送別会で幹事を任され、「なにをすればいいの？」「どうすれば失敗しない？」とお悩みなら本記事は必見です。本記事では、送別会の準備に押さえておきたい項目をチェックリストとしてご紹介。
チェックリストは準備がスムーズにすすむよう「事前」「当日」「翌日」とわけています。項目ごとに準備のポイントも挙げていますので、初めて幹事を務める方でもご安心ください。
本記事をご活用いただければ送別会の準備に必要なことがイメージできるだけでなく、具体的に準備をすすめられるでしょう。
【事前】送別会の準備チェックリスト
ここでは、送別会の前日までに必要な準備をチェックリストとして紹介します。
日程調整
全員が参加できるよう日程調整するのは難しいかもしれませんので、優先順で予定を聞いていきましょう。優先順は「主役」→「上司」→「参加者」です。とくに「挨拶」をお願いする予定の上司とはスケジュールが合うようにします。
～ポイント～
- 主役、上司から都合のつく日をいくつか教えてもらう。
- 候補日の中から参加者が最も多い日を開催日にする。
- 日程調整ツールを活用する。例：調整さん
会場選び
送別会シーズンは繁忙期のため、なるべく日程調整と並行して会場を探しましょう。たとえば「フォーマルめ」「カジュアルめ」「個室あり」「貸切可」など、送別会の規模や参加者層に合わせた会場を選ぶのもポイントです。
～ポイント～
- 予算に合わせて検索する。
- 宴会プランでお得に選ぶ。
- 料理ジャンルはアンケートを取り、前年とかぶらないようにする。
- 職場や最寄り駅からのアクセスも考える。
- 音響や映像などに必要な機材があるかも調べる。
参加費の決定
送別会の参加費は「飲食代」×「人数分」のほか、花代やプレゼント代などの総額を参加者で割ります。なお、送別会の一般的な参加費相場は3,000円～5,000円です。参加費が高すぎると参加率が下がったり、逆に低すぎると会食の質が下がったりしますので規模や参加者層に応じて適切な額を決めましょう。
～ポイント～
- 主役から参加費は徴収しないため予算に組みません。
- 予約サイトのクーポンや早割などを利用して予算を抑えるのもおすすめ。
チーム編成
大人数の送別会なら、チームを編成して役割分担しましょう。チームでは情報共有を徹底してミスやトラブルを防ぐのもポイントです。
～ポイント～
- 司会、裏方、会計など得意分野に分けると機能しやすい。
- 人数が多すぎると情報交換が複雑になるため2～3名で編成する。
会場の下見
ネットだけでは実際の広さや雰囲気、仕様などが十分つかめませんから、会場の下見は必須です。会場へのアクセスを体感するためにも事前に下見しておきましょう。
～ポイント～
- 職場や最寄り駅からアクセスしやすいか。
- 駐車場はあるか、利用料金はいくらか。
- 個室、貸切などで参加人数に対応できるか。
- 店内の動線やレイアウトは過ごしやすいか。
- 店内禁煙の場合、喫煙コーナーの設置はあるか。
- 店員の接客態度や客層に問題はないか。
- 音響機器や映像機器は利用できるか。
会場の予約
条件に見合う会場が決まったら早めに予約しましょう。どの会場でも予約の前に確認しておきたいのは以下のポイントです。
～ポイント～
- 利用可能時間は？
- レイアウトは変更できる？
- 開始時間の変更や延長はできる？
- 人数の変更はいつまで可能？
- キャンセルはいつまで可能？
- 最低保証料金は必要？金額は？
席次表の作成
予約のタイミングで席次表を作成しておくと当日の着席がスムーズです。出入口に近い席が「下座」、出入口から遠い席が「上座」ですので、主役や上司の席を決めるときの参考にしてください。
～ポイント～
- 主役は上座か中央がふさわしい。
- 上司は立場順で上座に配席する。
- 幹事は下座が基本だが数名の場合は上座と下座にわかれて常に状況を把握する。
挨拶の依頼
