納涼会の開催が決まって案内メールを送るとき、例文があると便利です。
相手に合わせた書き方のポイントや送る時期も気になりますよね。
本記事では、納涼会の案内メール例文をパターン別で紹介します。
基本構成や案内のベストな時期についても解説しますので、メール作成の準備に役立ててください。
納涼会の案内メール｜基本構成とポイント
ここでは、案内メールの基本的な構成と各項目のポイントを紹介します。
（1）
【納涼会開催のお知らせ】
（2）
皆様、お仕事お疲れ様です。
営業部の○○です。
（3）
日ごとに暑さが厳しくなってまいりましたが、 いかがお過ごしでしょうか。
さて、この暑さを乗り切るべく、今年も恒例の納涼会を開催します。
日々の業務でお忙しい中かと思いますが、ぜひご参加ください。
（4）
《納涼会概要》
日時：20××年○月○○日（○） 午後○時○分より
場所：居酒屋●●● ※地図やリンクを貼付
東京都○○区○○ 1-2-3
電話番号：03-○○○-○○○○
会費：4,000円（当日受付にて）
（5）
納涼会への出欠については○月○日までに、こちらのメールの件名を変えずそのまま返信をお願いいたします。
（6）
尚、ご不明な点やご質問がございましたら営業部○○（000‐0000‐0000）までご連絡くださいますようお願いいたします。
（7）
……………………………………
営業部 ○○（内線001）
E-mail：000@000.co.jp
携帯 090-0000-0000
……………………………………
- 件名……納涼会の案内とわかる内容。
- 宛名・差出人……相手に合わせて「皆様」「各位」「名前」を記載。
- 案内文……納涼会のお知らせと参加へのお願い。
- 概要……日時、場所、地図、電話番号、会費について。
- 出欠……返信方法や返信先、締め切り日を明記。
- 連絡先……幹事の部署名や電話番号など。
- 署名……幹事（差出人）の連絡先。
案内文は長々と書かず、わかりやすく簡潔に伝えましょう。
概要には必要な情報を端的に盛り込みます。会場の地図やリンクを貼ったり、会費の集め方を明記したりして参加者の手間を減らしましょう。
最後に参加をうながす一文をつづり参加率を上げるのも大切なポイントです。
納涼会の案内メール｜パターン別の例文
ここでは、納涼会の案内メール例文をパターン別で紹介します。
一般的な基本の案内メール例文
【要返信】納涼会開催のお知らせ
○○様
いよいよ夏本番の暑さとなってまいりましたが、いかがお過ごしですか。
さて、今年も恒例の納涼会を開催しますのでお知らせいたします。
お忙しくされているとは思いますが、○○様のご参加を心よりお待ちしております。
《納涼会概要》
日時 20××年○月○○日（○） 午後○時○分より
場所 居酒屋●●● ※地図やリンクを貼る
東京都○○区○○ 1-2-3
電話番号 03-○○○-○○○○
会費 4,000円（当日受付にて）
納涼会への出欠については○月○日までに、こちらのメールの件名を変えず、そのまま返信をお願いいたします。
尚、ご不明な点やご質問がございましたら幹事○○○○（000‐0000‐0000）までご連絡くださいますようお願いいたします。
……………………………………
幹事 ○○○○
E-mail：000@000.co.jp
携帯 090-0000-0000
……………………………………
～ポイント～
- 件名に「要返信」と記載しておくと出欠が取りやすい。
- 個人宛の場合は個別で名前を入れて参加をうながしてもよい。
社内向けの案内メール例文（同僚宛）
納涼会開催のお知らせ【出欠回答〆切：○月○日】
皆様、お仕事お疲れ様です。
営業部の○○です。
ようやく梅雨が明け、日ごとに暑さが厳しくなってまいりました。
そこで、この暑さを乗り切るべく、今年も恒例の納涼会を開催します。
日々の業務でお忙しい中かと思いますが、ぜひご参加ください。
《納涼会概要》
日時 20××年○月○○日（○） 午後○時○分より
場所 居酒屋●●● ※地図やリンクを貼る
東京都○○区○○ 1-2-3
電話番号 03-○○○-○○○○
会費 4,000円（当日受付にて）
納涼会への出欠については○月○日までに、こちらのメールの件名を変えずそのまま返信をお願いいたします。
尚、ご不明な点やご質問がございましたら営業部○○（000‐0000‐0000）までご連絡くださいますようお願いいたします。
……………………………………
営業部 ○○（内線001）
E-mail：000@000.co.jp
携帯 090-0000-0000
……………………………………
～ポイント～
- 件名に出欠回答の〆切り日時を明記すると返信が集まりやすい。
- ねぎらいの一言を添えて参加をうながすと相手の参加意識を高める。
社内向けの案内メール例文（上司宛）
納涼会開催のお知らせ【○月○日までにご返信ください】
○○部長
お疲れ様です。営業部の○○です。
