メールの基本構成

宛名

メールの冒頭には、必ず宛名を書きます。

部署名と役職・名前を正確に書きましょう。「お疲れ様です」「お世話になっております」などの挨拶を添えるとより丁寧です。

名乗り

自分が誰かを明確にします。

本文(出席の意思表明)

歓迎会への参加可否を明確に述べます。

曖昧な表現は避け、「参加します」または「欠席します」とはっきり伝えましょう。

感謝や意気込み

出席の場合は、期待や意気込みを一言添えると好印象です。

欠席の場合は、お詫びと次の機会への期待を述べます。

締めの言葉

メールの最後は、丁寧な締めくくりで終わります。

署名

最後に必ず署名を入れます。

入社したばかりで署名を設定していない場合は、最低限、部署名と名前だけでも記載しましょう。

返信メールのよくある疑問

丁寧さのレベルの調整<

役員や部長など目上の人が主催者の場合は、やや堅めの丁寧な表現を使います。
同年代の先輩や人事担当者の場合は、丁寧ながらも堅苦しくなりすぎない表現でも構いません。
ただし、新人の立場では「丁寧すぎて失礼」ということはないので、迷ったら丁寧な方を選びましょう。

「!」や「♪」などの記号は使っていい？

基本的には避けましょう。特に目上の人へのメールでは不適切です。カジュアルな社風でも、最初のうちは控えめな表現を心がけます。

絵文字や顔文字は？

ビジネスメールでは使用しません。どんなにカジュアルな社風でも、歓迎会の返信メールには不要です。

質問がある場合は？

服装や持ち物、会費など確認したいことがあれば、返信メールで質問しても構いません。

このように、丁寧に質問を添えましょう。
基本マナーと構成を押さえれば、好印象を与える返信メールが書けます。

欠席時の失礼にならない伝え方と理由の書き方

やむを得ず歓迎会を欠席しなければならない場合でも、伝え方次第で印象は大きく変わります。
ここでは、失礼にならない欠席の伝え方と、理由の適切な書き方を解説します。

欠席を伝える基本マナー

できるだけ早く連絡する

欠席が分かった時点で、すぐに連絡しましょう。主催者はお店の予約人数を調整する必要があるため、早ければ早いほど助かります。
特に歓迎会は新人のために開かれるものなので、欠席の連絡が遅れると「配慮に欠ける」と思われかねません。
直前の欠席は避け、最低でも3日前、できれば1週間前には連絡することが理想です。

お詫びと感謝を必ず入れる

欠席の連絡には、必ず以下の要素を含めます。

「せっかく開催していただくのに申し訳ございません」というお詫びと、「このような機会を設けていただきありがとうございます」という感謝を両方伝えることで、誠意が伝わります。

理由は簡潔に、詳細すぎない

欠席理由は、詳しく説明しすぎる必要はありません。
「やむを得ない事情により」で十分な場合も多く、逆に詳細すぎると言い訳がましく聞こえることもあります。
ただし、全く理由を述べないのも不自然なので、適度な情報量を心がけましょう。

理由別の適切な書き方

家族の事情・冠婚葬祭

家族の病気、介護、冠婚葬祭などは、やむを得ない理由として受け入れられます。

具体的な病名や詳細な事情まで書く必要はありません。「家族の事情」という表現で十分です。

既に入っていた予定

入社前から決まっていた予定がある場合は、正直に伝えて構いません。

ただし、「友人との遊びの約束」など、具体的な内容が軽く聞こえる場合は、「以前からの予定」とだけ伝える方が無難です。

学校の予定(新卒の場合)

入社直後で、大学の卒業式や謝恩会などが重なることもあります。

健康上の理由

持病や体調不良で参加が難しい場合も、正直に伝えましょう。

ただし、仮病と思われないよう、できるだけ早めに連絡することが大切です。

遠方からの通勤

入社したばかりで引っ越しが間に合わず、遠方から通勤している場合。

この場合、「引っ越しが完了しましたら、次回はぜひ参加させていただきます」と前向きな一言を添えると良いでしょう。

避けるべき理由の伝え方

NG例1:曖昧すぎる

「都合が悪く」「ちょっと用事があって」など、理由が曖昧すぎるのは避けましょう。歓迎会を軽視している印象を与えます。

NG例2:嘘をつく

「親戚の結婚式」など、嘘の理由を述べるのは絶対に避けましょう。後でバレた時に信頼を失います。どうしても理由を言いたくない場合は、「やむを得ない事情により」とだけ伝えます。

NG例3:言い訳がましい

「本当は参加したかったんですけど、どうしても無理で、調整も試みたんですが、結局ダメで…」と長々と言い訳するのは逆効果です。簡潔にお詫びする方が誠実に見えます。

NG例4:ネガティブすぎる

「お酒が飲めないので」「人見知りで大人数が苦手で」など、ネガティブな理由は印象が悪くなります。やむを得ない事情がある場合でも、前向きな表現を心がけましょう。

欠席メールの構成

基本的な流れ

この流れに沿って書けば、失礼のない欠席メールになります。

具体例

欠席後のフォロー

翌日にお礼メールを送る

歓迎会の翌日、出社したら改めてお礼とお詫びのメールを送りましょう。

直接お詫びする

可能であれば、主催者や上司に直接会った際に、口頭でもお詫びを伝えましょう。メールだけでなく、対面でも誠意を示すことが大切です。

次回は必ず参加する

一度欠席した場合、次の歓迎会や懇親会には必ず参加するよう心がけましょう。連続して欠席すると、「付き合いが悪い」という印象を持たれてしまいます。
やむを得ない欠席でも、伝え方次第で誠意は伝わります。