送別会では送る側も送られる側の主役も挨拶をします。それぞれの挨拶の対象者を確認し、対象者へは早めに依頼しておきましょう。挨拶の目安時間を「2～3分程度で」と伝えておくのもポイントです。
～ポイント～
- 開始の挨拶……幹事、司会
- 乾杯の挨拶……主役の直属の上司
- 送る側の代表挨拶……主役と関わりの強かった同僚や上司など
- 花束やプレゼントの贈呈……主役と関わりが強かった同僚や部下など
- 主役の挨拶……送別会で送られる人
- 締めの挨拶……参加者の中で立場が2番目の人
花束やプレゼントの用意
送別会では主役へのはなむけに花束やプレゼントを用意します。予算に応じて「花束だけ」でもかまいません。
～ポイント～
- 花束の予算相場は3,000円～5,000円、定年退職なら10,000円程度。
- プレゼントの予算相場は3,000円～5,000円、上司なら5,000円～10,000円。
- プレゼントは新天地でつかえるものや新生活への応援になる実用的なものなど。
送別会の花束やプレゼントについては詳しく書かれた記事がありますので、よろしければ合わせてお読みください。
参加費の集め方を決定
参加費を「当日」か「前日まで」のどちらで徴収するかを決めましょう。それぞれにメリット・デメリットがありますので、準備に向けて検討してください。
～当日～
- メリット……その場で全員から徴収できる。
- デメリット……受付に手間取る。
～前日まで～
- メリット……当日の慌ただしさがない。
- デメリット……個別での徴収に手間取り、お金の管理も必要。
たとえば、お釣りが出にくい金額で参加費を設定したり、お釣りが出ないように準備を依頼したり、工夫すると手間が減ります。
案内メールの送信
送別会の日程や会場が決まったら参加者に案内メールを送りましょう。
～案内メールに必要な項目～
- 開催日時
- 会場
- お店の地図
- アクセス
- 参加費と徴収方法
- 出欠の返信方法や返信期日
- 幹事の連絡先
▼案内メール例文（対象者全員）
件名：【要返信】送別会のご案内
○○各位
お疲れ様です。〇〇部の〇〇です。
このたび、○月○日付で〇〇部の〇〇〇〇さんが退職されることになりました。
つきましては、〇〇さんの今後のご活躍を祈念して、送別会を開催したいと思います。
ぜひ、皆様ご参加くださいますようお願いいたします。
お忙しいところお手数おかけしますが、◯月◯日（◯）◯時までに幹事◯◯宛（Mail: xxxxxxxx@xxxxx.com）に出欠のご返信をいただけますようお願いいたします。
【詳細】
○○さん送別会
日時：令和●年●月●日（●）／午後●時●分～
場所：居酒屋●●●●（□□の名前で予約しております）
電話：●●-●●●-●●●●（添付の地図をご参照ください）
住所：東京都○○区○○ 1-1-1（地図:http:～～URL）
アクセス：○○線 ○○駅より徒歩1分
参加費：●,●●●円（当日集金いたします）
※お釣りのないようご準備をお願いします。
問い合わせ先：幹事 ○○部 ○○ 携帯: 090-xxxx-xxxx
（以下署名）
▼案内メール例文（参加者のみ）
件名：【ご案内】送別会の詳細決定
○○各位
お疲れ様です。○○部の○○です。
先日お伝えした○○さんの送別会について詳細が決まりました。
以下に詳細をまとめましたので、ご覧ください。
【詳細】
○○さん送別会
日時：令和●年●月●日（●）／午後●時●分～
場所：居酒屋●●●●（□□の名前で予約しております）
電話：●●-●●●-●●●●（添付の地図をご参照ください）
住所：東京都○○区○○ 1-1-1（地図:http:～～URL）
アクセス：○○線 ○○駅より徒歩1分
参加費：●,●●●円（当日集金いたします）
※お釣りのないようご準備をお願いします。
問い合わせ先：幹事 ○○部 ○○ 携帯: 090-xxxx-xxxx