ようやく梅雨が明け、日ごとに暑さが厳しくなってまいりました。
そこで、この暑さを乗り切るべく、今年も恒例の納涼会を開催する運びとなりました。
ご多用中のところ恐れ入りますが、ぜひご参加くださいますようお願いいたします。
《納涼会概要》
日時 20××年○月○○日（○） 午後○時○分より
場所 居酒屋●●● ※地図やリンクを貼る
東京都○○区○○ 1-2-3
電話番号 03-○○○-○○○○
会費 4,000円（当日受付にて）
お忙しいところお手数おかけしますが、準備の都合上、出欠を○月○日までにこちらのメールにご返信いただけますと幸いです。
尚、ご不明な点やご質問がございましたら営業部○○（000‐0000‐0000）までご連絡くださいますようお願いいたします。
……………………………………
営業部 ○○（内線001）
E-mail：000@000.co.jp
携帯 090-0000-0000
……………………………………
～ポイント～
- 件名に返信期日を記載し丁寧に回答をうながす。
- ふさわしい敬語を使って丁重に参加をうながす。
- 出欠回答は謙虚な表現でお願いする。
社外向けの案内メール例文
納涼会開催のお知らせ【○月○日までにご返信ください】
株式会社○○
○○部○○様
平素は大変お世話になっております。
○○株式会社○○部の○○です。
ようやく梅雨が明け、日ごとに暑さが厳しくなってまいりましたが、いかがお過ごしでしょうか。
さて、この度、弊社では夏の暑さを乗り切るべく、今年も恒例の納涼会を開催する運びとなりました。
○○部長におかれましてはご多用と存じますが、ぜひご参加くださいますようお願い申し上げます。
《納涼会概要》
日時 20××年○月○○日（○） 午後○時○分より
場所 居酒屋●●● ※地図やリンクを貼る
東京都○○区○○ 1-2-3
電話番号 03-○○○-○○○○
会費 4,000円（当日受付にて）
納涼会への出欠については○月○日までに、こちらのメールの件名を変えずそのまま返信をお願いいたします。
尚、ご不明な点やご質問がございましたら営業部□□□□（000‐0000‐0000）までご連絡くださいますようお願いいたします。
……………………………………
営業部 □□（内線001）
E-mail：000@000.co.jp
携帯 090-0000-0000
……………………………………
～ポイント～
- 件名に返信期日を記載し丁寧に回答をうながす。
- ふさわしい敬語を使って丁重に参加をうながす。
- 出欠回答は謙虚な表現でお願いする。
- 個人宛の場合は個別で名前を入れて参加をうながしてもよい。
くだけた案内メール例文（友人、仲間、同僚宛）
【要返信】納涼会開催のお知らせ
○○様（各位、○○部の皆様）
いよいよ夏本番の暑さとなりましたね。
さて、毎年恒例、納涼会のお知らせです。
暑さを吹き飛ばすべく、冷たいビール片手に楽しく過ごしましょう！
暑気払いになるよう、エスニック料理がおいしいお店を予約しています。
皆さんのご参加をお待ちしております！
《納涼会概要》
日時 20××年○月○○日（○） 午後○時○分より
場所 アジアン居酒屋●●● ※地図やリンクを貼る
東京都○○区○○ 1-2-3
電話番号 03-○○○-○○○○
会費 4,000円（当日受付にて）
納涼会への出欠については○月○日までに、こちらのメールの件名を変えずそのまま返信をお願いします。
尚、ご不明な点やご質問がございましたら営業部□□□□（000‐0000‐0000）までご連絡くださいますようお願いします。
……………………………………
営業部 □□（内線001）
E-mail：000@000.co.jp
携帯 090-0000-0000
……………………………………
～ポイント～
- 宛名は相手に応じて記載する。
- 案内や参加へのお願いに親近感をもたせる。
- 納涼会のイメージがわくよう具体的に案内する。
- 目上の人への案内ではくだけすぎないよう注意する。
納涼会の案内メール｜相手に送る時期
納涼会は7月から8月にかけて行われるのが一般的ですから、まず開催日を決定します。会場の予約や催しの準備などを考慮し、案内メールは開催日の2～3週間前に送信しましょう。
送信のタイミングが早すぎると相手は先のスケジュールが読めなかったり、遅すぎると相手が都合をつけづらかったりするので、適切な時期の送信は参加率においても大切です。
まとめ
納涼会の案内メールは基本的な構成を踏まえ、わかりやすい文面で作成しましょう。相手に合わせた文章でフォーマル度を調整するのもポイントです。
納涼会は7月から8月にかけて開催されるのが一般的ですので、開催日が決まったら2～3週間前には案内メールを送信しましょう。出欠の返信や会費の徴収がスムーズに運ぶよう必要事項は詳細かつ端的に明記します。
ぜひ、本記事で紹介した例文や書き方ポイントを参考に、相手に合わせた適切な案内メールを作成してください。