返信のタイミングと注意すべきポイント

歓迎会の返信メールは、内容だけでなく送るタイミングも重要です。
ここでは、適切な返信タイミングと、見落としがちな注意点を解説します。

理想的な返信タイミング

基本は24時間以内

歓迎会の案内を受け取ったら、できるだけ早く、遅くとも24時間以内には返信しましょう。
主催者は参加人数を把握してお店を予約する必要があるため、早い返信が助かります。
特に新人の場合、返信の速さが「社会人としての基本ができている」という印象につながります。
メールを見たらすぐに返信する習慣をつけましょう。

即レスが望ましいケース

以下の場合は、できるだけ即座に返信することが求められます。

業務時間内であれば、メールを確認した時点で返信するのが理想的です。

確認が必要な場合の対応

予定を確認する必要がある場合でも、まずは一報入れましょう。

このように、いつまでに返信するかを明示することで、主催者も安心できます。そして、約束した時間内に必ず返信しましょう。

時間帯の配慮

業務時間内が基本

返信メールは、できるだけ業務時間内(9時〜18時頃)に送りましょう。
早朝や深夜のメールは、相手に「無理して働いている」という印象を与えたり、通知で迷惑をかけたりする可能性があります。
ただし、緊急性が高い場合や返信期限が迫っている場合は、時間帯にかかわらず送っても構いません。

予約送信機能の活用

深夜や早朝にメールを書いた場合は、メールソフトの予約送信機能を使って、翌朝9時以降に送信されるよう設定するのがスマートです。
GmailやOutlookなどには予約送信機能があるので、活用しましょう。

こんな時どうする?ケーススタディ

返信期限を過ぎてしまった場合

まずはすぐに返信し、お詫びの一言を添えます。

言い訳はせず、簡潔にお詫びして出欠を伝えましょう。

一度返信した後に予定が変わった場合

参加と返信した後に欠席せざるを得なくなった場合、できるだけ早く連絡します。

特に前日や当日の変更は、電話で直接連絡する方が誠意が伝わります。

案内メールが来ない場合

同期が歓迎会の話をしているのに、自分には案内が来ていない場合、人事や上司に丁寧に確認しましょう。

メールの不達や、宛先漏れの可能性もあるため、遠慮せず確認して構いません。

返信後に返事がない場合

返信したのに主催者から確認の返事がない場合でも、基本的には問題ありません。
主催者は多数の返信を受け取っているため、一人ひとりに返事をしないこともあります。
ただし、不安な場合は「先日お送りしたメールは届いておりますでしょうか」と確認しても構いません。

歓迎会返信メール最終チェックリスト

返信メールを送る前に、以下をチェックしましょう。

このチェックリストを確認してから送信することで、ミスを防げます。
返信のタイミングと細かな配慮が、社会人としての信頼感を築きます。基本を押さえて、好印象を残しましょう。

東京都内の歓迎会はサンシャインクルーズ・クルーズがオススメ

1.店内13の個室会場完備だから人数規模に合わせて同窓会の開催可能

池袋・サンシャイン60ビル・58階にあるサンシャインクルーズ・クルーズは、大小合わせて13の会場があり、人数に合わせて会場希望を変更できるのが特徴です。
周年の同窓会のように大規模なパーティーが、地上210mの絶景と共に参加者皆様にお楽しみいただけます。
パーティープランナーがそれぞれのお客様に合った会場をご提案いたしますので、規模を問わず気軽に相談いただけます。

2. 駅近で、さらに首都高速やエアポートリムジンなど、アクセスが充実

全国的にも有名な商業施設であるサンシャインシティ内に位置し、各種交通機関でのアクセスが簡単なので、地方から参加される方も安心です。
巨大なターミナル駅である池袋駅からのご案内動画もあるので、幹事様のルート案内の負担が軽減されます。
サンシャインシティ内にあるサンシャインシティプリンスホテルとも宿泊提携サービスもあり遠方からの参加者にも安心です。

3. ホテルの宴会場レベルの充実設備と豊富なオプションをご用意

着席最大350名、立食最大500名まで収容可能な地上210mの大会場は、スクリーン・プロジェクターが5台、ワイヤレスマイク4本、ミキサーやスイッチャー、照明切替装置など、様々な設備をご用意しています。
今までホテルで開催してきた同窓会を当店に変更いただいても、スムーズな開催が可能です。
ステージ上を撮影し、会場内に映像配信できるカメラは特に人気の設備です。設備のほとんどは会場費の中に使用料金が含まれるので料金面も安心です。

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