（以下署名）
事前に参加の可否を確認した上で参加者だけに詳細を伝える場合は以上のような案内メールがよいでしょう。
挨拶をお願いしている上司や同僚には「当日は○○のご挨拶をよろしくお願いいたします。」と添えても丁寧です。
主役へ送る場合は参加費について記載しないよう注意しましょう。「○○さんを囲んでの楽しいひとときになればと思います。」など、主役に寄り添った言葉で締めくくると好印象です。
送別会の案内についてはこちらの記事もご参照ください。
出欠管理と最終報告
案内メールで通知した返信期日が過ぎたら出欠管理をし、最終的な参加人数を決定します。お店に最終人数を報告して料理のオーダーや座席のレイアウトなどを確定しましょう。
～ポイント～
- 花束やプレゼントの用意は最終人数が決まって予算の目途が立ってからでもかまいません。
- 日程調整と出欠管理には専用ツールがあると便利です。例：調整さん
進行表づくり
送別会のタイムスケジュールを決めて進行表を作成しましょう。
～送別会の一般的な流れ～
- 開始の挨拶
- 乾杯の挨拶
- 食事・歓談（30分）
- 余興やサプライズ（15分）
- 食事・歓談（30分）
- 送る側の挨拶（5分）
- 花束やプレゼントの贈呈（5分）
- 送られる側の挨拶（5分）
- 締めの挨拶
- 閉会の挨拶
会場の利用時間に合わせ、受付から散会までが時間内に収まるよう配分するのがポイントです。進行表に具体的な時刻を記入しておいて当日の進行の目安にしましょう。
忘年会の余興についてはこちらの記事もご参照ください。
リマインドメールの送信
送別会が近づいたら参加者にリマインドメールを送りましょう。当日に向けて参加者の気持ちを盛り上げるほか、参加者がうっかり忘れてドタキャンしないよう対策できます。
▼案内メール例文
件名：【再送】○○さん送別会のご案内
○○各位
お疲れ様です。○○部の○○です。
先日ご案内しました送別会の開催日が近づいてまいりましたので、参加者の方々に改めてご連絡いたします。
日時：令和●年●月●日（●）／午後●時●分～
場所：居酒屋●●●●（□□の名前で予約しております）
参加費：●,●●●円（当日集金いたします）
万が一ご都合が悪くなられた場合は、お手数ですが本日中に○○（幹事）までご連絡ください。
明日以降はお店へのキャンセル料が発生しますのでご了承ください。
よろしくお願いいたします。
（以下署名）
リマインドメールを送るタイミングは、お店へのキャンセル可能な期日に合わせます。もし直前のキャンセル発生で予算が合わなくなったら、花代、プレゼント代として不足分だけ徴収するのも対策のひとつです。
【当日】送別会の準備チェックリスト
ここでは、送別会当日のために必要な準備をチェックリストとして紹介します。
タイムスケジュールに沿った進行
送別会はタイムスケジュールに沿って進行します。司会役が進行しやすいよう、台本も作成しておきましょう。台本づくりに便利な司会のセリフ例文を紹介しますので活用してください。
■開始の挨拶
「皆さまお待たせいたしました。ただいまより、○○○○さんを送る会を始めさせていただきます。本日司会進行を務めます、○○○○（氏名）と申します。よろしくお願いいたします。」
■乾杯の挨拶
《挨拶の前》
「それでは、乾杯の音頭を○○（役職名）にお願いしたいと思います。
皆さま、グラスのご用意をお願いします。○○（役職名）、よろしくお願いいたします。」
《挨拶の後》
「○○（役職名）、ありがとうございました！」
■食事・歓談
「それでは皆さま、お食事もととのっていますので、ごゆっくりお楽しみください。」
■余興やサプライズ
《余興前》
「皆さま、お待たせいたしました。ここからは○○（余興）をお楽しみください。」or「ここでスペシャルゲストの登場です。」or「ここで○○（部署など）から○○さんに記念の○○を贈ります。」
《余興後》
