様のお話を伺い、
御社の一員として働くことへの決意が、より一層強まりました。
また、内定式でご案内いただいた内定承諾書につきまして、
○月○日(○)までに郵送にて提出させていただきます。
何かご不明な点や不備がございましたら、
お手数ですがご連絡いただけますと幸いです。
引き続き、よろしくお願いいたします。
──────────────────
山田太郎(やまだ・たろう)
○○大学○○学部○○学科
携帯電話:090-XXXX-XXXX
メール:yamada@example.com
──────────────────
内定式のお礼を「手書きの手紙(お礼状)」で送る場合
メールではなく手書きの手紙でお礼を伝えることで、より丁寧で誠実な印象を与えられます。
手紙の書き方とマナーを解説します。
手書きの手紙で送るメリット
特別感と誠意が伝わる
メールは手軽ですが、手書きの手紙は時間と手間をかけて書くため、「特別に感謝している」という気持ちが伝わりやすくなります。
他の内定者がメールで済ませる中、手紙を送ることで印象に残ります。
丁寧さと礼儀正しさを示せる
手書きの手紙は、ビジネスマナーの中でも格式が高いとされます。
特に、保守的な業界(金融、公務員、法律事務所など)では、手紙での感謝が高く評価される傾向があります。
記念として残る
手紙は物理的に残るため、人事担当者の記憶にも残りやすくなります。
入社後も「あの時、丁寧に手紙をくれた人」として覚えてもらえる可能性があります。
便箋・封筒の選び方
便箋の選び方
・白または淡いクリーム色の無地
・縦書き用の罫線入り
・B5サイズまたはA4サイズ
・派手な色や柄
・キャラクターもの
・横書き用(ビジネスでは縦書きが基本)
封筒の選び方
・白色の縦長封筒
・二重封筒(透けない)
・便箋のサイズに合ったもの
・茶封筒(事務的な印象)
・派手な色や装飾
・透ける封筒
筆記具の選び方
黒または濃紺の万年筆またはボールペンを使用します。
鉛筆やシャープペンシル、消せるボールペンは使用しません。
丁寧な字で書くことが重要ですが、達筆である必要はありません。読みやすさを第一に考えましょう。
縦書きの基本と「拝啓・敬具」の使い方
手紙の基本構成
- 1. 頭語(拝啓)
- 2. 時候の挨拶
- 3. 相手の安否を尋ねる言葉
- 4. お礼の言葉
- 5. 主文(内定式の感想、入社への意欲)
- 6. 締めの言葉
- 7. 結語(敬具)
- 8. 日付
- 9. 署名
- 10. 宛名
頭語と結語の組み合わせ
ビジネスレターでは、「拝啓」と「敬具」の組み合わせが一般的です。
・拝啓 → 敬具
・謹啓 → 謹白(より丁寧な表現)
頭語と結語は必ずセットで使い、途中で変えてはいけません。
時候の挨拶の例
内定式が開催される10月の時候の挨拶例:
・「秋涼の候」
・「紅葉の候」
・「爽秋の候」
・「秋も深まり、朝夕はめっきり冷え込むようになりました」
手紙の例文
秋涼の候、貴社におかれましては
ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
この度は、内定式にお招きいただき、
誠にありがとうございました。
社長のお言葉や、先輩社員の皆様からの
お話を伺い、御社で働くことへの期待が
より一層高まりました。
特に、営業部の○○様からお聞きした
「お客様第一の姿勢」というお話が
印象に残り、私も入社後は同じように
活躍できるよう、精進してまいりたいと
存じます。
四月からの入社に向けて、準備を
進めてまいります。
今後とも、ご指導のほど、
よろしくお願い申し上げます。
敬具
令和六年十月一日
○○大学○○学部
山田 太郎
株式会社○○
人事部 △△様
内定式のお礼メール・手紙で失敗しないための注意点
せっかくのお礼メールや手紙も、ミスがあると逆効果になってしまいます。
送信前に必ずチェックすべきポイントを確認しましょう。
誤字脱字・宛名の確認
誤字脱字があると、「注意力が足りない」「適当に書いた」という印象を与えてしまいます。特に、以下の間違いは致命的です。
送信前に、必ず2〜3回は読み返しましょう。
会社名
・正式名称を使う(略称は使わない)
・「株式会社」の位置(前株か後株か)を確認
・「有限会社」などの種類も正確に
部署名・役職名
・「人事部」「人事課」など、正確な部署名
・「部長」「課長」など、役職も正しく記載
人名
・漢字の間違いに注意(「斎藤」「斉藤」「齋藤」など)
・「様」を忘れない
・会社名の誤り(株式会社○○ → ○○株式会社)
・人事担当者の名前の誤り
・「御社」を「貴社」と書く(メールでは「貴社」、話し言葉では「御社」)
送信時間帯への配慮
ビジネスアワーを意識する
メールは24時間いつでも送れますが、受信者のことを考えて適切な時間帯に送ることが重要です。
・平日の9時〜18時
・できれば10時〜17時(始業直後と終業直前を避ける)
・深夜(22時以降)
・早朝(7時前)
・休日(土日祝日)
深夜や早朝に送ると、「時間の常識がない」と思われる可能性があります。
遅い時間に書いた場合の対処法
夜遅くにメールを書き終えた場合は、送信せずに下書き保存しておき、翌朝9時以降に見直してから送信しましょう。
一晩置くことで、冷静に内容を確認できます。
返信が来た場合の対応
再返信のマナー
人事担当者からお礼メールへの返信が来た場合、基本的には再返信をするのがマナーです。
株式会社○○
人事部 △△様
お忙しい中、ご丁寧な返信をいただき、
ありがとうございます。
温かいお言葉をいただき、大変嬉しく思います。
引き続き、よろしくお願いいたします。
山田太郎
簡潔に感謝を伝える程度で構いません。長々と書く必要はありません。
やり取りの終え方
ビジネスメールは、どこかで終わらせる必要があります。以下のような場合は、返信しなくても失礼にあたりません。
・相手のメールに「返信不要です」と書かれている
・相手のメールが「了解しました」「承知しました」のみ
・やり取りが3往復以上続いている
無理に続けると、かえって相手の負担になります。適切なタイミングで終わらせましょう。
その他の注意点
CCやBCCの使い方
内定式のお礼メールでは、基本的にCCやBCCは使いません。
複数の人事担当者に送る場合でも、一人ずつ個別に送る方が丁寧です。
添付ファイルは避ける
お礼メールに添付ファイルを付けるのは避けましょう。
ウイルスチェックの観点から、企業によっては添付ファイルを開けない場合があります。
テンプレートをそのまま使わない
例文をそのまま使うのではなく、必ず自分の言葉でアレンジしましょう。
テンプレート感が強いと、誠意が伝わりにくくなります。
自分が印象に残ったこと、感じたことを具体的に書くことで、オリジナリティのあるメールになります。
まとめ
内定式後にお礼メールを送ることは、社会人としての基本的なマナーです。
メールを送る際は、できるだけ早く、具体的な内容を交えて送ることがポイントです。
件名は分かりやすく、本文は簡潔にまとめながらも、心からの感謝が伝わる内容を心がけましょう。
内定式で印象に残った話や学んだことを具体的に書くことで、より気持ちが伝わります。
この記事で紹介した例文やNG例を参考に、失礼のないお礼メールを送ってください。
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