「ありがとうございました。（余興やサプライズへの感想）それでは、まだまだお食事も残っていますので、お時間の許す限りどうぞおくつろぎください。」
■送る側の挨拶
《挨拶の前》
「お食事の途中ではございますが、ここで○○さんの上司であられる○○（役職名）より、ご挨拶をいただきたいと思います。○○（役職名）、よろしくお願いいたします。」
《挨拶の後》
「○○（役職名）、ありがとうございました！」
■花束やプレゼントの贈呈
《挨拶の前》
「ここで、○○（部署など）を代表して○○さんから花束とプレゼントの贈呈をしていただきます。○○さん、よろしくお願いいたします。」
《挨拶の後》
「○○さん、ありがとうございました！」
■送られる側の挨拶
《花束やプレゼントの贈呈後すぐ》
「○○さん、最後にご挨拶をお願いいたします。」
《挨拶の後》
「○○さん、ありがとうございました！新天地でも頑張ってください！（ひとことエール）」
■締めの挨拶
「さて、皆さま、宴もたけなわではございますが、お時間がまいりましたので、ここで○○（役職名）より、締めのご挨拶をお願いいたします。それでは、○○（役職名）、よろしくお願いいたします。」
（手締め・万歳三唱など）
■閉会の挨拶
「これにて、○○さんを送る会は、お開きとさせていただきます。皆さま、本日はお集まりいただき、誠にありがとうございました。どなた様もお忘れ物がないかご確認のうえ、どうぞ気をつけてお帰りください。ありがとうございました。」
《2次会がある場合》
「この後、二次会にご参加いただける方は、△△までお越しください（ほか、参加者への詳しいアナウンス）。」
二次会の準備
二次会の参加者は当日でないと確定しないため、会場の候補をしぼっておきましょう。すぐに予約できるよう、以下のポイントを踏まえて検索しておくと便利です。
～ポイント～
- 深夜営業しているお店。
- 一次会の会場から移動しやすい場所。
- 参加者のニーズに合うお店。例：はしゃぎたい→カラオケ、ダーツバー、じっくり語り合いたい、まったり飲みたい→カフェバー
【翌日】送別会の準備チェックリスト
ここでは、送別会翌日のために必要な準備をチェックリストとして紹介します。
お礼メールの送信
送別会の翌日は、参加者へお礼メールを送りましょう。
▼参加者へのお礼メール例文
件名：送別会のお礼 ○○○○（名前）
おはようございます。○○です。
昨日はお忙しい中、○○さん送別会にご参加いただき、本当にありがとうございました。
皆様のおかげで送別会を滞りなく終えられました。心から感謝申し上げます。
至らぬ点も多々あったと思いますが、お楽しみいただけたでしょうか。
また機会がありましたら、今回の反省を生かして社内行事の盛況に尽力したく思います。
略儀ではありますが、メールにてお礼を申し上げます。
（以下署名）
挨拶をしてくれた上司には「また、乾杯の際はご挨拶いただき、重ねてお礼申し上げます。」と添えましょう。もし、ご厚志（カンパ）をくれた上司がいれば「また、ご厚志まで頂戴し、ご厚情のほど重ねてお礼申し上げます。」と加えると丁寧です。いずれも参加へのお礼の後がよいでしょう。
必要に応じた清算
一次会で発生した返金や不足金、二次会での未徴収金など必要な清算があれば早めに済ませましょう。
～ポイント～
お金を徴収したり返金したりするときは、「なぜ」「いくら」と、相手に理由や金額がわかるよう簡単な会計報告があるとよいでしょう。
まとめ
送別会を成功させるには万全の準備をしましょう。ぜひ、本記事で紹介したチェックリストを活用してください。
準備を「事前」「当日」「翌日」とわけ、チェックリストに沿って順番にすすめるのもポイントです。
もし大規模な送別会を開催するならチームを編成して役割分担し、全員でチェックリストを共有しましょう。タイムスケジュールや台本も作成しておき、送別会当日のスムーズな進行に備えてください。
